✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Silvina Barrionuevo
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
DOCUMENTO CONTABLE EN SAP.
En SAP todas las registraciones generan un documento. Cada documento puede individualizarse desde su creacion hasta su archivo e identificarse con un numero, la sociedad FI en la que fue creado, y el ejercicio en el que impacta contablemente.
Cada documento recibe un numero unico, el cual se origina de manera interna (Ejemplo, se definen rangos de numeracion de acuerdo al tipo de registracion contable que se trate, asientos de cuentas a pagar, asientos de registracion de pagos, asientos de registracion de cobranzas, asientos de ajustes contables, asientos de ventas, etc..) o bien de manera externa en caso que la defina el usuario.
A) Estructura de un documento:
1) CABECERA DE UN DOCUMENTO SAP: informacion valida para todo el documento.
Un dato clave de control e importante dentro de la cabecera es la CLASE DE DOCUMENTO. La clase de documento identifica la operacion contable que se esta registrando, por ejemplo si se trata de un asiento de registracion de factura de acreedor, la registracion de factura emitida a un deudor, un asiento de pago de remuneraciones, de proveedores o de impuestos, una registracion de ajuste contable, una anulacion de asiento, ect., cada una de estas situaciones se registra utilizando una clase de documento especifica.
Las clases de documentos son validas para todas las sociedades FI, y cada una de ellas lleva asociado un rango de numeracion con que sera identificado cada documento creado (dentro de esa clase). A esto se hacia referencia antes al mencionar que el numero con que se identifica un documento contable es unico y su numeracion queda definida de acuerdo a un rango por tipo de registracion contable que se trate.
La FECHA DE DOCUMENTO refleja en el sistema la fecha del documento fisico que se esta imputando contablemente, por ejemplo: la fecha de factura del proveedor (acreedor). La FECHA DE CONTABILIZACION es la fecha en que se determina que el asiento contable debe impactar (ejercicio/mes), SOCIEDAD FI indentifica en que sociedad se esta registrando el asiento, MONEDA del documento (local o extranjera), FECHA DE CONVERSION la cual sirve para determinar a que paridad debera convertirse la moneda del documento a la moneda de la sociedad (en caso de que se este registrando una operacion en moneda extranjera), TIPO DE CAMBIO cuando se define precisar una paridad especifica para la conversion, REFERENCIA DEL DOCUMENTO es el campo donde debe consignarse el numero que identifica el documento legal a registrar (ejemplo: numero legal de la factura de proveedor) Actualmente en Argentina, el formato permitido es 5 digitos para el punto de venta, la letra que identifica el comprobante (A, B, C, M, ...) y 8 digitos para el numero legal. Por ultimo el TEXTO DE CABECERA, un campo para texto libre que puede visualizarse en los distintos reportes.
2) POSICION: cada linea que corresponde a la imputacion a efectuar (2 y 999 posiciones). Cada posicion contiene un dato clave de control denominado CLAVE DE CONTABILIZACION.
La clave de contabilizacion permite determinar si la imputacion debe impactar al debe o al haber, y el tipo de cuenta que se esta imputando:
S cuentas de mayor (ejemplo, una imputacion al debe de este tipo de cuentas lleva una clave de contabilizacion 40 y si es al haber 50)
D cuentas de deudores
K cuentas de acreedores
M cuentas de materiales
Ademas de la clave de contabilizacion, y cuenta de mayor, o de deudor, de acreedor, de activo fijo, cada posicion se identifica con un numero.
El indicador CME indica que en el caso de utilizar acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenado dato maestro. Por ejemplo en caso que se este registrando un anticipo a proveedor, esta imputacion se haria utilizando un codigo CME que permita que el registro impacte en la cuenta de activo "Anticipos a proveedores" en lugar de la cuenta "Proveedores a Pagar" que es la cuenta de mayor que naturalmente lleva asociada una cuenta de proveedor.
En campo IMPORTE corresponde a la moneda del documento. En el caso de imputar a cuentas de resultado, el campo CENTRO DE COSTO sera relevante. Al igual que en el campo texto de cabecera, tambien existe un campo denominado TEXTO DE POSICION.
El campo ASIGNACION, debera completarse de acuerdo al parametro definido en Clave de clasificacion de la cuenta que se este imputando.
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Sobre el autor
Publicación académica de Silvina Barrionuevo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Silvina Barrionuevo
Profesión: Contadora Pública - Argentina - Legajo: OK21V
✒️Autor de: 15 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
