✒️SAP FI / La gestión de documentos Por Carlos Guevara Munoz

Unidad 2: Lec06 _ Gestión de documentos

FB03

Transacción estándar de SAP que se utiliza para la visualización de los documentos contables.

Hay dos formas de poder acceder a visualizar los datos:

• De manera individual ingresando la identificación del documento que se compone por el número de documento, sociedad y ejercicio
• Por medio de una lista de documentos, presionando el botón que aparece en pantalla Lista de Documentos. La lista permite filtrar por una gran cantidad de datos como sociedad, ejercicio, clase de documento, fecha de registro, fecha de contabilización, etc.

La visualización de un documento se compone dos partes:

• Cabecera, que cuenta con los datos válidos para todo el documento como sociedad, fechas, moneda, referencia.
• Posiciones, se refiere a cada una de las lineas que forman el asiento contable.

Desde la transacción de visualización también se podrá acceder a la modificación del documento presionando el icono del lapicito, el cual habilita los campos que pueden ser modificados.

STATUS CAMPO

Funcionalidad que permite definir si determinados campos son obligatorios, opcionales, u ocultos o de solo visualización.

SAP provee un recursos de parametrización que suele asociarse con el término "Formato de imagen" mediante el cual, se establece el "Estado de campos" o "Status campo" al momento de ingresar en una transacción.

Es interesante señalar que generalmente existe una definición estándar y para los casos particulares se suele definir una nueva Clase de documento y se asocia a un Formato de imagen creado a tal fin y al documento correspondiente.

EJERCICIO

Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al período de tiempo por el cual se exponen la información en los estados contables.

Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones

Existen diferentes tipos de ejercicios:

• Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.
• Los que comienzan en un periodo diferente.
• Los ejercicios dependiente de año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.
• Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

El ejercicio se define por medio de una Variante de Ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

SOCIEDAD

Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.

Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.

Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.

Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.

Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.

LAYOUT

Término que hace referencia a la distribución de columnas e información en una pantalla de selección (filtrado de información) o salida de un reporte. Suele utilizarse en español con la denominación "disposición".

Este recurso es de suma utilidad en SAP, ya que permite adaptar la información suministrada por el sistema mediante un reporte (citado como ejemplo de aplicación) de muy diversas características, algunas de las cuales se mencionan a continuación:

• Ordenamiento de los registros
• Filtro adicional de los registros
• Cambio del orden de las columnas
• Ocultamiento de columnas no deseadas
• Cálculo de totales y subtotales
• Entre muchas otras opciones

La ventaja se potencia con la posibilidad de guardar dicha configuración, lo que SAP denomina "Variante" con un nombre, de manera que pueda ser utilizada a futuro por:

• Solamente el usuario que lo creo
• Utilizado por todos los usuarios que empleen el reporte correspondiente

Número de Documento

Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento.

En general y como concepto global para SAP, la numeración de un documento depende de la clase de documento que se utilice para la registración del mismo.

En el caso del Módulo FI, un documento se identifica por 3 campos que son unívocos:

• Sociedad
• Número de documento
• Ejercicio

Los números de documento se pueden repetir por año fiscal y esto dependerá de cómo estén creados los rangos de números.

Los documentos FI se pueden visualizar con la transacción FB03.

En el caso del Módulo MM, en general el número de documento queda definido por ese sólo dato, o bien, para los movimientos de mercadería a dicho número se asocia el Ejercicio correspondiente.

Para visualizar los documentos MM se requiere de transacciones diferentes para cada uno de ellos (ME53N, ME3N, MIGO, MIR4, entre otros).

FB02

Transacción estándar de SAP que permite modificar documentos contables.

Hay dos formas de poder acceder a modificar los datos:

• De manera individual ingresando la identificación del documento que se compone por el número de documento, sociedad y ejercicio
• Por medio de una lista de documentos, presionando el botón que aparece en pantalla Lista de Documentos. La lista permite filtrar por una gran cantidad de datos como sociedad, ejercicio, clase de documento, fecha de registro, fecha de contabilización, etc.

Los datos que se pueden modificar en un documento de SAP no son muchos. A nivel de cabecera se podrá modificar el texto de cabecera y el campo Referencia.

