V – GENERACIÓN Y REGISTRACIÓN DE AMORTIZACIÓN
- EJECUCIÓN DE AMORTIZACIONES
Todo movimiento de activos fijos en el módulo de la Contabilidad de activos fijos (FI-AA) provoca una modificación inmediata en la amortización prevista. Sin embargo, no se genera una actualización inmediata de la amortización ni de las cuentas de amortización acumulada ni de las cuentas de resultados.
La amortización planificada se contabiliza en el Libro Mayor en el momento de efectuar la ejecución periódica de contabilización de amortizaciones. Esta ejecución, contabiliza la amortización planificada para cada nivel de imputación, para cada activo fijo individual en forma global.
- PROGRAMA DE CONTABILIZACIÓN
El programa de contabilización de amortizaciones, llamado RAPOST2000, contabiliza todas las operaciones periódicas creando documentos colectivos para la Contabilidad General. No crea documentos separados para cada activo fijo.
Transacción AFAB
è Finanzas à Gestión Financiera à Activos Fijos à Operaciones Periódicas à Ejecución de Amortización à Compra à Ejecutar
Pantalla de Selección
Parámetros
Como parámetros principales para realizar la ejecución deberemos completar, la sociedad, el ejercicio y el período. El programa contempla determinados controles, nunca omitir amortizar un período antes de ejecutar otro. Siempre deben respetarse el orden de los períodos contables.
Motivo de Ejecución
Contamos con 4 opciones de las cuales solo podemos elegir una.
Planificada: se refiere a la amortización normal de un período.
Reejecución: este motivo de ejecución solo puede utilizarse si luego de haber ejecutado la amortización planificada surgen modificaciones, altas posteriores o cualquier otro movimiento que no haya sido tenido en cuenta en la primer ejecución de la amortización planificada.
Reanudación: se utiliza únicamente cuando el programa haya sufrido alguna interrupción al momento de generar las amortizaciones y no haya podido completarse el proceso en su totalidad. Si el programa detecta errores que no le permite contabilizar los movimientos, entonces deberá solucionarse primero el motivo del error antes de ejecutar el programa en modo Reanudación.
No Planificada: se utiliza para la contabilización de las amortizaciones no planificadas. Estas amortizaciones fueron registradas en el módulo de activo fijo pero no en la Contabilidad Principal, con el programa Rapost2000 se contabilizan en el Libro Mayor.
Otras Opciones
Listar Activos Fijos: permite visualizar el detalle de activos fijos que se incluyen en la ejecución de la amortización.
Comprobantes de Amortización Manual: este indicador permite solicitar una lista de las amortizaciones manuales como anexo al log de contabilización amortización.
Layout: permite seleccionar la disposición de datos y columnas que se visualizará en el log del programa.
Parámetros para ejecución en Test
El programa se puede ejecutar en modo test, esta funcionalidad brinda una visualización previa de los resultados de la amortización. Es muy importante ejecutar primero en modo test para asegurarnos de que no exista ningún tipo de error. Una vez que se haya confirmado que el programa no contiene mensajes de error se debe ejecutar en modo real.
Si marcamos la opción Análisis de Errores, nos mostrará solo aquellos activos que contengan algún tipo de error, sino nos mostrará una lista vacía.
En la lista en modo test se pueden seleccionar una lista o rango de activos a fin de realizar un análisis puntual si es que fuera necesario.
En la ejecución en modo test se pueden seleccionar una lista o rango de activos a fin de realizar un análisis puntual si es que fuera necesario.
Reporte
Luego de ejecutar el programa, obtendremos una lista detallada con los activos que se incluyen en el proceso de amortizaciones. En esta lista nos encontraremos con los siguientes datos:
Datos de Activos Fijos: podremos identificar el código de activo, denominación, determinación de cuenta, centro de costos, etc.
