Unidad 2
Leccion 2
SAP para cada contabilización genera un documento. Este pertenece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo. Se identifica así:
*Numero documento
*Sociedad
*Ejercicio
Los documentos se dividen en 2 partes:
* Una cabecera
* Multiples posiciones (entre 2 y 999)
Cada documneto recibe un numero, ya sea por el sistema o por el usuario.
- Datos de cabecera
Cuentan con un dato importante llamado clase de documento este controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran. Ejemplo: Factura de acreedores, pagos de deudores. Estos son validos para todas las sociedades FI y a su vez define el rango numerico que se le asignara al documento.
Nota: Por lo general se usa la numeración asignada por el usuario cuando se le quiere asignar el mismo numero a una factura o documento fisico a un registro.
Otras caracteristicas relevantes de los datos de cabecera:
* Fecha de documento: Se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento fisico que se está registrando
* Fecha contabilización: Es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo fiscal se registrara el asiento
* Sociedad: Identifica la sociedad FI en la cual se registra el asiento contable
* Moneda: Moneda local o estranjera usada en el documento
* Fecha de conversión: Se utiliza para los casos que se use moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio a una fecha distinta de la fecha del documento
* Tipo de cambio: Se utiliza cuando se registra una operación en una moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio en especifico
* Referencia: Campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el numero de documento legal
* Texto de cabecera: Texto libre que se visualiza en diferentes reportes
* Tienda: Representa la tienda en caso de emitir en caso de emitir facturas
Nota: Tipos de cambio se guardan en una tabla en caso de imputar en una moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el tipo de cambio se tomará transaccion S_BCE_68000174
- Datos de posición: Cuentan con dato clave denominado clave de contabilización
Esta determina:
a) Si la imputación va al debe o haber
b) El tipo de cuenta que se está imputando. Para SAP son:
S: Cuenta de mayor
D: Cuenta de deudores o clientes
K: Cuenta de acreedores o proveedores
M: Cuenta de materiales
A: Cuenta de activos fijos
- Otras caracteristicas relevantes
Lo conforman una gran cantidad de campos, los necesarios para un documento son:
* Posición: Identifica el numero de renglón en un asiento contable. Esto se hace automaticamente
* Cuenta: Dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta sera un dato de cuenta mayor, deudor, acreedor o activo fijo
* Indicador CME: Indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que esta en el dato maestro.
* Importe: Moneda que se ingresó en los datos de cabecera
* Centro de costo: Imputación del modulo CO se utiliza en caso de registrar en una cuenta resultado
* Texto de posición: Texto libre
* Asignación: Campo que se completa de manera automatica
Nota: Se usan los campos segun el documento, pero tambien se registran de manera automatica
Nota 2: Los datos de posición comienzan completandose en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta mayor, luego pasa a otra pantalla donde solicita informacion adicional.