✒️SAP HCM / Los conceptos claves de la gestión organizativa Por Hugo Sanchez Cervantes

¿Qué es la Gestión de la Organización?

El módulo OM es donde podremos definir y mantener la estructura organizacional y jerárquica. Este módulo nos permite manejar la estructura de la compañía en tiempo real, debido a la integración del sistema. Dónde relacionamos la estructura de la compañía con los módulos de administración de personal.

La gestión de Organización nos proporciona la base para otros componentes de Recursos Humanos, como Desarrollo Personal, Gestión de la Remuneración y componentes multiplicaciones (Wrkflow, por ejemplo).

Además, nos permitirá llevar a cabo las siguientes acciones:

· Configurar la estructura organizativa funcional (la jerarquía de departamentos, por ejemplo) y la jerarquía de Posiciones de nuestra empresa como Plan Organizativo.

· Analizar el plan organizativo actual en función de nuestros requisitos y basándonos en eso, llevar a cabo planificaciones de requisitos y de costo de Personal.

· También podemos simular nuevas estructuras en el ámbito de procesos empresariales.

Es importante decir que la gestión de Recursos Humanos en SAP se basa en OBJETOS y VINCULACIONES entre los mismos, y que las propiedades de los objetos se describen mediante INFOTIPOS.

Objetos

La Gestión de Organización se basa en el concepto de diseño orientado a Objetos, es decir, cada elemento de una Organización representa un objeto independiente con propiedades individuales.

Estos objetos se crean y se actualizan individualmente.

- Objetos: La gestión de Organización se basa en Objetos Organizacionales.

- Vinculaciones: Los objetos se relacionan entre sí mediante vinculaciones.

- Características: Los objetos pueden tener características adicionales.

Luego se crean relaciones entre los diversos objetivos, para que podamos definir un marco para el Plan de Organización.

Esto se realiza utilizando vinculaciones, para formar una red que tenga flexibilidad necesaria para llevar la planificación, previsión y elaboración de informes de Recursos Humanos.

Además, podremos crear características adicionales de Objetos, los que nos proveerá de información adicional para otros componentes, evaluaciones, etc.

Las características adicionales las encontraremos en forma de vinculaciones con otros objetos o por datos almacenados sobre otros infotipos únicos para el Objeto.

Cada objeto por lo general presenta tres componentes principales:

- El primero (infotipo Objeto) incluye el número de identificación, un texto breve y uno largo y el periodo de validez.

- El segundo (infotipo Enlaces) contiene la relación entre este y otros objetos, las Vinculaciones.

- El tercero (otros infotipos) forma las características del objeto.

Todos los datos de un objeto (existencia, relaciones, características adicionales) vamos a créalos en forma de infotipos.

Es, en cada infotipo, donde podremos definir las características particulares para un objeto.

Algunos debemos mantenerlos para todos los tipos de objetos, como los infotipos de objeto y Enlaces.

No todos los infotipos resultaran absolutamente necesarios. Sin embargo, nos pueden proporcionar información importante sobre los Objetos que tratemos.

Cada elemento de nuestra Organización se representa como un OBJETO independiente, con propiedades individuales, que se crean y se actualizan individualmente.

Existen cinco tipos de Objetos básicos y cada uno de ellos posee su propia Clave de Tipo de Objeto, que lo identifica y deferencia.

Además, los objetos se identifican con un numero o ID que los convierte en únicos.

Principales Objetos Unidad Organizativa (O)

Las unidades Organizativas describen las distintas unidades de negocio de una Empresa que suelen estructurarse de acuerdo con las tareas, funciones, o zonas geográficas.

Varias unidades Organizativas y sus vinculaciones jerárquicas, forman una Estructura Organizativa.

Las Unidades Organizativas pueden tener diferentes estructuras jerárquicas y tener dependencias entre ellas.

Función © - Puesto Raíz

Las funciones son clasificaciones generales para responsabilidades, tareas y requisitos que un empleado debe cumplir. Una función agrupa posiciones con las mismas características.

