En el encabezado del pedido se registran los datos generales que aplican a todas las posiciones del pedido. Entre los más utilizados se encuentran: Proveedor, Sociedad, Grupo de compras, Moneda, Vendedor, Centro de coste y Estrategia de liberación. Estos datos permiten identificar al proveedor, definir la organización que gestiona el pedido, establecer la moneda y condiciones generales, y determinar si se requiere aprobación antes de procesarlo.
Las solapas o pestañas del pedido contienen información más específica y detallada sobre distintos aspectos del pedido. Entre las solapas más frecuentes se encuentran:
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Datos de entrega: fecha de entrega, centro, almacén y condiciones de transporte.
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Condiciones: precios, descuentos, impuestos y acuerdos comerciales aplicables.
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Posiciones: información de cada material o servicio, cantidad, unidad de medida, tipo de posición y referencias a solicitudes de pedido.
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Texto: notas internas, instrucciones especiales o comentarios al proveedor.
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Cuenta y seguimiento: centro de coste, orden interna o proyecto, para imputación contable y control de gastos.
En conjunto, los datos de encabezado y solapas permiten que el pedido de compras sea completo, coherente y listo para el procesamiento, asegurando que tanto el área de compras como la contabilidad y el almacén tengan la información necesaria para gestionar correctamente la transacción.