✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Daniel Galvez Bustos
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Concepto de documento contable
SAP funciona de acuerdo al principio de registro de documentos, es decir, por cada contabilización se genera un documento. SAP registra un documento por cada operación. Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los documentos SAP se dividen en dos partes:
- Una cabecera (información válida para todo el documento)
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa).
Datos cabecera: Cuentan con un dato de control denominado clase de documento.
Clase de documento: Controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
Las clases de documento son válidas para otdas las sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable. Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, por ejemplo, todos los documentos de acreedores como facturas, notas de débito o de crédito pueden generarse con el mismo rango de números. Los rangos de numeración externa son utilizados para registraciones por interfaces.
Características relevantes de los datos de cabecera
Fecha de documento: Fecha de documento físico que se está registrando.
Fecha de contabilización: Periodo del ejercicio fiscal en que se registrará el asiento.
Sociedad: Identifica la sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
Moneda: Moneda de documento, puede ser local o extranjera.
Fecha de conversión: Se utiliza en los casos en los casos en que se registre una operación en moneda extranjera.
Tipo de cambio: Se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
Referencia: Es un campo de entrada libre.
Texto de cabecera: Es un texto libre que se puede visualizar en varios reportes.
Los tipo de cambio se guardan en una tabla en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, los tipo de cambios se tomarán en la tabla imputada. TRANSACCIÓN OB08.
Datos de posición
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización, la cual determina varias cosas:
a. Si la imputación va al debe o al haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuentas son los siguientes:
- S: Cuentas de mayor
- D: Cuentas de deudores o clientes
- K: Cuentas de acreedores o proveedores
- M: Cuentas de materiales
- A: Cuentas de activos fijos
Características de los datos de posición
Posición: Número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es autómatico y lo determina SAP.
Cuenta: La cuenta será un dato maestro de cuenta de mayor, cuenta de deudor, cuenta de acreedor o cuenta de activo fijo.
Indicador CME: En el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asaociada que tienen almacenada en el dato maestro.
Importe: Importe en la moneda del documento.
Centro de costo; Objeto de imputación del módulo de CO.
Texto de posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes
Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos.
Nota: Existen muchos campos al momento de ingresar una posición contable en SAP. Los datos que se requieran ingresar dependerán en gran medida del tipo de operación que estemos realizando. Sin embrago, varios documentos contables se registran de manera automática, inclusive proveniente de otros módulos.
a) ¿Cuáles son las funciones de control más importantes de la clase de documento?
Respuesta:
o Determina el rango de numeración que se le asignará al documento
o Determina los tipos de cuenta permitidos para contabilizar
b) Si un usuario, al momento de grabar un asiento, ingresa el número de documento manualmente, ¿De qué tipo de
rango de números se trata?
Respuesta: Numeración Externa. Puede ser numérica o alfanumérica.
c) ¿Qué determina una Clave de Contabilización?
Respuesta:
o Determina si una imputación va al debe o al haber.
o Determina el tipo de cuenta que se va a imputar.
Ejemplo:
Clave de Contabilización 40: Determina que es una cuenta de mayor al Debe
Clave de Contabilización 50: Determina que es una cuenta de mayor al Haber
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Sobre el autor
Publicación académica de Daniel Galvez Bustos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Daniel Galvez Bustos
Profesión: Consultor Sap Jr / Consultor Testing - Mexico - Legajo: EN52L
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Daniel Galvez
Disponibilidad Laboral: FullTime
