✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Claudio Talavera

LECCION 2º Introducción al concepto de documento contable

Unidad2: Lec02 _ Intro Doc. Contable

Número de Documento

Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento.

En general y como concepto global para SAP, la numeración de un documento depende de la clase de documento que se utilice para la registración del mismo.

En el caso del Módulo FI, un documento se identifica por 3 campos que son unívocos:

• Sociedad
• Número de documento
• Ejercicio

Los números de documento se pueden repetir por año fiscal y esto dependerá de cómo estén creados los rangos de números.

Los documentos FI se pueden visualizar con la transacción FB03.

En el caso del Módulo MM, en general el número de documento queda definido por ese sólo dato, o bien, para los movimientos de mercadería a dicho número se asocia el Ejercicio correspondiente.

Para visualizar los documentos MM se requiere de transacciones diferentes para cada uno de ellos (ME53N, ME3N, MIGO, MIR4, entre otros).

FB03

Transacción estándar de SAP que se utiliza para la visualización de los documentos contables.

Hay dos formas de poder acceder a visualizar los datos:

• De manera individual ingresando la identificación del documento que se compone por el número de documento, sociedad y ejercicio
• Por medio de una lista de documentos, presionando el botón que aparece en pantalla Lista de Documentos. La lista permite filtrar por una gran cantidad de datos como sociedad, ejercicio, clase de documento, fecha de registro, fecha de contabilización, etc.

La visualización de un documento se compone dos partes:

• Cabecera, que cuenta con los datos válidos para todo el documento como sociedad, fechas, moneda, referencia.
• Posiciones, se refiere a cada una de las lineas que forman el asiento contable.

Desde la transacción de visualización también se podrá acceder a la modificación del documento presionando el icono del lapicito, el cual habilita los campos que pueden ser modificados.

SOCIEDAD

Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.

Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.

Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.

Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.

Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.

EJERCICIO

Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al período de tiempo por el cual se exponen la información en los estados contables.

Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones

Existen diferentes tipos de ejercicios:

• Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.
• Los que comienzan en un periodo diferente.
• Los ejercicios dependiente de año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.
• Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

El ejercicio se define por medio de una Variante de Ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

CLASE DE DOCUMENTO

Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

• KR Factura de Acreedor,
• KG Nota de Crédito Acreedor,
• SA Documentos .

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.

Transacción Ob08

Transacción OB08 - Actualizar Tipos de Cambio

Transacción utilizada en SAP para ingresar la relación monetaria entre dos monedas para una fecha determinada.

Los datos necesarios para completar la transacción son los siguientes:

Tipo de Cotización: Pueden existir diferentes tipos de cambio para una misma relación de moneda. A cada una de estas posibles relaciones se la denomina Tipo de Cotización. Ejemplo, Tipo de Cambio Comprador, Vendedor, Oficial, etc.

Fecha de validez: indica la fecha desde la cual es válido el tipo de cambio

Moneda de Origen y Moneda de Destino: son las monedas que forman el tipo de cambio.

Tipo de Cambio: el valor de la relación entre las dos monedas.

Puede acceder a la Transacción OB08 utilizando el menú:

• Menú SPRO
  • SAP NetWeaver
    • Parametrizaciones generales
      • Monedas
        • OB08 - Indicar tipos de cambio

Clave de Contabilización

Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:

• 01 - Deudor al Debe
• 11 - Deudor al Haber
• 21 - Acreedor al Debe
• 31 - Acreedor al Haber
• 40 - Cuentas de Mayor al Debe
• 50 - Cuentas de Mayor al Haber

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:

• 09 - Deudor con CME al Debe
• 19 - Deudor con CME al Haber
• 29 - Acreedor con CME al Debe
• 39 - Acreedor con CME al Haber

SAP FI CME - Configuración

Para cada clase de CME existen diferentes accesos en el customizing. No obstante, la transacción FBKP permite configurar los indicadores de cuenta de mayor especial.

Para crear un nuevo CME se debe definir lo siguiente:

• Clase de Cuenta: se deberá identificar si el indicador CME se creará para deudores (D) o para acreedores (K).
• Indicador CME: es la clave con la cual se identificará al indicador. Esta clave es de un dígito.
• Denominación: se deberá ingresar una denominación que describa el uso que se le dará al indicador.

Luego de deben definir las propiedades del CME:

• Partidas estadísticas: identifica si el indicador se utilizará en operaciones estadísticas.
• Relevante para el límite de créditos: hace que las operaciones con indicador CME sean tenidas en cuenta en las verificaciones de límite de créditos.
• Advertencia de Comprometido: permite que el sistema emita un mensaje de advertencia al contabilizar en una cuenta para la cual existe un saldo para el indicador de cuenta de mayor especial.
• Indicador CME Destino: este campo solo sirve para las solicitudes de fondo. Aquí se debe especificar todos los indicadores CME de destino que puede tener una solicitud de fondos.
• Clase de Operación CME: define si el CME será de Anticipo, Efecto u Otros.

CME

Sigla que identifica a las Cuentas de Mayor Especial.

El CME es utilizado para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en su dato maestro. La forma de utilizar una cuenta de mayor especial es por medio del campo Indicador CME.

Un claro ejemplo de la utilización de los CME son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

F-02

Se trata de una transacción clásica que se utiliza para la contabilización de documentos.

Esta transacción trae como datos por defecto la clase de documento SA y la clave de contabilización 40 para iniciar la registración con una cuenta de mayor, sin embargo, desde aquí se podrá imputar a cualquier tipo de cuenta, ya sea acreedores, deudores y activos fijos.

La transacción F-02 es igual a la transacción FB01 solo que trae datos propuestos para su registración.

F-43

Transacción F-43 - Registrar facturas de Acreedores

Transacción clásica para la contabilización de facturas de acreedor. Esta transacción trae propuestos los siguientes datos:

• Clase de documento KR
• Clave de contabilización 31 (imputación de acreedores al haber).

Puede acceder a la Transacción F-43 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores
        • Contabilización
          • F-43

FB01

La transacción estándar de SAP FB01 se utiliza para la contabilización de documentos, es decir la realización de asientos contables.

Denominamos Asientos contables a: “Cada una de las anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, que se realizan en contabilidad con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación en el patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una sociedad o persona física.

En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida".

La transacción FB01 se utiliza para publicar cualquier tipo de documento FI, por lo que es una transacción genérica de contabilización.

Muchas transacciones para contabilizar documentos llaman a FB01 y rellenan automáticamente algunos campos de salida (por ejemplo, tipo de documento, clave de cuenta, etc.).

No hay ruta de navegación para la transacción FB01 como usuarios normales deben utilizar otras transacciones.

F-22 etc. son todas las variantes de FB01, con ciertos defectos pre-llenados.

CO

Son las siglas con las que se identifica al Módulo SAP de Controlling.

CO es el módulo del Sistema SAP encargado de la Planificación Contable de las empresas.

CO pertenece al sector de módulos Financieros de SAP, los otros módulos Financieros más comúnmente utilizados de SAP son FI (Finanzas) y TR (tesorería).

La principal tarea de este módulo SAP CO es la planificación contable, permitiendole a las empresas que lo utilizan gestionar claramente su estructura de costos y ayudarle en la gestión de tomar decisiones relacionadas con los mismos.

SAP CO se destaca por:

• Documentar los sucesos financieros en tiempo real.
• Calcular las desviaciones económicas.
• Analizar flujos de ganancia/perdida.
• Realizar estudios de rentabilidad en operaciones.
• Estimar costos de producción.