UNIDAD 3, LECCIÓN 3: REGISTRO DE SUPLENCIAS Y PRESENCIAS
1| REGISTRO DE SUPLENCIAS
En el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo, o bien, por un mero cambio operativo de su horario.
Esta novedad se ingresa en el Infotipo 2003 – Suplencias.
Una suplencia indica únicamente la modificación de horario teórico de trabajo de un empleado.
En SAP se pueden encontrar diferentes subtipos de suplencias, p.e.:
· Cambio de turno
· Reemplazo
· Cambios de turno con cambios de categoría
Para los cambios de turnos definitivos es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificará el infotipo 0007 – Horario teórico.
1.1| DEFINIR SUBDIVISIONES DE PERSONAL PARA CLASES DE SUPLENCIA
Se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones de personal.
SUBDIVISIONES DE PERSONAL PARA CLASES DE SUPLENCIA:
Las subdivisiones de personal “0001” y “0002” trabajan con las mismas clases de suplencias y de servicios de guardia.
La división de personal “0003” tiene clases de suplencias y de servicios de guardia diferentes.
SAP recomienda que se utilice en primer lugar la agrupación para subdivisiones de personal para clases de suplencias “01”.
1.2| DEFINIR CLASES DE SUPLENCIAS
Se definen clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.
Utilizar los tipos de suplencias de SAP.
1.3| FIJAR PROPUESTAS PARA CLASES DE SUPLENCIA (VT ART)
Se actualiza la característica Determinación de la Clase de Suplencia (VTART).
En esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el infotipo Suplencia 2003.
Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la estructura de organización y de personal de su empresa.
La versión estándar de SAP incluye el valor de propuesta suplencia con indicación de turno 02 sin otras restricciones.
2| REGISTRO DE PRESENCIAS
PRESENCIAS:
Cuando no se registran marcaciones, fichadas o cargas de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.
Si el motivo por el cual no se registró ninguna marcación es porque está realizando alguna actividad para la empresa pero físicamente no se encuentra en la misma, pudiendo ser porque ha sido enviado a realizar una comisión, o a tomar un curso o cualquier otra actividad correspondiente a su trabajo, este tipo de ausencia es considerada como una presencia, por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.
Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de Presencias, entre otros:
· Curso / capacitación
· Trámites para la empresa
· Viaje por trabajo
Se utilizan sin tope de días y pueden cargar tanto días como horas.
Configuración de Presencias se ajustan conforme a los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.
2.1| DEFINIR CLASES DE PRESENCIAS
Se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias / absentismos.
También se especifica cómo debe reaccionar el sistema cuando introduce una presencia en las operaciones diarias de los empleados y coincide con uno o varios días libres de este.
PARAMETRIZACIÓN ESTÁNDAR
La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la subdivisión de personal 01.
El sistema puede reaccionar de 4 formas diferentes si se introducen presencias en días festivos:
E: El sistema rechaza la entrada.
W: El sistema acepta la entrada pero emite un mensaje de advertencia.
S: El sistema acepta la entrada pero advierte al usuario de la situación .
BLANK: El sistema acepta la entrada.
2.2| ESPECIFICAR IMAGEN DE ENTRADA Y CLASE DE ENLACE TEMPORAL
Al igual que en los Absentismos, debemos Especificar la imagen de entrada y clases de enlace temporal pero ahora para las Presencias.
Con el número de imagen de entrada de una presencia, se determina con qué imagen de entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.
La clase de enlace temporal controla la reacción del sistema cuando al introducir un nuevo registro del infotipo “Presencia 2002”.
PARAMETRIZACIÓN ESTÁNDAR
Las clases de presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los números de imagen de entrada correspondientes.
En el estándar se asigna a los dynpros los siguientes números:
2050 – Liquidación de contingentes
2051 – No hay liquidación de contingentes
RECOMENDACIÓN:
Para configurar las clases de presencias utilice los ejemplos tipo del sistema. El proceso de copiado incluye los números de pantalla, de tal manera que las nuevas clases de presencias ya tienen asignados los números correctos. Compruebe que únicamente copia clases de absentismos que se procesan en forma similar.
2.3| ESPECIFICAR IMAGEN REGLAMENTACIONES DE CÓMPUTO
Al igual que en los Absentismos, debemos ESPECIFICAR REGLAMENTACIONES DE CÓMPUTO pero ahora en las Presencias.
Aquí se especifica por clase de presencia / absentismo qué reglamentación se debe utilizar para el cómputo de presencias y absentismo.
2.3| FIJAR INDICADOR PARA CALENDARIO PERSONAL
Al igual que en los Absentismos, debemos FIJAR INDICADOR PARA CALENDARIO PERSONAL.
El tipo de Presencia es un indicador de una cifra que pueden asignarse a una clase de presencia.
PARAMETRIZACIÓN ESTÁNDAR
Cuando al configurar las clases de presencias se copian ejemplos tipo de SAP, también se copia el indicador con el que se asigna la relevancia para el calendario personal.
SAP siempre recomienda utilizar el estándar.