✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Carmen Alvarez Aranzamendi
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
1.Estructura de documentos Por cada contabilizacion que se registra en SAP se genera un documento.Este documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Campos que identifican a cada documento:
- Número de documento: numero con el cual se graba un documento o movimiento en SAP. Este numero es unico
- Sociedad: ente legal deficido en SAP
- Ejercicio: ejercico o anio fiscal que posee una sociedad
Los documentos de SAP se dividen en 2 partes:
- Una cabecera: Informacion válida para todo el documento.
- Múltiples posiciones(entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra min 1 doc por cada operacion. Cada doc recibe un num de doc unico. El sistema puede asignar los numeros de documento (asignacion de documnetos interna) o el usuario puede asignar el numero en el ingreso e documentos (asignacion de documentos externa)
2. Datos de cabecera Cuentan con un dato de control muy importante denominado Clase de Documento
La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran Por ejemplo: fact de acreedores, pagos de deudores,etc.Las clases de documentos son validas para todas las sociedades FI y a su vez definen el rango de numeros que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputacion que se puede registrar en el asiento contable.
Otras caracteristicas relevantes de los datos de cabecera:
Fecha de documento para reflejar la fecha del doc físico que se esta registrando. Ej la fecha de la fact del acreedor
Fecha de contabilizacion: fecha contable para determinar en que periodo del ejercico fiscal se registrara el asiento.
Sociedad: indica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
Moneda: moneda del documento
Fecha de conversion: para los caso en que se registre una operacion en moneda extranjeray desee utilizar un tipo de cambio especifico.
Tipo de cambio: para las operac en moneda extranjera. Los TC se guardan en una tabla, en caso de no espcificar el TC en una operacion en ME, el sistema lo tomará de dicha tabla.
Referencia campo de entrad libreSe usa grlamente para almacenar el numero del doc legal.
Texto de cabecera texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes
Tienda para representar la tienda o el punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
3. Datos de Posicion: Los datos de posicion cuentan con un dato clave de control muy importante denominado CLAVE DE CONTABILIZACION, que determina si una imputacion corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta imputada corresponde a ctas de mayor, acreedor, deudor, activos fijos o materiales.
Para SAP los tipos de cuenta que se estan imputando son los sgtes:
S: Ctas de mayor.
D: cta de deudores o clientes
K: ctas de acreedores o pro eedores.
M: ctas de materiales.
A: ctas de activos fijos.
Otras caracteristicas relevantes de los datos de posicion : Estan conformados por una gran cantidad de campos, entre ellos estlos sgtes son los necesarios para generar un doc contable:
Posicion: num del renglon dentro de un asiento contable.Campo automatico determinado por SAP No es necesario ingresarlo manualmente.
Cuenta: dependiendo de la clave de contabilizacion utilizada, la cta sera un dato maestro de CUENTA DE MAYOR, CUENTA DE DEUDOR, CUENTA DE ACREEDOR o CUENTA DE ACTIVO FIJO.
Indicador CME: indica que en el caso de utiiizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cta distinta de la cta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
Importe: corresponde al importe en la moneda del documento (Moneda ingresada en los datos de cabecera)
Centro de Costo: objeto de imputacion del módulo CO, esta imputacion adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cta de resultado.
Texto de posicion: texto libre que puede visualizarse en los reportes.
Asignacion: campo de entrada libre que puede completarse automaticamente con determ datos, segun como se complete el campo Clave de Clasificacion en el dato maestro que se esté imputando.
DATOS DE CABECERA Y POSICION EN SAP
DATOS DE POSICION comienzan completandose en una 1ra pantalla se ingresara la clave de contabilizacion y la cta mayor
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el rango de documentos menciona que puede ser la misma para 2 tipos de documentos diferentes, Que beneficio con esta caracterísitica, ¿Puedes darme un ejemplo?
Lo ideal es que cada rango de números sea para una clase de documento diferente. Sin embargo, SAP da la opción de poder asignar el mismo rango a varias clases de documento.
Te doy un ejemplo de una empresa en la que vi que utilizaban el mismo rango de números para varias clases de documento.
Esta empresa tenía varias clases de documento para facturas de acreedor. Los documentos KR era para todas las facturas que se procesaban en la Administración Central y los documentos KS para todas aquellas facturas que se procesaban en una sucursal. Si bien las clases de documento KR y KS representaban la misma operación, una factura de acreedor, para ellos era importante distinguir la procedencia de la contabilización ya que las facturas de sucursales tenían una gran cantidad de validaciones y controles extras. Ambas clases de documentos se registraban en el sistema con el mismo rango de numeración.
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Respecto a las claves de contabilizacion.
Hay muchas las claves de contabilización que las utiliza el sistema de manera automática. Te cuento sobre el uso de algunas:
21/31 - Esta se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en el debe o en el haber.
22/32 - Se genera automáticamente cuando se anula una factura o una nota de crédito.
25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.
26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago. Este tema lo verás mejor en la unidad 4, pero cuando realizas un pago y se genera una partida por un monto pendiente de pago, se registra con la clave 26.
27/37 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas de acreedores, por ejemplo, cuando se compensa una factura con un pago.
28/38 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas en los pagos, por ejemplo, cuando haces un pago de una factura y también compensas un anticipo pendiente.
29/39 - Se utilizan en las operaciones CME (Cuenta de mayor especial). Este tema lo verás en la unidad 4.
Con respecto a la clase de cuenta, lo que determina es, que cuando te posicionas en el siguiente campo que es cuenta, te habilita el matchcode para la clase de cuenta según la clave de contabilización que hayas seleccionado.
Por ejemplo si elegís una clave de contabilización 01 a 19, en el campo cuenta tendrás que ingresar un deudor y si buscas con el matchcode solo te traerá deudores, en cambio si elegís de 21 a 39 el matchcode te traerá acreedores y solo podrás ingresar un acreedor en el campo cuenta.
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Por la clase de documento se podría determinar que la contabilización es automática o manual según sea el caso? Por ejemplo que todo lo que tiene clase de documento DR es efectivamente lo generado por el modulo de ventas.
Lo que se puede determinar que solo lleve contabilización automática son las cuentas de mayor. En el caso de las clases de documento solo se podría limitar por medio de validaciones.
En una validación se establecen condiciones que deben cumplir determinadas operaciones, sino se cumple, el sistema emite un error e impide la contabilización. Esta sería una posible solución a implementar para limitar el uso de ciertas clases de documento.
Las validaciones las puede configurar un consultor funcional.
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Sobre el autor
Publicación académica de Carmen Luisa Alvarez Aranzamendi, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Carmen Luisa Alvarez Aranzamendi
Profesión: Contadora - Peru - Legajo: PW60A
✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Carmen Alvarez
Disponibilidad Laboral: FullTime
