✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Mayra Naranjo
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP funciona según el principio el registro por documentos, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo. Cada documento se identifica gracias a los campos
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Se dividen en dos partes: una cabecera (válida para todo el documento) y múltiples posciones (2 a 999 posiciones). SAP registra como mínimo por cada operación. El sistema puede asignar los números de documento o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documento.
Los datos cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento. La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza par diferenciar las operaciones contables que se registran, son válidas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
- Fecha Documento: registra la fecha del documento que se esta registrando
- Fecha contabilización: Fecha contable y determina en que período del ejercicio fiscal se registrará el asiento
- Sociedad: identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable
- Moneda: moneda del documento, puede ser local o extranjera
- Fecha de conversión: para casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta a la fecha del documento
- Tipo de cambio: casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico
- Referencia_ campo de entrada libre que eun documentos representan facturas se almacena el número de documento legal
- Texto de cabecera: texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes
- Tienda: representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control denominado Cave de contabilización, esta determina
- Si la imputacióva al Debe o Haber
- El tipo de cuenta que se esta imputando y los tipos de cuenta son: (S) cuentas de mayor, (D) cuentas de deudores o clientes, (K) cuentas de acreedores o proveedores, (M) cuentas de materiales, (A) cuentas de activos fijos
Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos
- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable, es automático y lo determina SAP
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización, la cuenta será un dato maestro de cuenta de mayor, cuenta de deudor, cuenta de acreedor o cuenta de activo fijo
- Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asocidada que tiene almacenada en el dato maestro
- Importe: importe en la moneda del documento
- Centro de costo: objeto de imputación del módulo CO, está imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado
- Texto de posición: texto libre que puede visualizarse en los reportes
- Asignación: campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo clave de clasificación en el dato maestro que se este imputando
Los datos de posición se completan en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor, luego se solicita la información adicional respecto a la posición, las cuentas de mayor tienen el grupo de status campo que dice que datos son obligatorios, opcionales y ocultos.
Nos solicitan que ingresemos la clave de contabilización y cuenta de la próxima posición, después pasamos a datos adicionales de acuerdo al grupo de status campo que posea la cuenta elegida.
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Sobre el autor
Publicación académica de Mayra Herrera Naranjo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Mayra Herrera Naranjo
Profesión: Business Analyst|data Governance - Mexico - Legajo: BJ82X
✒️Autor de: 10 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
