✒️SAP HCM / Los conceptos claves de la gestión organizativa Por German Chaves

¿Qué es la Gestión de la Organización?

El módulo OM es donde podremos definir y mantener la Estructura Organizacional y Jerárquica.

Este módulo nos permite manejar la estructura de la compañía en tiempo real, debido a la integración del sistema. Donde relacionamos la estructura de la Compañía con los módulos de administración de personal.

La Gestión de Organización nos proporciona la base para otros componentes de Recursos Humanos, como Desarrollo de Personal, Gestión de la Remuneración y componentes multiaplicaciones ( Workflow, por ejemplo).

IMPORTANTE

Es importante decir que la gestión de Recursos Humanos en SAP se basa en OBJETOS y VINCULACIONES entre los mismos, y que las propiedades de los Objetos se describen mediante INFOTIPOS.

INFOTIPOS.

El infotipo es una tabla del registro maestro de HR o HCM donde se almacena información para el empleado. Un infotipo puede ser datos personales (nombre, apellido, etc), datos de organización, puerto, sueldo, etc.

En síntesis, podemos decir que un infotipo es conjunto de datos agrupados por áreas con contenido similar, como por ejemplo, los datos personales, el horario de trabajo teórico, la asignación organizativa, los emolumentos básicos.

Desde un punto de vista técnico, la estructura de los infotipos refleja una agrupación de datos y se puede identificar mediante una clave de cuatro dígitos.

Los infotipos también presentan características de control del sistema, como por ejemplo, los enlaces temporales, la relevancia de la retroactividad, etc.

Cada infotipo nnnn necesita por lo menos dos estructuras y una tabla:

· Estructura PSnnnn

La estructura PSnnnn contiene todos los campos de los datos del infotipo.

La tabla transparente PAnnnn y/o la tabla transparente PBnnnn

La tabla transparente PAnnnn es necesaria si desea utilizar un infotipo dentro de Gestión de personal.

La tabla transparente PBnnnn es necesaria si desea utilizar un infotipo en Contratación de personal.

· Estructura Pnnnn

La estructura Pnnnn contiene los campos clave del infotipo y todos los campos de datos de la estructura PSnnnn.

Es probable que necesite definir otras estructuras y tablas para infotipos específicos.

Las definiciones de los datos de estas estructuras y tablas se crean en el Dictionary ABAP. La transacción PM01 Diálogos en la Gestión de personal no soporta esta etapa por ahora.

NOTA: De acuerdo con la distribución del ámbito de nombres del infotipo, los objetos P9nnn, PS9nnn, PA9nnn y PB9nnn se asignan al ámbito de nombres del cliente.

Debe desarrollar un infotipo con el número 9900 a utilizar únicamente dentro de la Gestión de personal. Los nombres de las estructuras y tablas de este infotipo son los siguientes:

PS9900 (estructura)

PA9900 (tabla transparente)

P9900 (estructura)

SAP HCM PA INFOTIPOS DE DATOS MAESTROS DEL PERSONAL

Los Infotipos se utilizan para agrupar Campos de datos relacionados.

Estos Infotipos proporcionan información con una estructura diseñada, facilitan la entrada de datos y permiten almacenar datos para períodos específicos.

Encontraremos diferentes Tipos de Infotipos:

· Infotipos Organizativos: Son aquellos que contienen información relevante para la Gestión Organizacional.

· Infotipos de Datos: Son aquellos cuyos datos además de tener relevancia en los distintos procesos conforman el “Legajo” del Personal.

· Infotipos de Tiempos: Son aquellos que almacenan información relevante para los procesos de Gestión de Tiempos.

· Infotipos de Nómina: Son aquellos que almacenan información relevante para los procesos de Gestión de Liquidación de Haberes.

Los principales Infotipos que se utilizarán en la Gestión de personal, podemos identificarlos, agrupándolos de la siguiente manera:

Datos básicos

· Datos de Tiempos

· Datos de nómina

· Datos complementarios

SAP HCM PA GESTIÓN DE INFOTIPOS

Tenemos dos transacciones principales que nos permitirán gestionar los Datos Maestros del Personal y visualizarlos.

Por medio de la transacción PA20, podremos visualizar los datos que ya fueron cargados en cada Infotipo, mientras que por la PA30, podremos cargar nuevos datos y realizar modificaciones sobre los datos que se encuentran cargados en cada uno de los Infotipos.

Ni bien ingresamos a cualquiera de estas transacciones, lo que debemos hacer es buscar a la Persona (empleado o colaborador de nuestra Empresa), que deseamos tratar.