Importe Previsto: se refiere al importe anual de amortización previsto para cada activo. Si el activo posee una clave de amortización lineal, este importe surge de dividir el importe de capitalización por los años de vida útil.
Importe Contabilizado: muestra el importe total de amortizaciones que ya se han contabilizado para el ejercicio en curso.
A Contabilizar: es el importe de amortización que se contabilizará en la ejecución actual del programa. Es decir el importe que corresponde al período que se está ejecutando.
Amortización Acumulada: es la suma del importe contabilizado y el importe a contabilizar en el período actual.
Cuando se procesa el programa de amortizaciones, puede arrojar diversos tipos de errores. El sistema siempre nos informará de que se trata el error de manera que podamos realizar las correcciones necesarias para poder ejecutarlo de manera exitosa. Para conocer con mayor detalle la lista de errores debemos utilizar el botón Log de Errores.
La ejecución del programa en modo test se puede realizar de manera interactiva un on line, tal como lo hemos hecho con cualquier reporte que vimos en el transcurso de la carrera. Sin embargo para ejecutar el programa de amortizaciones en modo real debemos hacerlo por un proceso de fondo.
¡En la Practica!
Para ejecutar el programa de contabilización de amortizaciones en modo real, no se pueden colocar delimitaciones de activos fijos. El programa se ejecuta para todos los activos.
Los procesos de fondo son muy útiles para procesar datos masivos y además, permiten optimizar los recursos del sistema ya que se ejecutan en segundo plano. Los pasos para ejecutar un programa en proceso de fondo son los siguientes:
a) Elegir la opción del Menú >> Programa >> Ejecutar en proceso de fondo.
b) Se abrirá una ventana en la cual deberemos seleccionar parámetros de impresión. No se realizará una impresión realmente, sino que éstos parámetros nos servirán para visualizar el resultado de la ejecución del programa, no obstante, en un momento posterior se podrán imprimir los resultados obtenidos.
c) El programa puede ejecutarse inmediatamente o planificar un Job para su ejecución en unos momentos posterior.
Finalizados los pasos para ejecutar el programa en fondo, el sistema mostrará un mensaje indicando que se creó el job que ejecutará el programa.
- LOG DE AMORTIZACIONES
Cuando ejecutamos un programa en un proceso de fondo, no lo visualizamos de la misma manera que si se ejecuta de manera interactiva, por lo tanto, SAP nos brinda una transacción que nos permite visualizar el log de las ejecuciones realizadas con el programa de contabilización de amortización.
Transacción AFBP
Ø Finanzas à Gestión Financiera à Activos Fijos à Operaciones Periódicas à Ejecución de Amortización à Visualizar Log
En la pantalla de selección deberemos completar con los parámetros del periodo que deseamos visualizar.
Si seleccionamos en la pantalla de selección la opción, Llamar Directamente al Monitor, veremos una pantalla similar a la imagen, la cual indicará si un proceso de amortización finalizó correctamente o con errores.
Sobre la derecha de la misma pantalla podremos ampliar la información que muestra el monitor y visualizar los documentos contables generados o el detalle de los errores en caso de que el proceso de ejecución de amortizaciones haya fallado.
Si no marcamos el tilde de errores veremos un reporte igual al que vimos cuando ejecutamos el programa RAPOST2000 en modo test.
- VISUALIZACIÓN DE JOBS
Cuando ejecutamos un programa en proceso de fondo, estamos generando un job, podremos conocer el estado o avance del job accediendo por la transacción SM37.
La transacción nos propone múltiples criterios para filtrar los Jobs a mostrar, generalmente los datos propuestos son suficientes para ver la lista de Jobs.
Luego de ejecutar la transacción tendremos acceso a una lista de job que cumplan con los criterios de selección. La lista mostrará el estado del job, puede estar Activo, quiere decir que aún se está procesando, Cancelado o Terminado.
Posicionados sobre el job que deseamos ver, podemos presionar el botón SPOOL y visualizar el resultado del programa ejecutado.