✒️SAP FI / Visualización de saldos y partidas Por Jose Mendoza Paternina

Lección : Visualización de saldos y partidas

1 Visualización se saldos de cuentas contables.

En este punto una transacción que nos permitirá visualizar los saldos de una o varias cuentas contables . En la unidad 5 , que hace referencia a todas las actividades de cierre , conoceremos otros reportes que también los saldos de las cuentas contables pero con una estructura más relacionada a los balances.

transacción ----finanzas---gestión financiera-----libro mayor ------ cuenta ---- visualizar saldos( Nuevo)

la pantalla de selección la completaremos con los siguientes datos:

Numero de cuenta : completaremos el campo con la sociedad para la cual queremos visualizar el saldos de la cuentas que se desea visualizar.( Deberemos tener en cuenta que , como es un informe de visualización de saldos, si colocamos un rango de cuentas veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas.

Sociedad : completaremos el campo con la sociedad para la cual queremos visualizar el saldos de la cuenta.

Ejercicio: completaremos con el año fiscal en el queremos visualizar el saldo.

Periodo: corresponde al periodo contable . Si el ejercicio fiscal esta parametrizado como año natural , entonces cada periodo será igual a los meses del año. Además de los periodos que componen el ejercicio visualizamos dos campos más

• Arrastre de saldos: Indentifica en las cuentas patrimoniales el saldo del ejercicio anterior.
• Total : esta linea totaliza los importes de cada una de as columnas ( Debe / Haber / Saldo)

Debe : Corresponde a los importes que se han contabilizados en el debe para el periodo visualizado.

Haber : Corresponde a los importes que se han contabilizados en el haber para el periodo visualizado

Saldos : Corresponde el saldo del periodo ( Debe menos Haber )

Saldos Acumulados: Corresponde al saldo del periodo mas el saldo de los períodos anteriores , incluido el arrastre del saldos.

Datos importantes dentro del reporte :

• Composición

El reporte de visualización de saldos nos permite ver los saldos sumarizados por periodo , no obstante , si hacemos doble clic sobre cualquiera de los saldos que visualizamos , accederemos a la composición de los mismos.

• Cuentas

Si en la pantalla de la selección se ingresó un rango de cuentas , en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campos representados por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos correspondientes a todas las cuentas, sin embargo , si presionamos el icono cuenta individual , podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas , que pertenecen al rango de cuentas.

• Moneda

Si presionamos el ícono Moneda de Documento tendremos acceso a la visualización de los saldos en las monedas paralelas que se gestiona la sociedad FI

• Moneda Local : se refiere a la moneda de la sociedad . El reporte siempre esta expresado en moneda local , a menos que en esta opción elijamos otro tipo de moneda.
• Monedas Paralelas : SAP es un sistema multimonetario y si posee definidas monedas paralelas , podremos visualizar los reportes en algunas de éstas monedas ya que todas las operaciones se gaban en la moneda local y en las monedas paralelas.
• Moneda de la transacción : ver el reporte en la moneda de la transacción pueda brindar datos que no sean homogéneos , ya que cada operación puede estar en una moneda distinta , es decir en diferentes monedas extranjeras.

2. Visualización de partidas abiertas y compensadas .

En esta lección aprenderemos a utilizar el reporte de partidas individuales que nos permitirá hacer un análisis de las partidas que conforman las cuentas , como así también , realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos contables.

Transacción FBL3N-------Finanzas----Gestión Financiera ----Libro Mayor -----Cuenta -----------Visualizar / Modificar Partidas

Accederemos la pantalla de selección la cual se encuentra dividida en tres partes importantes.

Selección de cuentas :

En esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podrá elegir una cuenta , un rango , o una selección a través del ícono de selección múltiple. Otro requisito fundamental es elegir la / las sociedades FI .

Selección de partidas

podemos optar por tres estados de partidas :

partidas abiertas a una fecha clave: El sistema mostrará todas aquellas partidas que a un no han sido compensadas. Si la cuenta es solo de partidas. Si la cuenta es solo de partidas individuales veremos todas las partidas que haya en el mayor hasta esa fecha.

Partidas compensadas : en la opción el sistema mostrará solo las partidas que ya han sido compensadas. Adicionalmente se podrá agregar un filtro que delimite por fecha de compensación.

