GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Visualizar documentos
Todos los documentos en SAP se pueden visualizar de manera individual y a través de un reporte, esto mediante la transacción FB03. Al ingresar a esta transacción requerimos datos clave como número de documento, ejercicio y sociedad. En caso de que no contemos con estos datos podemos acceder a través del ícono Lista de Documentos a la pantalla donde mediante filtros aplicados podemos ubicar aquellos documentos que deseamos visualizar, ya sea por tipo de documento, por periodo o incluso aquellos creados por usuario.
Al generar el reporte de visualización de documento sólo podremos visualizar los datos de cabecera del documento, si damos clic sobre algún documento en específico podremos ingresar al detalle de ese en particular. Adicional a esto el sistema tiene algunos íconos para poder tener más detalle de nuestro reporte por ejemplo:
* ( lápiz) modificar / visualizar : Este ícono permite pasar del modo de visualización al modo de modificar y viceversa.
* Visualizar otro documento : Podremos cambiar hacia otro documento, ingresando de nuevo datos clave (número de documento, ejercicio y sociedad.
* (Sombrero) Seleccionar cabecera : Visualizaremos los datos de cabecera del documento.
* Moneda de visualización : Podremos elegir de las diferentes monedas (moneda de documento, moneda local , moneda fuerte o moneda de grupo), aquella en la que deseamos ver el documento.
Para poder tener una presentación preliminar del documento seguimos la siguiente ruta:
Menú --> Documento --> Presentación preliminar ( Esta opción nos da una vista para impresión del documento)
En los reportes las columnas de información pueden modificarse ya se agregando o eliminando, de tal manera que se configure conforme a las necesidades del usuario. Esto mediante el ícono " Layout" (modificar layout o disposición de columnas)
Esta opción es útil para poder ordenar los registros, cambiar el orden de las columnas, ocultar columnas no deseadas y colocar totales y subtotales.
Estas modificaciones de columnas se pueden grabar como lay out personalizados en SAP, al momento de guardarlos el sistema nos solicita un nombre para este lay out con el que podremos ubicarlo en el sistema, si previo al nombre colocamos una diagonal ( / ) este lay out estará disponible para cualquier usuario. En caso de requerir que el lay out solo pueda consultarlo quien lo creó antes de guardarlo debemos elegir la opción "Específico usuario" y no colocar la diagonal.
MODIFICAR DOCUMENTOS
Todos los documentos aún cuando han sido contabilizados pueden modificarse, sin embargo sólo podrán ser modificados aquellos cambios habilitados que generalmente serán sólo algunos dato de cabecera y posiciones tales como campos de texto.
Transacción FB03 (ingresamos datos clave) al continuar nos arroja una primer pantalla con una vista resumen del documento, al seleccionar el ícono sombrero (datos de cabecera) habilita los datos de cabecera que si pueden modificarse. ( Referencia o txt de documento).
A nivel posición no pueden modificarse datos como clave de contabilización, cuentas o importes.
MODIFICAR DOCUMENTOS POR POSICIÓN
En SAP podemos visualizar un documento como resumen es decir ver el total de posiciones que contiene o en su defecto acceder a cada posición para modificar, esto a través de la transacción FB09, mediante esta transacción podemos seleccionar el número de posición que deseamos modificar o el tipo de cuenta donde queremos modificar posiciones.
VISUALIZAR MODIFICACIONES
Todas las modificaciones que realicemos en SAP siempre estarán disponibles para consulta del usuario, podremos visualizar el campo que se ha modificado, los valores nuevos y los valores antiguos, el usuario que realizó la modificación y la fecha y hora en la que fue modificada, esto a través de la transacción FB03 mediante la siguiente ruta:
FB03 ---> Menú --> Entorno --> Modificaciones documento
Con la ruta anterior tendremos una pantalla con el detalle de los campos que han sido modificados, si doy clic sobre uno podremos ver a detalle como se encontraba el campo anterior y los datos actuales, así mismo si vuelvo a hacer clic sobre el registro podremos observar el usuario que modificó, la fecha y hora en la que lo hizo.
En caso de requerir visualizar las modificaciones de varios documento o clases de documentos o por periodos específicos, podemos hacerlo mediante la transacción S_ALR_87012293 aquí seleccionamos el filtro requerido y ejecutamos el reporte.