✒️SAP MM / Información principal del Documento Por Ezequiel Palazzesi
SAP MM Información principal del Documento
Información principal el Documento
1.1.Datos del Encabezado
Serán mencionados y agrupado por cabecera e ítems, por un lado, y por concepto o solapas por el otro.
· Número del Documento: cada documento tendrá un único número que lo identifica y al cual se asociará toda su información. La definición estándar de la numeración empleada será de "4500000000" a "4599999999". No obstante, te recuerdo que SAP permite que cada Empresa respete la numeración estándar o adopte la que crea más conveniente (efectuando la parametrización correspondiente).
· Clase de Documento: al crear un nuevo documento elegiremos una Clase de documento, la Empresa puede definir tantas clases diferentes como lo requieran sus procesos de negocio. Recordemos que es un dato muy relevante ya que determina la numeración, estado de los datos a ingresar (opcionales, obligatorios), entre otras muchas opciones.
· Org. compras, Grupo Compras, Sociedad: será aplicable un único valor.
· Condición de pago: se refiere el código de la Condición de pago pactada con el proveedor. Los datos restantes están asociados a los detalles de la condición.
· Incoterms: establecen reglas a nivel internacional, a las que se someten el vendedor y el comprador para establecer las transacciones comerciales.
· Moneda: se refiere a la moneda del documento y que será aplicable a todos los ítems, SAP permite ingresar los valores de los mismos en otras monedas, encargándose el sistema de hacer la conversión correspondiente.
· Tipo de cambio: se trata del valor de conversión entre la moneda local y la del documento. Podrá ser fijado de manera que su valor no podría ser cambiado al ingresar la factura del proveedor.
· Textos: se observa que a la izquierda existen varios conceptos (Texto de cabecera, Nota de cabecera, entre otros). Esto nos indica los distintos conceptos de textos o aclaraciones que podemos incluir en la cabecera del documento. La tilde verde mostrado indica la presencia de texto en ese segmento.
· Dirección: indica los datos comerciales del proveedor, esto es, dirección, teléfonos, ciudad, etc., mediante el botón correspondiente accedemos a la totalidad de los datos.
· Estrategia liberación: informa acerca de la estrategia de liberación asignada al documento (es válida para todo el mismo), los niveles de aprobación (en este caso, uno sólo) y el estado de cada uno de ellos (pendiente o aprobado). El indicador de liberación nos dará información del estado actual (sin liberar, parcial o totalmente liberado).
1.2.Datos de los Ítems
· Lote: es un código que asocia el material a adquirir y recibir a un determinado lote o proceso de fabricación que lo identifica e individualiza. Los casos más comunes son los utilizados en productos farmacéuticos y alimenticios.
· Grupo artículos: se trata de un dato para agrupar materiales o servicios. Por ejemplo, podríamos tener muchos tipos de rulemanes o servicios de limpieza, pero podrían ser agrupados bajo un mismo Grupo de Artículos, a fin de planificar compras, efectuar estadísticas o reportes especiales.
· Mat.prov.: hace referencia al código utilizado por el proveedor para este producto o servicio. Suele ser de mucha utilidad en casos donde nuestro maestro de datos agrupa muchos artículos similares, de manera que puede crear dudas al proveedor del objeto exacto que le estamos solicitando. Por ejemplo, en el caso de carpetas, podemos englobar en un sólo código, productos de diversos colores, tamaños, cantidad de anillos, etc.
· Cantidad: es la cantidad solicitada al proveedor en el documento actual.
· Cantidad pedida en la unidad del almacén: se hace referencia a esta cantidad debido a que las unidades definidas en SAP podrían diferir de las utilizadas por el Proveedor.
· Unidad depedido / precio: permite establecer la relación de precios considerando las unidades mencionadas anteriormente.
· Unidad de pedido / almacén: se indicará la relación entre las unidades solicitadas y las empleadas en el Almacén.
· Reparto: permite que la totalidad de unidades solicitadas sean entregadas en diferentes fechas y/o cantidades. Como se aprecia en el esquema, se podrán completar varias líneas especificando en cada una la fecha de entrega deseada y la cantidad involucrada.
· Entrega: mediante esta colección de datos se definen las condiciones de entrega:
a. Tol.exc.sum.: se indicará mediante un porcentaje el máximo exceso admitido en la entrega respecto a la cantidad solicitada.
b. TolSumIncomp.: porcentaje de tolerancia de mercadería faltante en la entrega respecto a la cantidad pedida.
· Tipo de stocks: se indicará si la mercadería al ser recibida, podrá ser utilizada directamente, deberá superar un proceso de Control de Calidad o será bloqueada hasta su aceptación por el responsable correspondiente.
· Plaz.entr.prev.: es una cantidad de días en que se tiene previsto recibir la mercadería. Esto estará basado en el material y lo informado por el proveedor.
· TmpoTratEM: indica la cantidad de días que demora en la Compañía el trámite físico y administrativo de recepción de la mercadería.
· Entrada mcía.: indica que este pedido espera una entrada de mercadería.
· EM no valorada: define que, al recibir la mercadería, la posición no será valorizada y por tanto no incrementará el valor del inventario ni generará un documento contable asociado.
· Entrega final: toda vez que este campo sea tildado (manual o automáticamente al completar la entrega de la mercadería), se impedirán nuevos movimientos al stock asociados a esta posición.
· Factura: hace referencia al proceso de facturación mediante los siguientes datos :
a. RecepFactura: con este campo tildado se estará indicando que dentro del proceso de compras asociado a este Pedido deberá ser recibida y verificada la factura del proveedor.
b. Factura final: al tildar este campo se impide el ingreso de nuevas facturas asociadas a la posición.
c. VerFactEM: cuando es tildada esta opción se indica al sistema que primero debe ser efectuada la Entrada de Mercadería y luego verificada la factura, a partir de la misma. No obstante, SAP permite invertir el orden del proceso, esto es, primero ingresar la Factura y luego la EM.
· Ind.impuestos: se indicará el código de IVA correspondiente al proveedor y tipo de operación.
· Condiciones: esta sección del ítem involucra todos los conceptos formadores del costo, esto es, incluir códigos (PBXX, NAVS, SKTO, etc.) para incluir conceptos del valor del ítem, tales como su Precio Bruto, IVA, Descuentos, Flete, Seguros y demás.
· Dirección: especifica la dirección a la cual el proveedor deberá entregar la mercadería o prestar el servicio. Habitualmente corresponde a la dirección del Centro que origina la compra. No obstante, en caso como subcontrataciones, ventas u operaciones especiales, podrá ser modificada e indicar otra diferente.
2. Valores propuestos
El sistema toda cada vez que se crea un Pedido nuevo (o una SolPed, Contrato, etc.), asume valores predeterminados para ciertos campos (Centro, Grupo de Compras, Solicitante, entre otros).
Esto se pueden predeterminar desde el pedido como una parametrización personal, desde el usuario, por el rol de usuario.
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Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Anton Rementeria
Sobre el autor
Publicación académica de Ezequiel Martin Palazzesi, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
Ezequiel Martin Palazzesi
Profesión: Contador Publico, Consultor Sap - Argentina - Legajo: XM31M
✒️Autor de: 150 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP PP
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP PM
Disponibilidad Laboral: PartTime
