Gestión de la organización.
Es con el módulo OM donde podremos definir y mantener la estructura Organizacional y Jerárquica.
Este módulo nos permite manejar la estructura de la compañía en tiempo real, debido a la integración del sistema, y se relaciona la estructura de la compañía con los módulos de administración de personal.
La gestión de Organización nos proporciona la base para demás componentes de RRHH, como lo son: Desarrollo de personal. Gestión de la remuneración y componentes multiaplicaciones.
Se pueden llevar a cabo acciones tales como:
Configurar la estructura organizativa funcional y la jerarquía de nuestra empresa como plan organizativo.
Analizar el plan organizativo actual en función de nuestros requisitos y basado en ello, llevar a cabo planificaciones de requisitos y coste de personal
Simulaciones de nuevas estructuras en el ámbito de procesos empresariales.
Es importante decir que la gestión de RRHH en SAP esta basada en OBJETOS y VINCULACIONES entre los mismos, y que las propiedades de los Objetos se describen mediante INFOTIPOS.
¿Qué es un INFOTIPO?
El infotipo es una tabla del registro maestro de HR o HCM donde se almacena información para el empleado. Uninfotipo puede ser datos personales (nombre, apellido, etc), datos de organización, puerto, sueldo, etc.
OBJETOS.
La gestión de Organización se basa en el concepto de diseño orientado a Objetos, es decir, cada elemento de una organización representa un objeto independiente con propiedades individuales.
Estos objetos se crean y actualizan de forma individual.
- Objetos: La gestión de Organización se basa en Objetos Organizacionales.
- Vinculaciones: Los objetos se relacionan entre si mediante estas.
- Características: Los objetos pueden tener características adicionales.
Después de esto se crean relaciones entre los diversos objetos, para poder definir un marco para el plan de organización.
Esto se realiza utilizando VINCULACIONES, para formar una red que tenga flexibilidad necesaria para llevar a cabo la planificación, previsión y elaboración de informes de recursos humanos.
También se pueden crear características especificas adicional a cada objeto, esto nos dará información para otros componentes, evaluaciones, etc. Estas se encuentran en forma de vinculaciones con otros objetos o datos almacenados sobre otros INFOTIPOS únicos para el objeto.
Una vez creada una estructura utilizando objetos y relaciones, podemos asignar características adicionales a los objetos.
Cada objeto presenta, por lo general tres componentes principales:
- INFOTIPO OBJETO: incluye el número de identificación, un texto breve y uno largo, y el periodo de validez.
- INFOTIPO ENLACES: contiene la relación entre éste y otros objetos, las Vinculaciones.
- OTROS INFOTIPOS: Forma las características del objeto.
Todos los datos de un objeto (existencia, relaciones, características adicionales) se crearan en forma de INFOTIPOS.
En cada infotipo es donde definiremos las características particulares para un objeto. Algunos deben mantenerse para todos los tipos de objetos, como los infotipos de Objeto y de Enlaces.
No todos los Infotipos resultarán absolutamente necesarios. Sin embargo nos pueden proporcional información importante sobre los objetos a tratarse.
Cada elemento de la organización se representa como un ONJETO independiente, con propiedades individuales, que se crean y actualizan individualmente.
Existen cinco tipos de Objetos básicos y cada uno de ellos posee su clave de tipo de objeto, la cual lo identifica y diferencia.
Además estos se identifican con un número o ID que los convierte en únicos.
TIPO DE OBJETO CLAVE DE OBJETO
Unidad organizativa O
Función C
Posición S
Centro de Costes K
Persona P
PRINCIPALES OBJETOS.
Unidad Organizativa (O)
Describen las distintas unidades de negocios de la empresa, las cuales suelen estructurarse de acuerdo a las tareas, funciones o zonas geográficas.
Varias Unidades Organizativas y sus vinculaciones jerárquicas, forman una Estructura Organizativa, y estás a su vez, pueden tener diferentes estructuras jerárquicas y tener dependencias entre ellas.
