El registro de Suplencias y Presencias
1 | El registro de Suplencias
Suplencias
En el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario.
Esta novedad deberá ser ingresada en el Infotipo 2003 - Suplencias.
Una suplencia indica únicamente la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.
En base a las situaciones encontradas comúnmente, en SAP se suelen definir, por ejemplo, los siguientes subtipos de Suplencias:
Cambio de Turno: esta clase de suplencia será utilizada por los encargados de tiempos para indicar el cambio en el horario de trabajo del empleado, cuando los cambios se realizan a diario y eventualmente. Se podrá elegir un horario ya parametrizado en el sistema, o directamente se podrá indicar una hora inicio y una hora fin.
Reemplazo: esta clase de suplencia será utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza tomará el horario de trabajo del reemplazado.
Cambio de turno con cambio de categoría (se indica el subgrupo profesional)
Para los cambios de turnos definitivos es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificará el infotipo 0007 – Horario Teórico.
Y por último vale mencionar que todos los tipos de suplencias tienen la posibilidad de asignarle un Centro de Costo distinto al original del empleado.
1.1 | Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia
En esta actividad IMG, se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones/subdivisiones de personal.
Subdivisiones de personal para clases de suplencia
Las divisiones de personal "0001" y "0002" trabajan con las mismas clases de suplencias y de servicios de guardia. La división de personal "0003" tiene clases de suplencias y de servicios de guardia diferentes.
Como condiciones previas es necesario que existan las divisiones y subdivisiones de personal.
La versión estándar de SAP incluye ejemplos con la agrupación "01".
Una recomendación que nos hace SAP es que utilicemos en primer lugar la agrupación para subdivisiones de personal para clases de suplencias "01".
1.2 | Definir clases de suplencia
En esta actividad IMG, se definen las clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.
Un claro ejemplo puede ser un empleado debe suplir durante un día a un cargo superior y otro trabaja durante tres días en un turno con una remuneración diferente.
Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creado la agrupación de subdivisiones de personal para clases de suplencias.
La versión estándar de SAP incluye algunas clases de suplencias. Y SAP como recomendación nos dice que utilicemos los ejemplos tipo para clases de suplencias.
Definir clases de suplencia
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de datos de tiempos → Suplencias → Definir clases de suplencia
1.3 | Fijar propuestas para clases de suplencia
En esta actividad IMG se actualiza la característica Determinación de la clase de suplencia (VTART).
En esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el infotipo Suplencia (2003).
Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la estructura de organización y de personal de su empresa.
Por ejemplo si se produce una suplencia en el área de personal "X", el sistema propone siempre el tipo de suplencia "cambio de turno" en el infotipo Suplencias (2003).
Para el área de personal "X", la versión estándar del sistema propone la suplencia por el jefe de grupo.
La versión estándar de SAP incluye el valor de propuesta Suplencia con indicación de turno 02 sin otras restricciones.
Fijar propuestas para clases de suplencia
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de datos de tiempos → Suplencias → Fijar propuestas para clases de suplencia.
2 | Los registros de Presencias
Presencias
Cuando no se registran marcaciones, fichadas o cargas de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.
Si el motivo por el cual no se registró ninguna marcación es porque está realizando alguna actividad para la empresa pero físicamente no se encuentra en la misma, pudiendo ser porque ha sido enviado a realizar una comisión, o a tomar un curso, o cualquier otra actividad correspondiente a su trabajo, este tipo de ausencia es considerado como una presencia, por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.
Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de Presencias, entre otros:
Curso/Capacitación
Trámites para la empresa
Viaje por trabajo
Estas presencias se utilizarán por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días.
Además, es posible que se pidan cargar tanto en días como en horas.
Configuración de Presencias
Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.
2.1 | Definir Clases de Presencias
En esta actividad IMG, se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.
También se especifica cómo debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libres de este.
Condiciones previas:
- Decida las clases de presencias que quiere definir para su empresa.
- Es necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias/absentismos
Parametrización Estándar
La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la subdivisión de personal 01
El sistema puede reaccionar de cuatro formas distintas si se introducen presencias en días festivos:
E - el sistema rechaza la entrada.
W - el sistema acepta la entrada pero emite un mensaje de advertencia.
S - el sistema acepta la entrada pero advierte al usuario de la situación.
BLANK - el sistema acepta la entrada.
Ruta y Transacción
Definir clases de presencias
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de tiempos → Presencias/Horarios de trabajo reales → Definir clases de presencias
2.2 | Especificar Imagen de Entrada y Clase de Enlace Temporal
Al igual que en los Absentismos, debemos Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal; pero ahora para las Presencias.
Con el Número de imagen de entrada de una presencia, se determina con qué imagen de entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.
La clase de enlace temporal controla la reacción del sistema cuando, al introducir un nuevo registro del infotipo Presencia (2002), éste se superpone con otro infotipo de tiempos del sistema.
Ejemplo: Para procesar la presencia horas extras aprobadas, el sistema liquida del contingente de presencias. Para ello hay que asignar a la clase de presencias horas extras aprobadas la pantalla 2050.
Condiciones previas: En la sección definir presencias se han definido todas las clases de presencias necesarias.
Parametrización estándar: Las clases de presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los números de imagen de entrada correspondientes.
En el estándar se asigna a los dynpros los siguientes números:
2050 - liquidación de contingentes
2051 - no hay liquidación de contingentes
Recomendación: Para configurar las clases de presencias, utilice los ejemplos tipo del sistema. El proceso de copiado incluye los números de pantalla, de tal manera que las nuevas clases de presencias ya tienen asignados los números correctos. Compruebe que únicamente copia clases de absentismos que se procesan de forma similar.
Actividades:
- Comprobar si se ha asignado el número de imagen correcto a todas las clases de presencias. Esto tiene especial importancia cuando quiera realizar una liquidación de contingente.
- De ser necesario, modificaremos las entradas.
- Crear la clase de enlace temporal para la clase de presencia. Encontraremos información conceptual sobre la definición de clases de enlace temporal en el ejemplo para absentismos de la sección reacción en caso de superposición de infotipos tiempos.
Ruta y Transacción
Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de tiempos → Presencias/Horarios de trabajo reales → Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal
2.2 | Especificar Reglamentaciones de Cómputo
Al igual que en los Absentismos, debemos Especificar reglamentaciones de Cómputo; pero ahora para las Presencias.
En esta actividad IMG se especifica por clase de presencia/absentismo qué reglamentación se debe utilizar para el cómputo de presencias y absentismos.
2.3 | Fijar indicador para Calendario Personal
Al igual que en los Absentismos, debemos Fijar Indicador para Calendario Personal.
En este capítulo, se especifica si se debe asignar un tipo a las presencias que se introducen en el calendario personal del empleado. El tipo de presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una clase de presencia.
Ejemplo:
En el calendario personal del empleado, debe asignarse a los viajes de negocios el tipo de presencia R.
Condiciones previas:
Deben cumplirse las siguientes condiciones:
- Es necesario haber configurado la clase de presencias.
- Es necesario que exista la agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias / absentismos.
Parametrización estándar:
Cuando al configurar las clases de presencias se copian ejemplos tipo de SAP, también se copia el indicador con el que se asigna la relevancia para el calendario personal.
Ruta y Transacción
Fijar indicador para calendario personal
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de tiempos → Presencias/Horarios de trabajo reales → Fijar indicador para calendario personal