✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Israel Vega
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
LECCION 2 INTRODUCCION AL DOC. CONTABLE
SAP funciona según el principio x documentos [Para cada Contabilización y/o Operación se genera un documento]
Permanece como Unidad completa hasta su archivo.
IDENTIFICACION DE DOCUMENTO CONTABLE
- # de Documento. El sistema puede asignar los # de doc. (Asignación de números interna) o el usuario puede asignar el # en el ingreso de documentos (Asignación de números externa)
NOTA. Habitualmente los rangos se definen con numeración interna[No pueden contener letras]. Los rangos con numeración externa[pueden ser alfanumericos] generalmente se utilizan para las interfaces o sistemas externos. EJE: Si existe un sistema externo que emite las facturas para los deudores y en SAP solo se registran los docs. Contables las numeración que se asigne al doc. Puede ser la misma que tiene el sistema externo de esta manera se pueden conciliar los docs. Que han pasado por interface.
- # de Sociedad
- # de Ejercicio
DOCUMENTO CONTABLE Y SU DIVISION:
1) Cabecera
1.1 Clase de Documento
- Dato clave de control/Controla la cabecera del documento
- Define el Rango de número que se asignará al documento al grabar.
- Define el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
NOTA Varias Clases de Documento pueden tener el mismo rango de numeracion, EJE Todos los docs. de acreedores como facturas, notas de debito o de credito pueden generarse con el mismo rango de numeros EJE de una empresa en la que utiliza el mismo rango de números para varias clases de documento:
Esta empresa tenía varias clases de documento para facturas de acreedor. Los documentos KR era para todas las facturas que se procesaban en la Administración Central y los documentos KS para todas aquellas facturas que se procesaban en una sucursal. Si bien las clases de documento KR y KS representaban la misma operación, una factura de acreedor, para ellos era importante distinguir la procedencia de la contabilización ya que las facturas de sucursales tenían una gran cantidad de validaciones y controles extras. Ambas clases de documentos se registraban en el sistema con el mismo rango de numeración.
Es decir: la forma de asignación interna sería, todos los que comienzan con 19 con KR y todos los que comienzan con 20 son KS.
1.2 Fecha de Documento. Especifica la fecha del documento físico que se vaya a registrar como la fecha de factura de un acreedor
1.3 Fecha de Contabilización. Determina en qué periodo del eje fiscal se registra el asiento
1.4 Sociedad. Identifica la sociedad FI en donde se registra el asiento
1.5 Moneda. Hace referencia a la moneda local o en su caso a una moneda extranjera
1.6 Fecha de Conversión. En los casos que la operación sea en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio distinto al de la fecha de documento
1.7 Tipo de cambio. En los casos que la operación sea en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio especifico.[El sistema siempre considerara primero al T/C sobre la fecha de conversion].
1.8 Referencia. Es un campo de entrada libre, comúnmente puede llenarse con el numero legal de la factura
1.9 Texto de cabecera. Es un texto libre que se puede visualizar en reportes
1.10 Tienda. En caso de que SAP emita las facturas representara el punto de venta.
NOTA TRANSACCION OB08: VISUALIZA LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO.
En caso que se omita el tipo de cambio y la fecha de conversión se utilizara el tipo de cambio de acuerdo a la tabla.
2) Datos de Posición. Múltiples Posiciones [entre 2 a 999]
2.1 Clave de contabilización. Es un dato clave de control
Determina:
- Si la imputación va al Debe o al Haber
- El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP son: Cuenta de Mayor(S), Cuenta de deudores o clientes(D), Cuentas de Acreedores o proveedores(K), Cuenta de Materiales(M), Cuentas de Activo Fijo(A).
2.2 Posición [es un campo automático determinado por SAP] Identifica que el número de renglón dentro de un asiento contable.
2.3 Cuenta. Esta dependerá de la clave de contabilización
2.4 Indicador CME. En caso de utilizar un acreedor o deudor, se pueda utilizar una cta. distinta a la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
2.5 Importe
2.6 Texto de Posición. Texto libre para visualizar en reportes, permite identificar la operación que se está registrando.
2.7 CC. Se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de Resultado.
2.8 Asignación. Es un campo de entrada libre que se completara de acuerdo al campo clave de clasificación en el dato maestro que se esté imputando.
DATOS COMPLEMENTARIOS
Uso de algunas Claves de Contabilización para Acreedores
21/31 - Esta se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en él debe o en el haber.
22/32 - Se genera automáticamente cuando se anula una factura o una nota de crédito.
25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.
26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago, cuando realizas un pago y se genera una partida por un monto pendiente de pago, se registra con la clave 26. Se ve en unidad 4
27/37 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas de acreedores, por ejemplo, cuando se compensa una factura con un pago.
28/38 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas en los pagos, por ejemplo, cuando haces un pago de una factura y también compensas un anticipo pendiente.
29/39 - Se utilizan en las operaciones CME (Cuenta de mayor especial). Se ve en unidad 4.
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Israel Vega, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Israel Vega
Mexico - Legajo: SG86T
✒️Autor de: 40 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Israel Vega
Disponibilidad Laboral: FullTime
