LECCIÓN: INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
1- ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento se identifica gracias a estos campos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los documentos de SAP se dividen en dos partes:
- Una cabecera
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999)
Cada operación registra como mínimo un documento. Este recibe un número de documento interno (lo asigna el sistema) o externo (lo asigna el usuario)
2- DATOS DE CABECERA
Los datos de cabecera cuentas con un dato muy importante denominado Clase de Documento, que controla la cabecera del documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables. Son válidas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Otros campos de los datos de cabecera:
- Fecha de documento: refleja la fecha del documento físico
- Fecha contabilización: fecha contable que se utiliza para determinar en que período fiscal se registrará el asiento
- Sociedad: identifica la Sociedad FI en la que se registra el asiento contable
- Moneda: se refiere a la moneda del documento
- Fecha de conversión: se utiliza cuando se utiliza moneda extranjera y el tipo de cambio sea de una fecha distinta a la del documento
- Tipo de cambio: se utiliza cunado se registra la operación en una moneda extranjera y quiere utilizarse un tipo de cambio específico
- Referencia: campo de entrada libre que en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal
- Texto de cabecera: texto libre
- Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
3-DATOS DE POSICIÓN
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización. Ésta determina varias cosas:
- Si la imputación va al Debe o Haber
- El tipo de cuenta que se está imputando
- S: Cuentas de Mayor
- D: Cuentas de Deudores o Clientes
- K: Cuentas de Acreedores o Proveedores
- M: Cuentas de Materiales
- A: Cuentas de Activos Fijos
Otros campos de los datos de posición:
- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP.
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo Fijo
- Indicador CME: en caso de usar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta a la cuenta asociada del dato maestro
- Importe: importe en la moneda del documento
- Centro de Costo: objeto de imputación del Módulo CO
- Texto de posición: texto libre
- Asignación: campo de entrada libre que puede completarse de manera automática