El registro de suplencias y presencias
1 El registro de suplencias
Suplencias: en el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario.
Esta novedad deberá ser ingresada en el Infotipo 2003 - Suplencias
Una suplencia indica únicamente la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.
En base a las situaciones encontradas comúnmente, en SAP se suelen definir
- Cambio de Turno: esta clase de suplencia será utilizada por los encargados de tiempos para indicar el cambio en el horario de trabajo del empleado.
- Reemplazo: esta clase de suplencia será utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro.
- Cambio de turno con cambio de categoría: se indica el subgrupo profesional
Para los cambios de turnos definitivos es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificará el infotipo 0007 - Horario de Trabajo
1.1 Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia
En esta actividad IMG, se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones/subdivisiones de personal.
Como condiciones previas es necesario que existan las divisiones y subdivisiones de personal
La versión estándar se SAP incluye ejemplos con la agrupación "01"
1.2 Definir clases de suplencia
En esta actividad IMG, se definen las clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.
Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creado la agrupación de subdivisión de personal para clases de suplencias.
1.3 Fijar propuestas para clases de suplencias
En esta actividad IMG, se actualiza la característica Determinación de la clase de suplencia (VTART)
En esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el infotipo Suplencia(2003)
Para el área de personal "X", la versión estándar del sistema propone la suplencia por el jefe de grupo.
La versión estándar de SAP incluye el valor de propuesta Suplencia con indicación de turno 02 sin otras restricciones.
2 Los registros de Presencias
Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de Presencias, entre otros:
- Curso / Capacitación
- Trámites para la empresa
- Viaje por trabajo
- Etc
Estas presencias se utilizarán por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días.
Además, es posible que se pidan cargar tanto en días como en horas.
2.1 Definir clases de presencias
En esta activida IMG, se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal
para clases de presencias/absentismos.
También se especifíca cómo debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libres de éste.
Condiciones previas:
- Decida las clases de presencias que quieren definir para su empresam
- En necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias / absentismos
Parametrización Estándar
La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la subdivisión de personal 01
El sistema puede reacciona de cuatro formas distintas si se introducen presencias en días festivos:
- E: el sistema rechaza la entrada
- W: el sistema acepta la entrada pero emite un mensaje de advertencia
- S: el sistema acepta la entrada pero advierte al usuario de la situación
- BLANK: el sistema acepta la entrada.
2.2 Especificar Imagen de Entrada y Clase de Enlace Temporal
Al igual que en los Absentismos, debemos Especificar imagen de entrada y clase de enlace temporal; pero ahora para las Presencias.
Con el Número de imagen de entrada de una presencia, se determina con qué imagen de entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.
La clase de enlace temporal controla la reacción del sistema cuando, al introducir un nuevo registro del infotipo Presencia (2002), éste se superpone con otro infotipo de tiempos del sistema.
2.2 Especificar Reglamentaciones de Cómputo
Al igual que en los Absentismos, debemos Especificar reglamentaciones de Cómputo, pero ahora para las Presencias.
2.3 Fijar indicador para Calendario Personal
Al igual que en los Absentismos, debemos Fijar Indicador para Calendario Personal
En este capítulo, se especifica si se debe asignar un tipo a las presencias que se introducen en el calendario personal del empleado.
Condiciones previas:
Deben cumplirse las siguientes condiciones:
- Es necesario haber configurado la clase de presencias
- Es necesario que exista la agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias / absentismos
Parametirzación estándar: cuando al configurar las clases de presencias se copian ejemplos tipo de SAP, también se copia el indicador con el que se asigna la relevancia para el calendario personal.