Introducciòn al concepto de documento contable
SAP funciona por registros de documentos, es decir, para cada contabilizaciòn u operaciòn se genera un documento unico que permanece dentro de los archivos.
Cada documento se identifica de forma ùnico por los siguientes campos:
- Numero de Documento:
- Sociedad
- Ejercicio
Los documentos en SAP se encuentran estructurados en:
- Datos de Cabecera
- Datos de Posición.
El sistema puede asignar documentos ( asignaciòn interna) o el usuario puede asignarlo (asignaciòn externa)
Datos de Cabecera: campos validos para todos los documento:
- Clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.funciones de control:
- Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar, es decir, si permite imputaciones en cuentas de mayor, de acreedores, deudores o activos fijos.
- Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
- Fecha de documento: refleja la fecha del documentos fisico que se esta registrando. Ejem. Fecha factura.
- Fecha Contabilizaciòn: fecha contable, determina el ejercicio fiscal en el que se registrara el documento.
- Sociedad
- Moneda: Local o extranjera.
- Fecha Conversiòn se utiliza para registrar operaciones en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio distinto a la fecha del documento
- Tipo de Cambio se utiliza para registrar operaciones en moneda extranjera y desea utilizar un tipo de cambio especifico
- Referencia: campo de entrada libre , generalmente representa la factura
- Texto Cabecera: Texto Libre que se puede visualizar en diversos reportes.
- Tienda representa la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
Datos de Posiciòn
Clave de contabilizaciòn Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a:
- Cuentas de mayor (S)
- Acreedor proveedor (K)
- Deudor o clientes (D),
- Activos fijos (A)
- Materiales (M).
Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:
- 01 - Deudor al Debe
- 11 - Deudor al Haber
- 21 - Acreedor al Debe
- 31 - Acreedor al Haber
- 40 - Cuentas de Mayor al Debe
- 50 - Cuentas de Mayor al Haber
- Posiciòn: dato automàtico determinado por SAP que identifica al numero de reglòn dentro de un asiento contable.
- Cuenta: Dependiendo de la clave de contabilizaciòn utilizada la cuenta sera un dato maestro de cuenta mayor, deudor, acreedor o de activo fijo.
- Indicador CME
- Importe:
- Centro de Costo: objeto de imputaciòn del modulo CO
- Texto de Posiciòn: texto libre que puede visualizarse en los reportes
- Asignaciòn: Campo de entrada libre