✒️SAP FI / La gestión de documentos Por Andres Arango Monsalve
SAP FI La gestión de documentos
GESTION DE DOCUMENTOS
VISUALIZAR DOCUMENTOS
Los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual a través del mismo reporte.
TRANSACCION FB03
FINANZAS-GESTION FINANCIERA- LIBRO MAYOR- DOCUMENTO- VISUALIZAR.
El sistema solicita documento, sociedad, ejercicio. Si no se cuenta con el número de documento, se puede ingresar al icono lista de documentos muestra una pantalla que permite ingresar filtros que delimite los documentos que mostrara el reporte, cuando se ejecuta este reporte el sistema nos muestra los documentos que cumplen con la selección, muestra solo los datos de cabecera. Si se ingresa en el número de transacción ingresamos al documento resumen.
INFORMACION ENCONTRADA EN EL RESUMEN DE DOCUMENTOS:
- VISUALIZAR/ MODIFICAR.
- VISUALIZAR OTRO DOCUMENTO.
- SELECCIONAR POSICIONES: encontramos la información detallada de una posición, se puede ver numero de posición y clave de contabilización, numero de documento, los datos adicionales que vemos en una posición dependen del status campos, que posee el dato de cuenta mayor.
- Datos de cabecera: Contiene los datos que ingreso el usuario al momento de registrar y posee otros datos que se completan de manera automática, código de transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.
- Moneda de visualización: distintas monedas en las que tiene configurada la sociedad.
Moneda del documento: moneda en la que se registró el documento.
Moneda local: Moneda en la cual la sociedad registra su contabilidad.
Moneda de grupo y moneda fuerte: monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es multimoneda y puede administrar sus libros contables hasta en 3 monedas.
Cuando se visualiza un documento, también podemos ver presentación preliminar como cuando se le da simular para acceder: MENU-DOC-PRESENTACION PRELIMINAR.
Se pueden quitar o colocar columnas para modificar las posiciones, se puede seleccionar o modificar LAYOUT esto se puede encontrar en cualquier version, se podran abrir columnas a la izquierda y a la derecha que esten ocultas, y podemos seleccionar en que orden pueden estar las columnas.
AUDIOTIP el LAYOUT se puede realizar en multiples operaciones, por ejemplo en el resumen de documentos, en la presentacion preliminar, en los reportes e incluso en la simulacion de los asientos, muchas veces en vez de darle en moneda de visualizacion se puede sacar un LAYOUT que me muestre todos los importes en las diferentes monedas se puede grabar y como LAYOUT predeterminado, las colummnas que se visualizan en el resumen de documento son ajustables o reducirlas tal como seria en un excel tambien moverse con el mouse y ampliarlo hacia donde queremos.
Por cualquiera de las formas que se grabe un LAYOUT el sitema solicita una clave o denominacion, si se le antepone / significa que este layout es para todos los usuarios, si es del que lo esta creando no se le antepone y se le coloca ESPECIFICO USUARIO.
Si desearamos ingresar a una transaccion posterior con una disposicion distinta a la que trae el sistema le damos SELECCIONAR LAYOUT
Hay unos cuadros pequenos blanquitos con una flecha a la derecha que permite que permite MODIFICAR, GRABAR O SELECCIONAR LAYOUT
MODIFICAR DOCUMENTOS
Dependiendo del documento se pueden hacer modificaciones de lo contrario no.
TRANSACCION FB02
FINANZAS-GESTION FINANCIERA- LIBRO MAYOR -DOCUMENTO-MODIFICAR.
Esta transaccion es igual a la FB03, solo que al agregar el numero de documento se habilitan los campos editables, aca en esta pantalla se puede modificar el campo de referencia y el texto de cabecera, ya para modificar los datos de cabecera se le da en el sombrerito. Los campos que permite cambiar son el campo asignacion, el campo texto de posicion, la condicion de pago y otros campos que son posibles de modificar, para modificar se debe dar doble click en alguna de las posiciones del documento y luego grabar.
MODIFICAR DOCUMENTO DE POSICION
Cuando accedemos a un documento se puede visualizar un resumen del documento todas las posiciones, solo la cabecera del documento o solo una posicion del documento. la transaccion que permite MODIFICAR DOCUMENTOS POR POSICION permite realizar filtros que se cojan esas posiciones que necesitamos y luego modificamos como la forma anterior y grabamos.
TRANSACCION FB09
FINANZAS-GESTION FINANCIERA- LIBRO MAYOR- DOCUMENTO- MODIFICAR POSICION.
VISUALIZAR MODIFICACIONES
Todas las modificaciones se guardan y se puede verificar lo siguiente:
- el campo que se ha modificado.
- los valores nuevos y antiguos.
- el usuario que ha realizado la modificacion.
- fecha y hora de la modificacion.
Para verificar:
Se ingresa a la visualizacion de un documento ir al MENU ENTORNO- MODIFICACIONES DE DOCUMENTO-
Haciendo doble click sobre el campo cambiado veremos los valores anteriores que tenia el sistema. y si se da doble click sobre la linea visualizaremos fecha usuario y hora de modificacion.
PARA VIZUALIZAR LAS MODIFICACIONES POR MEDIO DE UN REPORTE TENEMOS LA SIGUIENTE TRANSACCION:
TRANSACCION S-ALR-87012293 LOS GUIONES SON GUION BAJO
FINANZAS-GESTION FINANCIERA-LIBRO MAYOR-SISTEMA DE INFORMACION-INFORMES PARA LIBRO MAYOR-DOCUMENTO-GENERAL-VISUALIZAR MODIFICACIONES DOCUMENTO.
Nos aparece una pantalla que nos pide ciertos filtros y le damos ejecutar.
EN CUALQUIER PANTALLA DEL SISTEMA PODEMOS HACER UN DUPLICADO DE PANTALLA PARA IMPRIMIR HACIENDO CLICK EN EL BOTON DATOS LOCALES QUE ES EL BOTON DE COLORES QUE SE ENCUENTRA EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS EL ULTIMO BOTON EN LA PARTE SUPERIOR DE LA PANTALLA HAY UNA OPCION DENOMINADA DUPLICADO DE PANTALLA AL HACER CLICK EN ESTA OPCION EL SISTEMA ENVIARA A LA IMPRESORA UNA COPIA DE LA PANTALLA DE SAP QUE ESTEMOS VISUALIZANDO SI TENEMOS PREDEFINIDA UNA IMPRESORA PDF POR DEFECTO ENTONCES EL SISTEMA GENERARA LA IMPRESION EN UNA ARCHIVO PDF.
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Sobre el autor
Publicación académica de Andres Elias Arango Monsalve, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Andres Elias Arango Monsalve
Profesión: Ingeniero Financiero y de Negocios - Colombia - Legajo: SC60T
✒️Autor de: 119 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero financiero y de negocios con 7 años de experiencia, nivel medio alto en ingles, con experiencia en el sector bancario y cuentas por pagar, herramientas informáticas, manejo funcional sap.
Certificación Académica de Andres Arango
