✒️SAP FI / La gestión de documentos Por Samanda Garcia
SAP FI La gestión de documentos
UNIDAD 2
LECCION 6 GESTION DE DOCUMENTOS
VISUALIZAR DOCUMENTOS
Se pueden visualizar en Menu /Finanzas/ Gestión Financiera/ Libro Mayor/ Documento /Visualizar TRANSACCION FB03
Para visualizar el documentos los datos claves son:
Numero de documento
Sociedad
Ejercicio
Si no se conocen estos datos se presiona el icono Lista de documentos y se ingresan los filtros. El reporte muestra solo los datos de cabecera (Sociedad - Doc No. - Año - Clase - Fecha Doc - Fecha Contab). Sobre el documento haciendo doble click se muestra el resumen de documentos con los Datos de Cabecera y Datos de Posición)
Iconos del Resumen de Documentos
Visualizar / Modificar : Permite modificar de modo.
Visualizar otro documento: Se abre una ventana emergente, solicitando el número de documento.
Seleccionar Posiciones: Abrira una posición especifica (NUMERO DE POSICION, CLAVE DE CONTABILIZACION, NUMERO DE DOCUMENTO)
Seleccionar Cabecera: Se visualizan los datos de cabecera completos (AUTOR, FECHA DE REGISTRO, HORA DE ENTRADA, CODIGO DE TRANSACCION, MONEDA, FECHA, CLASE)
Icono Moneda de Visualización : Visualizar el asiento en las distintas monedas configuradas en la sociedad. Este icono abre una ventana emergente que contiene las distintas monedas las cuales son:
- Moneda documento: En la que se registro la operación (Moneda local o Moneda Extranjera)
- Moneda Local: Es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.
- Moneda Grupo y Moneda Fuerte: Son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones de SAP.
SAP Puede administrar sus libros contables hasta en 3 monedas.
Desde el resumen de documento se puede visualizar la presentación preliminar que permite hacer una impresión del documento.
Menu / Documento /Presentación Preliminar
En el primer recuadro los datos de cabecera.
En el segundo recuadro las posiciones.
Iconos de Layout
Permite modificar los datos que se ve en pantalla y para los reportes:
- Modificar Layout : Cuando se presionan algunos de los dos iconos se abre una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izquierda) y las columnas ocultas (derecha) . Con la flechas bidireccionales se pasan los campos de un lado al otro, el orden, delimitar la longitud y ancho de la columna.
- Grabar Layout o disposición : Se abre una ventana que solicita una clave y denominación que identifica el layout . OJO: Si al layout se le antepone / significa que este layout es validos para todos los usuarios. Para que se especifico se debe tildar la opción Especifico Usuario.
- Seleccionar Layout o disposición: Una disosición distinta a la que trae SAP.
Visualizar documentos (Transaccion FB03, Reporte de Partidas abiertas individuales)
MODIFICAR DOCUMENTOS
Se pueden modificar documentos que hayan sido contabilizados
Menu /Finanzas/Gestión Financiera/ Libro Mayor/ Documento /Modificar TRANSACCION FB02
Al ingresar con el documento se habilitan los campos editables.
Pantalla resumen de documentos se presiona el icono datos de cabecera (SOMBRERITO) que permite modificar los datos de cabecera CAMPOS REFERENCIA Y CAMPO TEXTO DE CABECERA.
A nivel de posiciones nunca podrán modificarse los datos como Cuentas Contables, Importes, Imputaciones Adicionales solo se pueden modificar, los campos texto, condición de pago y otros parametrizados como modificables.
Modificar documentos por posición:
En SAP se puede acceder a un resumen del documento de todas las posiciones o solo la cabecera o solo una posición.
Se habilitan las posiciones que cumplen con ciertas caracteristicas.
Menu/ Finanzas/ Gestión Financiera/ Libro Mayor /Documento /Modificar Posición TRANSACCION FB09
Visualizar Modificaciones
Las modificaciones SAP las gurada en un Log de modificaciones para que el usuario verifique:
- El campo modificado.
- Los valores nuevos y antiguos.
- El usuario que realizo la modificación.
- Fecha y hora de la modificación.
Menu / Entorno/ Desplegar la lista/ Opción de modificación de documento
El sistema muestra una pantalla con los campos modificados, con doble click se accede a los valores antes que tenia el campo y se vera tambien el nuevo valor.
Con doble click sobre la linea de modificación se vera información de usuario, fecha, hora a cuando se realizo la modificación.
Las modificaciones se pueden visualizar por medio de un reporte
Menu / Finanzas/ Gestión Financiera/ Libro Mayor / Sistema de Información /Informes para Libro Mayor/ Documento/General/Visualizar Modificaciones Documento TRANSACCION S_ALR_87012293
Permite ingresar filtros que delimitan el reporte, con el icono ejecutar se obtiene el reporte con los siguientes datos:
Nombre de Sociedad
Registrado
Hora
Documento No.
Año
Nombre
Campo
Valor nuevo
Valor anterior
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Sobre el autor
Publicación académica de Samanda Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Samanda Garcia
Profesión: Contadora - Colombia - Legajo: CR71W
✒️Autor de: 57 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Samanda Garcia
Disponibilidad Laboral: FullTime 
