✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Adolfo Arteta

Proceso de Compras: es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

1. Definición y Etapas

   1. Determinación de necesidades:

      1. Se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks.

      2. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del " Punto de Pedido", y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición

      3. El usuario puede introducir Solicitudes de Pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

   2. Creación de la solicitud de pedido:

      1. Es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras.

      2. La creación puede ser manual o automática; creada por el Área de Compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.).

   3. Liberación de la solicitud de pedido:

      1. " Estrategia de Liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s.

      2. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (Centro, Centro de Costo, ((Grupo de artículos), entre otros) y por supuesto, del Importe total de cada uno de los ítems.

   4. Determinación de la fuente de adquisición - Cotización:

      1. El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo.

      2. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI (Archivos de intercambio electrónico).

      3. Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

   5. Selección del proveedor - Comparación de ofertas:

      1. El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio

   6. Gestión del Pedido (Orden de Compra):

      1. El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido.

      2. Al igual que en el caso de las Solicitudes de Pedido, el usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genera automáticamente.

      3. Se admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como Planes de entregas y Contratos.

   7. Liberación del Pedido:

      1. Puede tener asociado la llamada " Estrategia de liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s.

      2. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema.

   8. Recepción o Entrada de Mercadería:

      1. El registro en el sistema de la recepción o " Entrada de Mercadería" confirma su ingreso mediante el número de Pedido asociado.

      2. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.

   9. Recepción y control de Factura

      1. Permite la "Verificación de Factura" enviadas por los proveedores.

      2. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercadería, además de la parametrización del documento.

      3. Acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

2. Ciclo de Aprovisionamiento Flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual.

   1. Se inicia con una SolPed (Solicitud de Pedido) como necesidad de provisión.

   2. Se genera el Pedido de Compra al proveedor.

   3. Luego la mercadería o servicio se recepciona

   4. Chequea y registra la factura del proveedor

   También admite procesos automáticos.

   • La herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de Solicitudes de Pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.

   • Un Pedido puede ser creado automáticamente basándose en una Solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.

   • Asociada a la Entrega de Mercadería puede indicarse un Aviso de Entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.

   • SAP dispone de la herramienta de Facturación Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

   1. Ciclo de Selección y Pedido

   • SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente.

   • Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.).

   • • El Área de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción).

     • El Área de Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.

     • El Área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).

     • El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

     1. Recepción de Mercadería y Facturación

     
     Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar (gestionado por el módulo FI).

   • • Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.

     • El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo 4 | Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).

     
     

     1. Determinación del Proveedor

     • Como se observa en el gráfico, y tal cual se refleja en los documentos que serán registrados en SAP, se crea una Petición de Oferta a partir de una Solicitud de Pedido y luego es replicada (como documentos diferentes pero con información casi idéntica) para ser enviadas a cada proveedor.

     • Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente, a partir de las sendas calificaciones.

     • A partir del resultado del paso anterior, se enviará el Pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción, a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.