Las funciones son clasificaciones generales para responsabilidades, tareas y requisitos que un empleado debe cumplir. Una función agrupa Posiciones con las mismas características.

Cada función constituye una clasificación de responsabilidades únicas en nuestra Empresa.

Para crear funciones – puesto raíz debemos tener en cuenta las tareas específicas y los requisitos que están asociados a las distintas Funciones de los empleados.

Las funciones no están ocupadas por empleados, solo sirven para agrupar las Posiciones que tienen comparten características.

En el caso que las Funciones disponibles sean Director, Gerente, Supervisor y Analista. Si creamos una Posición nueva (por ejemplo, Director de Ventas Colombia), esta debe relacionarse con la función correspondiente (director, para este ejemplo).

Una función describe una posición. Mediante esta relación, la posición hereda automáticamente las tareas, las cualificaciones y las propiedades asignadas a la función.

Esto nos reduce de forma significativa el tiempo de entrada de datos, puesto que las propiedades no tienen que asignarse a cada Posición de forma separada, sino que se heredan mediante la Función descriptiva.

Asimismo, pueden asignarse tareas, propiedades y características específicas directamente a las Posiciones.

Posición (S)

Las Posiciones son especificaciones concretas de responsabilidades o tareas, localizadas en Unidades Organizativas y ejercidas por Personas de la organización. Las posiciones pueden estar ocupadas al 100%, ocupadas parcialmente o vacantes. Son las Posiciones las que están ocupadas por empleados. Y a una Posición la pueden ocupar varios empleados.

Al igual que las Unidades Organizacionales, las Posiciones poseen una estructura jerárquica y presentan dependencias entre ellas.

Tan pronto como hayamos creado una Función, debemos definir la correspondiente cantidad de Posiciones que se necesiten en la empresa porque son específicas de la Empresa.

Una posición hereda las tareas de una función. No obstante, también se pueden definir tareas adicionales que se refieran específicamente a una Posición.

Si las funciones deben ser cubiertas por varias personas, se deberán crear las posiciones necesarias que luego las ocuparán los empleados.

Personas (P)

Las personas representaran a los empleados de nuestra empresa.

Donde ocupan posiciones en la Estructura Organizativa que está dirigida por la Gestión de la Organización. Es decir que las Personas son los Empleados que van a ocupar cada una de las Posiciones disponibles.

Cada persona puede ocupar una Posición en un 100% o distribuirse porcentualmente entre varias de ellas hasta cubrir el 100% de ocupación.

También, las Personas pueden ocupar total o parcialmente una Posición, dependiendo de la cantidad de horas que trabaje. Si se sobrepasa las horas de trabajo requeridas una Posición, estará “sobre Ocupada”, mientras que si no alcanzan estará “Infra Ocupada”.

Los infotipos de datos personales los actualizaremos en la Gestión de Personal (luego los veremos en el Modulo de Administración de Personal) y están conectados con un plan de Organización mediante su asignación de Posición.

Las personas son objetos que ocupan posiciones dentro de la Estructura de la Organización. La información adicional de las personas se actualiza en Gestión de Personal.

En administración de personal, vamos a actualizar los diferentes infotipos para las personas.

Por ejemplo:

- Infotipo 0001: Asignación Organizativa.

- Infotipo 0002: Información de Datos Personales.

- Infotipo 0007: Para Horario de Trabajo.

Estos conceptos los trabajaremos más adelante en el módulo de PA – Administración de Personal.

Centros de Costos (K)

Denominamos Centro de Costos a la unidad a contabilizar, tal como la define el Modulo de Finanzas FI.

Los Centros de Costo se actualizan en Controlling y por lo general los encontraremos asociados a cada una de las Unidades Organizativas definidas, aunque también tenemos la posibilidad de enlazarlos a las Posiciones.

Las asignaciones de Centros de Costos se heredan a lo largo de la estructura de Unidades Organizativas.