Cada documento se registra (identifica) de forma unica por los siguientes campos:
- Ejercicio
La asignacion de los numeros de documentos se realiza de forma:
- Interna: Los asigna el sistema de forma automatica
- Externa: Los asigna el usuario
Los documentos en SAP se dividen en dos partes:
Datos de cabecera: se compone de los siguientes campos
- Clase de documento: (Campo Clave) Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numero.
- Fecha de Documento
- Fecha de Contabilizacion
- Tienda
Datos de Posicion: se compone de los siguientes campos
- Clave de contabilizacion: la clave de contabilizacion determina:
Naturaleza (Debe o Haber) de la imputacion.
Tipo de cuenta: para SAP existen los siguientes tipos de cuenta
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de Materiales
A: Cuentas de Activos Fijos
Hay muchas claves de contabilización que las utiliza el sistema de manera automática.
Por ejemplo:
21/31 - Esta se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en el debe o en el haber.
22/32 - Se genera automáticamente cuando se anula una factura o una nota de crédito.
25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.
26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago. Este tema lo verás mejor en la unidad 4, pero cuando realizas un pago y se genera una partida por un monto pendiente de pago, se registra con la clave 26.
27/37 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas de acreedores, por ejemplo, cuando se compensa una factura con un pago.
28/38 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas en los pagos, por ejemplo, cuando haces un pago de una factura y también compensas un anticipo pendiente.
29/39 - Se utilizan en las operaciones CME (Cuenta de mayor especial). Este tema lo verás en la unidad 4.
Con respecto a la clave de contabilizacion, lo que determina es, que cuando te posicionas en el siguiente campo que es cuenta, te habilita el matchcode para la clase de cuenta según la clave de contabilización que hayas seleccionado.
Por ejemplo si se elege una clave de contabilización 01 a 19, en el campo cuenta se tendrá que ingresar un deudor y si buscas con el matchcode solo te traerá deudores, en cambio si elegís de 21 a 39 el matchcode te traerá acreedores y solo podrás ingresar un acreedor en el campo cuenta.
- Posicion
- Cuenta: Depende de la clave de contabilizacion utilizada, la cuenta sera un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo fijo.
- Indicador CME
- Importe
- Centro de Costo
- Texto de posicion
- Asignacion: Se puede llenar automaticamente con el contenido del campo clave de clasificacion que se encuentra en el dato maestro de la cuenta de mayor, se pueden adicionar opciones del campo clave de clasificacion por la ruta:
SPRO->Contabilidad de deudores y acreedores-> cuentas de acreedor->Partidas individuales->Visualizar partidas individuales s/ALV-> Especificar clasif. estandar para partidasindiv.