A nivel de posición de pueden modificar mas campos como el texto, la asignación, clave de referencia, vía de pago, bloqueos de pagos, etc.

Nunca se podrán modificar datos relevantes como fechas, importes, cuentas de mayor o imputaciones adicionales como centros de costos, centro de beneficios, etc.

REFERENCIA

Campo que se encuentra en los datos de cabecera de un documento de finanzas. Es de ingreso libre, no obstante, es el campo que habitualmente se utiliza para ingresar el número de documento legal de facturas de proveedores o clientes.

En el caso del registro de Facturas desde el Módulo MM el campo referencia cumple la misma finalidad.

Es interesante destacar que dada la diversidad de formatos de numeración de facturas a lo largo del mundo, su ingreso no se encuentra validado en forma estándar y por tanto depende de la atención y criterio del usuario.

Fecha de Vencimiento

Se refiere a la fecha en la cual será exigible la cancelación o pago de un documento.

La fecha de vencimiento en SAP no es una fecha que se completa en un campo si no que es el resultado de la fecha base mas la condición de pago. La fecha base es la fecha desde la cual se comienza a contar los días de pago y la condición de pago contiene los días que van a transcurrir hasta el vencimiento.

Por lo tanto para modificar una fecha de vencimiento se deberá modificar la fecha base o la condición de pago.

En los reportes de partidas individuales se puede visualizar el campo bajo el nombre Vencimiento Neto.

SAP SD Condición de Pago Para Pagos a Plazos

Las condiciones de pago para pagos a plazos están compuestas de condiciones de pago individuales. Se pueden asignar unas condiciones de pago individuales para cada plazo.

Al contabilizar un plazo, el importe total se divide en posiciones individuales para cada plazo, y cada una de ellas se calcula con la condición de pago pertinente. Para más información sobre la actualización de las condiciones de pago.

CONDICIÓN DE PAGO

Clave que determina los días de vencimiento que posee un documento contable, generalmente se aplica a documentos de acreedores y deudores.

Teniendo en cuenta la flexibilidad de las Condiciones de pago de que debe disponer una Compañía, es un recurso que forma parte de la parametrización de SAP y que es utilizado en conjunto por los Módulos MM y SD.

Dentro de sus definiciones se indicarán los plazos de vencimiento para el pago y los descuentos que pudieran otorgarse en cada caso.

Otra variable disponible será la fecha tomada como referencia, la que será elegida entre la fecha del documento, de registro en SAP o de su contabilización.

ASIGNACIÓN

Es un campo que se encuentra en los datos de posición de los documentos contables.

Este campo es de libre utilización, no obstante, por medio de la Clave de Clasificación que se ingrese en los datos maestros, el campo Asignación se podría completar de manera automática con algún valor definido en la clave de clasificación.

Por ejemplo, si una cuenta de mayor tiene en el campo Clave de clasificación el valor 055 -Ejercicio Fiscal / Periodo, el campo asignación se completará de manera automática en cada contabilización, con la concatenación de estos dos campos.

FB09

Transacción del módulo FI que permite modificar posiciones de un documento indicando el número de posición a modificar o la clase de cuenta de la posición.

Las clases de cuenta pueden ser

• Activos fijos
• Deudores
• Acreedores
• Cuentas de mayor

SAP FI Gestión de Documentos

Los documentos contabilizados desde el módulo de gestión financiera pueden ser visualizados y/o modificados. A los documentos se pueden acceder desde muchas transacciones, inclusive desde reportes. Se pueden navegar a través de los diferentes reportes hasta llegar al origen del documento.

Las principales transacciones para gestionar documentos son las siguientes:

• FB02 Visualizar documentos
• FB03 Visualizar documentos
• FB04 Visualizar modificaciones de documentos
• FB09 Modificar posiciones de documentos

SAP guarda un log de todas las modificaciones realizadas a un documento, indicando valores antiguos, nuevos, fecha y hora de modificación y el usuario que realizó la modificación. Se puede visualizar de manera individual o por medio de un reporte desde la siguiente transacción:

Transacción S_ALR_87012293

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