✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Karenina Acosta León
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
1. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
- SAP funciona con el PRINCIPIO DE REGISTO POR DOCUMENTOS: para cada contabilización se genera un documento.
- Cada documento se identifica de forma ÚNICA por medio de:
- número de doc
- sociedad
- ejercicio (periodo de tiempo por el q se expone la info en los edos contables. Contienen periodos contables)
- Los documentos SAP se dividen en:
- CABECERA.- info válida para TODO el doc
- MÚLTIPLES POSICIONES.- entre 2 y 999 posiciones
- SAP registra MÍNIMO 1 doc por 1 operación.
- Cada documento recibe un número ÚNICO
- Para la asignación de núm de doc:
- Asignación de núm interna.- el SISTEMA los asigna
- Asignación de núm externa.- el USUARIO los asigna.
2. DATOS DE CABECERA
- Cuentan con un DATO CLAVE DE CONTROL llamado CLASE DE DOCUMENTO.
- La clase de doc controla la cabecera.
- Varias clases de doc pueden tener el mismo rango de numeración. Ej. todos los doc de acreedores (facturas, notas de crédito) pueden generarse con el mismo rango de núm. Los rangos de núm externas son utilizados para registraciones por interfaces. Ej. si existe un sist externo q emite la factura a los deudores y en SAP sólo se registran los doc contables, la num que se asigne al doc puede ser la misma q tiene el sist externo. así se facilita la verificación y conciliación de estos documentos.
- Diferencia las operaciones contables registradas.
- Clasifica los doc contables por su naturaleza.
- Determina el rango de numeración de los doc y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento.
- Se identifica con una clave de 2 caracteres. Ej. fac de acreedores (KR), pago de deudores (KG).
- Son válidas para todas las Sociedades FI.
- Definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
- CARACTERÍSTICAS RELEVANTES:
- Fecha Documento.- refleja la fecha del doc físico q se está registrando. Ej. fecha de la factura.
- Fecha Contabilización.- fecha contable para determinar en qué PERIODO DE EJERCICIO FISCAL SE REGISTRARÁ EL ASIENTO.
- Sociedad.- identifica a la Sociedad en la cual se registra el asiento.
- Moneda.- la moneda del doc. Puede ser la local de la sociedad o moneda extranjera.
- Fecha de conversión.- para cuando se registre una operación en moneda extranjera y se quiera utilizar un TC dif a la fecha del doc.
- Tipo Cambio.- cuando se registra una operación en moneda extranjera y se utilice un TC específico.
- Referencia.- campo de entrada libre. En facturas se almacena el núm de doc legal. En Argentina utilizan el sig formato: 0000A00000000Punto Venta (4) Letra (1) Num Legal (8)
- Texto Cabecera.- texto libre en dif reportes.
- Tienda.- representa el punto de venta en caso de emitir factura por SAP.
- Moneda Extranjera.- los TC se guardan en una tabla. En caso de imputar moneda extranjera y NO especificar ningún campo, el TC se tomará de la tabla. Transacc: S_BCE_68000174
3. DATOS DE POSICIÓN
- Cuentan con un DATO CLAVE DE CONTROL llamado CLAVE DE CONTABILIZACION el cual determina:
- Si la imputación va al DEBE o HABER
- El TIPO DE CUENTA q se imputa:
- S: Cuentas de Mayor (números 40-50)
- D: Cuentas de deudores o clientes (01-19)
- K: Cuentas de acreedores o proveedores (21-39)
- M: Cuentas de Materiales (89-99)
- A: Cuentas de Activos Fijos (70-75)
OTRAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES DE LOS DATOS DE POSICIÓN
- Están conformados por una gran cantidad de campos necesarios para generar un doc contable, los cuales son:
- Posición.- núm que identifica el núm de RENGLÓN dentro de un asiento contable. Este campo es automático, lo determina SAP.
- Cuenta.- dependiendo de la clave de conta, la cta será un dato maestro de Mayor, Deudor, Acreedor, AF.
- Indicador CME.- en caso de utilizar acreedor/deudor, indica si se puede contabilizar en una cta distinta de la cta asociada q tienen almacenada en el dato maestro.
- Importe.- importe en la moneda del doc. La moneda q se ingresó en los datos de cabecera.
- Centro de costo.- objeto de imputación del Módulo CO. Si se registra en una cta de RESULTADO.
- Texto de Posición.- texto libre en los reportes.
- Asignación.- campo de entrada libre q puede completarse automáticamente con ciertos datos de acuerdo a como se completa el campo Clave de Clasificación en el dato maestro q se imputa.
- Existen muchos campos al ingresar una posición contable. Los datos NECESARIOS dependen del tipo de operación. Sin embargo, muchos doc contables se ingresan de forma AUTOMÁTICA, incluso los q vienen de otros módulos. Ej. recepción de mercadería. Su imputación adicional es la cantidad, material recepcionado, el centro logístico de la recepción.
DATOS DE CABECERA Y POSICIÓN EN SAP
- PRIMERA PANTALLA: Los DATOS DE POSICIÓN se empiezan a escribir en esta pantalla con el ingreso de la CLAVE DE CONTABILIZACIÓN (2 caracteres. Ej: 40= cta de mayor; DEBE o HABER) y la CUENTA DE MAYOR(Dependiendo de la clave contabilización podrá ingresarse una cta de mayor, deudor o acreedor).
- SEGUNDA PANTALLA: el sist pide info adicional: importe, centro coste, texto. Aquí también nos solicita la CLAVE DE CONTABILIZACIÓN y la CUENTA DE MAYOR de la PRÓXIMA POSICIÓN. CONFIRMAR.
- Nota: en el dato maestro de las ctas de mayor, su STATUS campo determina qué datos son obligatorios, opcionales, ocultos.
- TERCERA PANTALLA: contiene los campos para los datos adicionales de acuerdo al grupo de status campos que posea la cuenta que hayamos elegido.
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Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Julio Geldres Benites
Sobre el autor
Publicación académica de Karenina Acosta León, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Karenina Acosta León
Profesión: Licenciada en Contaduría y Finanzas - Mexico - Legajo: NQ15D
✒️Autor de: 102 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Buen día me motiva siempre tener una meta que sirva para mi superación profesional y bienestar personal, razón por la cual he decidido formar parte de este curso el cual actualmente es muy demandado.
Certificación Académica de Karenina Acosta
