Estructura De Documentos
Para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo
Cada documento se identifica de forma única:
- Numero de documento
- Sociedad
- Ejercicio
El documento SAP se divide en 2 partes
*Cabecera: información válida para todo el documento
*Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número.
“Asignación de números interna: el sistema los números de documentos y Asignación de números externa: el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentó”
Documentos de cabecera
Clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran. Son válidas para todas las sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignara a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Otras características relevantes de los datos de cabecera
*Fecha de documento: se utiliza para determinar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando
*Fecha de contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en qué periodo del ejercicio fiscal se está registrando el asiento
*Sociedad: identifica a la sociedad FI en la cual se registra el asiento contable
*Moneda: se refiere a la moneda del documento
*Fecha de conversión: son para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar el tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento
*Tipo de cambio: para los casos que se utilice moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio específico transacción
“En caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ningún de los campos mencionados se guardara en una tabla (transacción S_BCE_6800174)”
*Referencia: es un campo de entrada libre habitualmente en documentos que se representan facturas se almacena el número de documento legal
*Texto de cabecera: es un texto libre
*Tienda: se utiliza para representar el punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
Datos de posición
Los datos de posición: son muy importantes porque cuentan con un dato clave de control llamado Clave de Contabilización.
Determinan
a. Si la imputación va al Debe o Haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando para SAP los tipos de cuenta son los siguientes
S: cuentas de mayor
D: cuentas de deudores o clientes
K: cuentas de acreedores o proveedores
M: cuenta de materiales
A: cuentas de activos fijos
Otras características relevantes de los datos de posición
·Posición: este campo es automático y lo determina SAP identifica el número de renglón dentro de un asiento contable
·Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de cuenta mayor, acreedor, deudor o de activo fijo.
· Indicador CME: se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro en el caso de utilizar un acreedor o deudor
·Importe: moneda que se ingresó en los datos de cabecera
·Centro de costo: objeto de imputación de modulo CO, esta se utiliza en caso de estar registrado en una cuenta de resultado.
· Texto de posición
·Asignación: campo de entrada libre que puede completarse de manera automática de acuerdo como se complete el campo clave de clasificación en el dato maestro que se esté imputando