✒️Las estrategias de implementación de un proyecto SAP

Las estrategias de implementación de un proyecto SAP

1.- Las estrategias de implementación de un proyecto SAP

Existen básicamente tres estrategias de implementación para un proyecto SAP.

• Step by Step o Gradual
• Big Bang
• Roll Out

2.- La estrategia de implantación Step by Step o Gradual

Se caracteriza por la implantación del sistema SAP en etapas, normalmente con módulos relacionados cada vez.

Se implementa un módulo funcional a la vez, en orden secuencial. También se la conoce como enfoque modular, funcional y secuencial.

Al poderse implementar un módulo del sistema SAP a la vez, esto limita el alcance de la implementación generalmente a un departamento funcional.

Este enfoque se adapta a las empresas que no comparten muchos procesos comunes en todos los departamentos o unidades de negocio.

Los módulos independientes de los sistemas SAP se instalan en cada unidad mientras que la integración de los módulos de SAP se lleva a cabo en una etapa posterior del proyecto.

La estrategia Step by Step o Gradual ha sido la metodología de implementación de SAP más utilizada ya que reduce el riesgo de instalación, personalización y operación de los sistemas SAP al reducir el alcance de la implementación.

Para cerrar la brecha entre el sistema ERP heredado y el nuevo sistema SAP, son necesarios programas de interfaz hasta que el nuevo sistema SAP se vuelva completamente funcional.

Mediante el uso de programas de interfaz y conversión, la actividad financiera que se produce en los módulos de inventario se exporta al nuevo sistema financiero en un formato que pueda ser entendido por el nuevo sistema SAP.

Las ventajas son las siguientes:

• Baja complejidad en la coordinación, el control y la organización del proyecto y los recursos.
• Menor cantidad de recursos.
• Mejora constante en la calidad de los proyectos.
• Permite la consultoría interna.
• La gente tiene más tiempo para adaptarse a los cambios.
• Los costos son prorrateados en el tiempo.
• Se verifica la funcionalidad del modelado implementado.

Las desventajas son:

• Proyectos más largos en el tiempo.
• Mayor construcción de interfaces para mantener la transferencia de datos entre sistemas no SAP y SAP.
• Declina la motivación de los miembros del proyecto.
• Uso parcial de la ventaja de la integración.
• Puede ser necesario rediseñar procesos previamente implementados.
• La parametrización puede no ser óptima.

3.- La estrategia de implementación Big Bang

para describir un escenario de puesta en marcha en el que una empresa cambia de su sistema ERP existente a una nueva solución en un solo momento. Todo se activa simultáneamente en una sola operación. Funcionan para empresas que solo tienen una o dos áreas funcionales.

En estos casos, un sistema que se caiga sería desastroso, por lo que siempre recomendamos que las empresas desarrollen un plan de contingencia para garantizar que puedan recuperar sus datos si lo peor llega a suceder.

Las sólidas técnicas de validación de datos y pruebas del sistema ERP son imprescindibles con una implementación de Big Bang, ya que pueden ayudar a identificar y resolver errores o problemas de compatibilidad antes de la puesta en funcionamiento.

Las ventajas Big bang:

• Se requieren pocas o ninguna interfaz entre los sistemas antiguos y SAP.
• Menor tiempo de implementación.
• La funcionalidad de integración puede integrarse de inmediato.
• Alta motivación de los miembros del proyecto.
• Altamente eficiente al evitar parametrización redundante.
• Integración óptima de los componentes involucrados.

Las desventajas son:

• La implementación es muy compleja.
• Se requiere gran cantidad de recursos financieros y humanos en un corto período de tiempo.
• Todos los empleados están sometidos a altos niveles de stress al mismo tiempo.
• Gran involucramiento de la alta gerencia.
• Para reducir la complejidad solo se plantean objetivos modestos.

4.- La estrategia de implementación Roll Out

Se usa normalmente cuando una solución implementada en un país o filial de la empresa, se implementa en una ubicación diferente del grupo empresarial, generalmente en la misma instancia de SAP.

En este tipo de implementaciones, se crea un modelo de implementación en un lugar o país y luego es replicado en otros sitios o países. Para el desarrollo del modelo puede utilizarse la estrategia Step by Step o Big Bang.

Un ejemplo típico en donde convendría aplicar esta estrategia sería una empresa multinacional que tiene una sede central y sucursales en los distintos países donde se replicaría el template o plantilla global y se realizarían las adaptaciones locales necesarias.

Se espera que la plantilla global tenga generalmente más del 70% de procesos comunes en todos los países o filiales de la empresa y entre un 15% y un 30% de variación local para diferentes países o filiales.

El proyecto de Roll Out generalmente significa la actualización del sistema SAP anterior a una versión más nueva de SAP, este tipo de proyectos es denominado upgrade.

Un proyecto de Roll Out toma las principales personalizaciones o programas realizados para una empresa y las adapta a la nueva empresa, trabajando solo en las pequeñas diferencias entre las empresas: por ejemplo: las impresiones, los logotipos, etc.

Si ocurrieran contrastes en los procesos de ambos países, entonces debemos tener cuidado, dado que los ajustes de configuración que se implementan para un país, puede que no sean valiosos para otro país o filial. Por lo que será necesario verificar todo el procedimiento comercial y luego hacer la configuración básica.

Las ventajas son Roll Out son:

• Experiencia disponible para implementaciones rápidas.
• Costos reducidos porque se requieren pocos recursos.
• Se reducen los riesgos ya que la mayoría de los problemas se resuelven en la realización del modelo.
• Uniformidad en todas las implementaciones de la empresa.
• Mejor comunicación entre las diferentes implementaciones.

Las desventajas son:

• La parametrización debe considerar los estándares de la empresa en las implementaciones siguientes.
• Es posible dejar fuera procesos específicos de una implementación.