FUNCIÓN (C) - Puesto Raíz.
Las funciones son clasificaciones generales para responsabilidades, tareas y requisitos que un empleado debe cumplir. Una función agrupa Posiciones con las mismas características.
Cada función constituye una clasificación de responsabilidades única en la empresa.
Para crear Funciones - Puesto Raíz, se debe tener en cuenta las tareas específicas y requisitos que están asociados a las distintas Funciones de los empleados.
Las funciones no están ocupadas por empleados y sólo sirven para agrupar las Posiciones que tienen comparten características.
En casi que las funciones disponibles sean Director, Gerente, Supervisor y Analista, si creamos una posición nueva, por ejemplo: Director de Ventas en México, ésta debe relacionarse con la Función correspondiente (Director, para este ejemplo).
Las funciones describen a las posiciones. Con esta relación, la posición hereda automáticamente las tareas, las cualificaciones y las propiedades asignadas a la función.
Esto nos reduce de forma significativa el tiempo de entrada de datos, puesto que las propiedades no tienen que asignarse a cada posición de forma separada, sino que se heredan mediante la Función descriptiva.
También pueden asignarse tareas, propiedades y características específicas directamente a las posiciones.
POSICIÓN (S)
Las posiciones son especificaciones concretas de responsabilidades o tareas, localizadas en Unidades Organizativas y ejercidas por personas de la organización. Estas pueden estar ocupadas al 100%, ocupada parcialmente o vacante.
Estás son las que están ocupadas por los empleados. Una posición puede ser ocupada por varios empleados.
Como las Unidades Organizacionales, las posiciones poseen una estructura jerárquica y presentan dependencias entre ellas.
En cuanto se crea una función, se debe definir la correspondiente cantidad de posiciones que se necesitan en la Empresa porque son específicas de cada empresa.
Aunque la posición herede las tareas de una función, se pueden definir tareas adicionales que se refieran específicamente a una posición.
Si las funciones deben ser cubiertas por varias personas, se deberán crear posiciones necesarias para luego ser ocupadas por empleados.
PERSONAS (P)
Las personas representan a los empleados dentro de la empresa.
Estos ocupan posiciones en la estructura organizativa que está dirigida por la Gestión de la Organización.
Es decir que las personas son los empleados que van a ocupar cada una de las posiciones disponibles.
Cada persona puede ocupar una posición al 100% o distribuirse porcentualmente entre varias de ellas hasta que se cubra en su totalidad de ocupación.
Se puede ocupar total o parcialmente una Posición, dependiendo de la cantidad de horas trabajadas. Si estás horas se sobrepasan estará "sobrepcupada", mientras que si no se alcanzan, estará "infraocupada".
Los infotipos de datos personales los actualizaremos en la Gestión del personal, y están conectados con un plan de Organización mediante su adignación de Posición.
Por lo tanto, se puede aseverar que las personas son Objetos que ocupan posiciones dentro de la Estructura de la Organización. La información adicional de las personas se actualiza en gestión de Personal. Las personas son Objetos que ocupan posiciones dentro de la Estructura de la Organización. La información adicional de cada una se actualiza en la Gestión del Personal.
En administración del personal, se actualizarán los diferentes Infotipos para las personas.
Ejemplo:
- Infotipo 0001 para asignación Organizativa.
- Infotipo 0002 para Información de Datos Personales.
- Infotipo 0007 para Horario de trabajo.
Centro de costos (K)
Se denomina centro de costos a la unidad a contabilizar, tal como la define el Módulo de Finanzas FI.
Los centros de Costo se actualizan en Controlling y por lo general se encuentran asociados a cada una de las unidades organizativas definidas, pero también existe la posibilidad de enlazarlos a las posiciones.
Las asignaciones de Centro de Costos se heredan a lo largo de la estructura de Unidades Organizativas.