Por la transacción PA30 podremos actualizar y visualizar los datos maestros del Personal que se encuentran en los Infotipos correspondientes.

Dispondremos de los siguientes campos de comandos disponibles en la PA30:

· Crear: Esta opción permite crear registros históricos de la información. Ej: cargar una nueva dirección declarada por el empleado.

· Modificar: Esta opción sólo modifica el registro existente. Ej: Se ha detectado un error en el número de Documento del Empleado y desea modificarlo.

· Visualizar: Esta opción sólo nos permitirá visualizar datos cargados a la fecha, dentro de un Infotipo. Ej: Para controlar el centro de costo que tiene cargado el empleado.

· Borrar: Esta opción nos permite el borrado de infotipos o registros seleccionados. Una vez realizada esta acción no queda registro de los datos cargados.

· Resumen de entradas: Esta opción nos permitirá listar o visualizar la fecha y los datos del primer renglón de los distintos registros que fueron cargados en un Infotipo. Si deseamos visualizar el infotipo debemos hacer doble clic en el renglón que corresponda.

OBJETOS

La Gestión de Organización se basa en el concepto de diseño orientado a Objetos, es decir, que cada elemento de una Organización representa un objeto independiente con propiedades individuales.

Estos objetos se crean y se actualizan individualmente.

· Objetos: La gestión de Organización se basa en Objetos Organizacionales.

· Vinculaciones: Los objetos se relacionan entre sí mediante vinculaciones.

· Características: Los objetos pueden tener características adicionales.

Cada objeto por lo general presenta tres componentes principales:

· El primero (Infotipo Objeto) incluye el número de identificación, un texto breve y uno largo y el período de validez.

· El segundo (Infotipo Enlaces) contiene la relación entre éste y otros objetos, las Vinculaciones.

· El tercero (otros Infotipos) forma las características del objeto.

Cada elemento de nuestra Organización se representa como un OBJETO independiente, con propiedades individuales, que se crean y se actualizan individualmente.

PRINCIPALES OBJETOS

Unidad Organizativa (O)

Describen las distintas unidades de negocios de una Empresa que suelen estructurarse de acuerdo con las tareas, funciones, o zonas geográficas.

Varias Unidades Organizativas y sus vinculaciones jerárquicas, forman una Estructura Organizativa.

Función (C) – Puesto Raíz

Las Funciones son clasificaciones generales para responsabilidades, tareas y requisitos que un empleado debe cumplir. Una Función agrupa Posiciones con las mismas características.

Las Funciones no están ocupadas por empleados, solo sirven para agrupar las Posiciones que tienen comparten características.

EJEMPLO
En el caso que las Funciones disponibles sean Director, Gerente, Supervisor y Analista.

Si creamos una Posición nueva (por ejemplo, Director de Ventas Colombia), ésta debe relacionarse con la Función correspondiente (Director, para este ejemplo).

Posición (S)

Las Posiciones son especificaciones concretas de responsabilidades o tareas, localizadas en Unidades Organizativas y ejercidas por Personas de la organización.

Las Posiciones pueden estar ocupadas al 100%, ocupada parcialmente o vacantes.

Son las Posiciones las que están ocupadas por empleados. Y a una Posición la pueden ocupar varios empleados.

Tan pronto como hayamos creado una Función, deberemos definir la correspondiente cantidad de Posiciones que se necesitamos en la Empresa porque son específicas de la empresa.

Si las Funciones deben ser cubiertas por varias Personas, se deberán crear las Posiciones necesarias que luego las ocuparán los empleados.

Personas (P)

Las Personas representarán a los empleados de nuestra empresa.

Las Personas son los empleados que van a ocupar cada una de las Posiciones disponibles.

NOTA

Las personas son Objetos que ocupan posiciones dentro de la Estructura de la Organización. La información adicional de las personas se actualiza en Gestión de Personal.

En Administración de Personal, vamos a actualizar los diferentes Infotipos para las Personas.

Por ejemplo:

Infotipo 0001 para Asignación Organizativa.

Infotipo 0002 para Información de Datos Personales.

Infotipo 0007 para Horario de Trabajo.

Estos conceptos los trabajaremos más adelante en el módulo de PA - Administración de Personal.

Centros de Costos (K)

Denominamos Centro de Costos a la unidad a contabilizar, tal como la define el Módulo de Finanzas FI.

Los Centros de Costo se actualizan en Controlling y por lo general los encontraremos asociados a cada una de las Unidades Organizativas definidas, aunque también tenemos la posibilidad de enlazarlos a las Posiciones.

Las asignaciones de Centro de Costos se heredan a lo largo de la estructura de Unidades Organizativas.