UNIDAD 2 – LECCIÓN 2 (Introducción al concepto de documento contable)
En SAP, para cada contabilización se genera un documento, identificado de forma única con un número, una sociedad y un ejercicio. El número puede darse automáticamente (asignación interna, solo numérica) o ingresarse por el usuario (asignación externa, alfanumérica).
Cada documento tiene:
1. Cabecera. Incluye campos como los siguientes:
Clase de documento (según su naturaleza), que define la numeración del mismo y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
- Fecha documento, que corresponde a la fecha del documento físico que se registra.
- Fecha contabilización, para determinar a qué periodo del ejercicio fiscal se asigna el registro.
- Sociedad, en la cual se está registrando el asiento contable.
- Moneda, del documento (local o extranjera).
- Fecha de conversión, cuando se registra una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio de una fecha distinta.
- Tipo de cambio, para especificar el tipo de cambio a utilizar en una operación en moneda extranjera.
- Referencia, de entrada libre y generalmente corresponde al número legal del documento que se está registrando.
- Texto de cabecera, texto libre a visualizar en diferentes reportes.
- Tienda, cuando se emiten facturas por SAP corresponde al punto de venta.
2. Datos de posición. Cuentan con una clave de contabilización, para indicar si la imputación va en el Debe o en el Haber y qué tipo de cuenta se está imputando (S: cuentas de mayor; D: cuentas de deudores o clientes; K: cuentas de acreedores o proveedores; M: cuentas de materiales; A: cuentas de activos fijos). Incluye campos como los siguientes:
Posición, número de renglón de un asiento contable (automático).
- Cuenta, según sea de mayor, deudor, acreedor o activo fijo.
- Indicador CME, permite contabilizar en una cuenta distinta a la asociada, en el caso de utilizar un acreedor o deudor.
- Importe, valor en la moneda del documento.
- Centro de costo, objeto de imputación del módulo CO cuando se registra en una cuenta de resultado.
- Texto de posición, texto libre que se visualiza en los reportes.
- Asignación, campo libre que puede determinarse automáticamente con determinados datos.