SAP funciona con el principio de registro por documentos, por cada contabilización, se genera un documento que permanece activo hasta su archivo.
Los Documentos se identifican de forma única con 3 valores: Número de Documento (asignado por sistema o por usuario), Sociedad y Ejercicio. Por otro lado se dividen en 2 partes: Cabecera y Posiciones (ninguna, 2 o hasta 999).
CABECERA
Clase de Documento:
- Es el dato para diferencia operaciones contables.
- Determina el rango de números que se asignara al documento.
- Determina el tipo de imputaciones que se pueden registrar.
- Es valido en todas las sociedades
- Varias Clases de Documentos pueden tener el mismo rango, como indice de "tipo". Ej. Documentos de Facturas Acreedores.
Nota: Se pueden tener números externos de Documento como control, para que puedan ser relacionados con otros sistemas por medio de interfaces.
Fecha de documento: Fecha del documento físico que se esta registrando Ej. Fecha de Factura.
Fecha Contabilización: Fecha contable y sirve para determinar el periodo y ejercicio fiscal.
Sociedad: Sociedad FI a la que se relaciona el asiento contable.
Moneda: Moneda del documento. Puede ser la ML de la Sociedad o una extranjera.
Fecha Conversión: Se utiliza en caso que se tenga moneda extranjera y se desee un tipo de cambio referente a una fecha distinta del documento.
Tipo de Cambio: Se utiliza en caso que se tenga moneda extranjera y se desee especificar un tipo de cambio.
Nota:Si no se especifica el Tipo de Cambio en el asiento, se tomara de la tabla en la Tx. S_BCE_68000174.
Referencia: Campo libre. Usualmente en documentos factura se referencia el Documento Legal (Argentina).
Texto Cabecera: Texto Libre que se visualiza en diferentes reportes.
Tienda: Se usa para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
POSICIÓN
**Hay documentos que pueden tener Ninguna posición, que son usados como compensación para relacionar Partidas Abiertas.
Clave de Contabilización:
- Es un dato clave de control que determina si la imputación es Debe o Haber.
- Determina el Tipo de cuenta que se esta imputando de acuerdo a los siguientes:
C: Cuenta de Mayor [40 vs. 50] (Gestión Mat. en Cta. Mayor [80's vs. 90's])
D: Deudores o Clientes [00's vs. 10's] A: Acreedores o Proveedores [20's vs. 30's]
M: Materiales [89 vs. 99] I: Activos Fijos [70 vs. 75]
- Puede generar un Control de Entrada de Datos adicionales. Ej: el Número de un Acreedor cuando se utilizan 20's o 30's.
Posición: Número automático para identificar el renglón dentro del asiento.
Cuenta: Dependiendo de la Clave de Contabilización, será una Cta. Mayor, Deudor, Acreedor o Activo Fijo.
Indicador CME: En caso de usar Acreedor o Deudor, se puede contabilizar a una cuenta distinta a la que tiene asociada el BP.
Importe: Importe en la moneda del documento (Dato cabecera)
Centro de Costo (CeCo): Objeto de Imputación de Costos del módulo CO. Se utiliza en caso de registrar a Cuenta de Resultado.
Texto de Posición: Texto Libre que se visualiza en diferentes reportes.
Asignación: Campo Libre que puede determinarse de forma automática de cuerdo a la Clave Clasificación determinado en la Cuenta de Mayor.
NOTA: Hay muchos otros datos que se pueden llenar en la posición (PEP, Orden, Doc. Compras, Fecha Valor, etc.) y otros que se llenan de forma automática. Ej: La Recepción de Materiales se identifica el Material, Cantidad y Centro Logístico.