Todas las partidas : esta opción muestra todas las partidas , abiertas y compensadas adicionalmente se puede agregar un filtro de fecha de contabilización para reducir la cantidad de aciertos del reporte .

Solo podremos elegir un tipo de partidas

se pueden agregar mas filtros para acotar la lista de partidas presionando el ícono Delimitaciones Operacionales.

Clase de partida:

Aquí podremos elegir tipos de partidas ( se puede elegir mas de una opción )

Partidas normales : corresponden a los asientos comunes de cualquier operación en SAP

Apuntes estadísticos : son registraciones que nos permite ingresar SAP pero no afectan los saldos contables , sirven a modo de recordatorio . Veremos este tema en las siguientes unidades.

partidas preliminares: son aquellos documentos que se han ingresado al sistema pero que aun no están contabilizados de manera definitiva.

Opciones de salida

No son campos obligatorios , no obstante , ayudan a la visualización del reporte .

Layout : si para el reporte tenemos un layout o disposición de columnas personalizado , podemos seleccionarlo desde la pantalla de selección

Cantidad máxima de partidas : permite colocar un tope a la cantidad de partidas que mostrará el reporte.

Una vez finalizado el ingreso de los parámetros de la pantalla de selección ejecutaremos el reporte.

En la imagen podemos ver el estado de la cuenta 220101 con la opción todas las partidas del tipo normales y preliminares

Las partidas marcadas con el icono amarillo corresponde a los documentos preliminares

Las partidas marcadas con el icono rojo corresponde a las partidas abiertas

Las partidas marcadas con el ícono verde corresponden a las partidas compensadas , adicionalmente , este tipo de partidas tienen completo un campo más que es el documento de compensación el cual indica con que documento se han compensados dichas partidas.

Desde este reporte podemos acceder a lq visualización y modificación de los documentos . para acceder a estas funcionalidades podemos utilizar los íconos de la barra de herramientas o acceder desde el menú Entorno.

Información adicional

Aprovecharemos esta lección para conocer opciones que estarán presentes en la mayoría de los reportes que brinda SAP y que hemos mencionado en los puntos anteriores

Icono Delimitaciones Opcionales

Podremos encontrar este icono en distintos reportes , el cual nos permitirá el resultado de los reportes de acuerdo a nuestra necesidad.

Cuando presionemos este icono se abrirá una pantalla adicional que del lado izquierdo contiene carpetas, si vamos abriendo estas carpetas nos encontramos con campos . Si lo marcamos los podemos pasar del lado derecho de la pantalla de modo que estén disponible para utilizarlos como filtros en el reporte . Los campos que se encuentran resultados en verde son los que ya ha sido pasados al lado derecho de la pantalla.

Si volvemos a presionar el ícono Delimitaciones Opcionales se cerrará la ventana , sin embargo , si hemos utilizado algún campo para refinar la búsqueda de datos , el sistema lo indicará tal como podemos ver en la siguiente imagen .

Iconos Selecciones Múltiples

Este ícono nos permitirá seleccionar datos de una manera más personalizada. Dependiendo de cual es e campo en el cual estemos posicionados serán los valores que podemos elegir . Ejemplo , cuentas , fechas , clases de documentos , etc , cuando presionemos este icono se abrirá una ventana con cuatro solapas.

Solo podremos completar una sola de ellas

Seleccionar Valores Individuales : nos permite elegir distintos valores independientes.

Seleccionar Intervalos: Nos permite seleccionar varios intervalos de valores . Generalmente en el campo de la pantalla de selección tenemos la opción de rangos pero desde aquí podremos elegir más el rango.( Ejemplo , De 100000 a 100999 y De 200500 a 200999)

Excluir Valores Individuales : Nos permite excluir determinados valores , es decir , el sistema mostrará todas las opciones menos los indicados en este sector .

Excluir Intervalos : nos permite excluir uno o varios intervalos de valores.

En esta lección hemos aprendido como consultar los saldos de las cuentas contables y a partir de ahí llegar a la composición de dicho saldo. También hemos visto un reporte de partidas individuales. Desde el reporte de saldos podemos llegar al reporte de partidas individuales. Desde el reporte de saldos podemos llegar al reporte de partidas individuales y viseversa. Ambos reportes tienen muchísimas funcionalidades por descubrir .