1. ¿Qué es la Gestión de la Organización?
OM: Es donde se define y mantiene la estructura organizacional y jerárquica en tiempo real, gracias a la integración con la administración de personal. Nos proporciona la base para otros componentes de Recursos Humanos como Desarrollo de Personal, Gestión de la Remuneración y componentes multiaplicaciones como Workflow.
Además, nos permitirá llevar a cabo las siguientes acciones:
- Configurar la Estructura Organizativa funcional (la jerarquía de departamentos por ejemplo) y la jerarquía de Posiciones de nuestra empresa como Plan Organizativo.
- Analizar el plan organizativo actual en función de nuestros requisitos y basándonos en eso, llevar a cabo planificaciones de requisitos y de coste personal.
- También podremos simular nuevas estructuras en el ámbito de procesos empresariales.
NOTA IMPORTANTE: La gestión de Recursos Humanos en SAP se basa en OBJETOS y VINCULACIONES entre los mismos, y que las propiedades de los Objetos se describen mediante INFOTIPOS.
Completa visualización estructural para saber como cambia a lo largo del tiempo, ya se puede definir por fechas la estructura. La gestión organizativa es una base para la instalación y uso de los otros componentes, como lo son Desarrollo de Personal, Administración de Remuneración, Planificación de Costos y los Datos Maestros.
2. Los Objetos
La Gestión de Organización se basa en el concepto de diseño orientado a Objetos, es decir, que cada elemento de una Organización representa un objeto independiente con propiedades individuales.
Estos objetos se crean y se actualizan individualmente.
- Objetos
- Vinculaciones
- Características
Luego se crean relaciones entre los diversos objetos, para que podamos definir un marco para el Plan de Organización.
Esto se realiza utilizando Vinculaciones, para formar una red que tenga la flexibilidad necesaria para llevar la planificación, previsión y elaboración de informes de recursos humanos.
Además podemos crear características adicionales de objetos, lo que nos proveerá de información adicional para otros componentes, evaluaciones, etc.
Las características adicionales se encontrarán en forma de vinculaciones con otros objetos o por datos almacenados sobre otros Infotipos únicos para el Objeto.
Cada objeto por lo general presenta 3 componentes principales:
- Infotipo Objeto, incluye el número de identificación, un texto breve y uno largo y el periodo de validez.
- Infotipo Enlaces, contiene la relación entre éste y otros objetos, lo que se conoce como vinculaciones.
- Otros Infotipos, forman las características de objeto.
Todos los datos de un objeto como la existencia, sus relaciones, características adicionales, se crean en forma de Infotipos.
"Infotipo: Es una tabla del registro maestro de HR o HCM donde se almacena información para el empleado. Un infotipo puede ser datos personales (nombre, apellido, etc), datos de organización, puerto, sueldo, etc. En síntesis, podemos decir que un infotipo es conjunto de datos agrupados por áreas con contenido similar, como por ejemplo, los datos personales, el horario de trabajo teórico, la asignación organizativa, los emolumentos básicos. Desde un punto de vista técnico, la estructura de los infotipos refleja una agrupación de datos y se puede identificar mediante una clave de cuatro dígitos."
Algunos infotipos se mantienen en todos los objetos, como los infotipos de objeto y enlaces, no todos los infotipos son absolutamente necesarios pero nos pueden proporcionar información importante sobre los objetos que tratemos.
Cada elemento de nuestra organización viene siendo un objeto con propiedades individuales que se crean y actualizan individualmente. Existen 5 tios de objetos básicos y cada uno de ellos possee su propia clave o código de tipo de objeto para identificarlo y diferenciarlo. Además también cuentan con un número o ID que los convierte en únicos.
Tipos de objetos básicos y sus códigos:
| Unidad Organizativa |
O |
| Función |
C |
| Posición |
S |
| Centro de Costes |
K |
| Persona |
P |
3. Los principales objetos
- Unidad Organizativa: Describen las diferentes unidades de negocio de una Empresa, estas suelen estructurarse de acuerdo con las tareas, funciones, o zonas geográficas. Varias unidades organizativas y sus vinculaciones jerárquicas forman una Estructura Organizativa. Las Unidades Organizativas pueden tener diferentes estructuras jerárquicas y tener dependencias entre ellas.
- Función (Puesto Raíz): Las funciones son las clasificaciones generales para responsabilidades, tareas y requisitos que un empleado debe cumplir. Una función agrupa posiciones con las mismas características. Cada función consituye una clasificación de responsabilidades única en la empresa.
Para crear funciones - puesto raíz, se deben tener en cuenta las tareas específicas y los requisitos asociados a distintas funciones y empleados. Las funciones no ocupadas por empleados, únicamente agrupan posiciones que comparten características. Una función describe una posición. Mediante esta relación la posición hereda las tareas, cualificaciones y propiedades de la función. Esto reduce la entrada de datos, puesto que ya no es necesario asignar todas la tareas y responsabilidades a cada posición.
- Posición: Las posiciones son especificaciones concretas de responsabilidades o tareas, localizadas en Unidades Organizativas y ejercidas por Personas de la organización. Las posiciones pueden estar ocupadas al 100%, ocupada parcialmente, o vacantes. Son las posiciones las que están ocupadas por empleados y es posible que a una posición la ocupen varios empleados.
- Al igual que las Unidades Organizativas, las posiciones poseen una estructura jerárquica y presentan dependencias entre ellas. Tan pronto como hayamos creado una Función, se deben definir las cantidad correspondiente de posiciones que se necesitarán en la empresa, porque son especificas de la empresa.
- Una posición hereda las tareas de la función, sin embargo, también se pueden definir tareas adicionales específicas de la posición.
- Centro de Costes: Se denomina centro de costo a a unidad a contabilizar, tal como la define el módulo de finanzas FI. Los centros de costo los encontraremos asociados a cada una de la unidades organizativas definidas, aunque también se tiene la posibilidad de enlazarlos a las posiciones.
- Persona: Las personas representarán a los empleados de la empresa. Donde ocupan posiciones en la estructura organizativa que está dirigida por la gestión de la organización. Es decir, que las personas son los empleados que van a ocupar cada una de las posiciones disponibles. Cada persona puede ocupar una posición al 100% o se puede distribuir porcentualmente entre varias personas hasta cubrir el 100% de ocupación. Las personas pueden ocupar parcial o totalmente la posición dependiendo de la cantidad de horas que trabajen, si se sobrepasa la cantidad de horas de trabajo que la posición requiere, se dice que la posición está sobreocupada, y si no se cumple con el 100% se dice que la posición está infra ocupada.
- Los infotipos de datos personales se actualizan en la gestión de personal y están conectados con un plan de organización mediante su asignación de posición.