✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Juan Jaramillo De La Torre
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
clase de documento: asignación externa para interface, mismo rango de numeración.
Moneda extranjera: OV08
clave de contabilización: ingreso imputacion al debe o al haber.
Desde otros modulos: documentos tipo de operación, registran de manera automatica.
El campo Asignación es un campo de entrada libre. Cuando contabilizas un movimiento puedes ingresar el valor que desees.
Sin embargo, también puedes hacer que se complete de manera automática con algún dato del documento o concatenación de datos. Por ejemplo: Número de documento + fecha.
Para hacer que se complete de manera automática, en el dato maestro de la cuenta de mayor, en el campo Clave de Clasificación debes elegir con qué dato quieres que se complete.
Te muestro una imagen con algunas opciones:
Lo que dices es correcto, lo ideal es que cada rango de números sea para una clase de documento diferente. Sin embargo, SAP da la opción de poder asignar el mismo rango a varias clases de documento.
Te doy un ejemplo de una empresa en la que vi que utilizaban el mismo rango de números para varias clases de documento.
Esta empresa tenía varias clases de documento para facturas de acreedor. Los documentos KR era para todas las facturas que se procesaban en la Administración Central y los documentos KS para todas aquellas facturas que se procesaban en una sucursal. Si bien las clases de documento KR y KS representaban la misma operación, una factura de acreedor, para ellos era importante distinguir la procedencia de la contabilización ya que las facturas de sucursales tenían una gran cantidad de validaciones y controles extras. Ambas clases de documentos se registraban en el sistema con el mismo rango de numeración.
Hay muchas las claves de contabilización que las utiliza el sistema de manera automática. Te cuento sobre el uso de algunas:
21/31 - Esta se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en el debe o en el haber.
22/32 - Se genera automáticamente cuando se anula una factura o una nota de crédito.
25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.
26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago. Este tema lo verás mejor en la unidad 4, pero cuando realizas un pago y se genera una partida por un monto pendiente de pago, se registra con la clave 26.
27/37 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas de acreedores, por ejemplo, cuando se compensa una factura con un pago.
28/38 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas en los pagos, por ejemplo, cuando haces un pago de una factura y también compensas un anticipo pendiente.
29/39 - Se utilizan en las operaciones CME (Cuenta de mayor especial). Este tema lo verás en la unidad 4.
Con respecto a la clase de cuenta, lo que determina es, que cuando te posicionas en el siguiente campo que es cuenta, te habilita el matchcode para la clase de cuenta según la clave de contabilización que hayas seleccionado.
Por ejemplo si elegís una clave de contabilización 01 a 19, en el campo cuenta tendrás que ingresar un deudor y si buscas con el matchcode solo te traerá deudores, en cambio si elegís de 21 a 39 el matchcode te traerá acreedores y solo podrás ingresar un acreedor en el campo cuenta.
Lo que se puede determinar que solo lleve contabilización automática son las cuentas de mayor. En el caso de las clases de documento solo se podría limitar por medio de validaciones.
En una validación se establecen condiciones que deben cumplir determinadas operaciones, sino se cumple, el sistema emite un error e impide la contabilización. Esta sería una posible solución a implementar para limitar el uso de ciertas clases de documento.
Las validaciones las puede configurar un consultor funcional.
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Sobre el autor
Publicación académica de Juan Jose Jaramillo De La Torre, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Juan Jose Jaramillo De La Torre
Profesión: Ingeniero de Sistemas - Colombia - Legajo: PA44Q
✒️Autor de: 49 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Accounting for SAP S/4HANA FINANCE
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: PartTime
