✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Maritza Puentes Fernandez
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Introducción al concepto del documento contable
1.- Estructura de documentos
SAP funciona según el principio de registro de documentos, para cada contabilización se genera un documento. Éste permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de forma única con la siguiente llave:
- Numero de documento: Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento.
- Sociedad: Se refiere a la Sociedad FI.
- Ejercicio: Se refiere al ejercicio o año fiscal que posé una sociedad.
Los documentos de SAP se dividen en dos partes:
- Una cabecera (Información válida para todo el documento)
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. La numeración de los documentos se puede asignar de dos maneras:
- Asignación de números interna: El sistema asigna el número del documento.
- Asignación de número externa: El usuario puede asignar el número del documento. Puede ser numérico o alfanumérico.
2.- Datos de cabecera
- Clase de documento: Controla la cabecera del documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran. Las clases de documento son válidas para todas las sociedades financieras, definen el rango de número con el que será grabado el documento y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
- Fecha Documento: Es la fecha del documento físico que se está registrando.
- Fecha Contabilización: Es la fecha contable y refleja el ejercicio fiscal en el que se registra el asiento.
- Sociedad: Identifica la sociedad FI en la que se registra el asiento contable.
- Moneda: Se refiere a la moneda del documento.
- Fecha de conversión: Se utiliza cuando se desea tomar el tipo de cambio en una fecha distinta a la fecha del documento.
- Tipo de cambio: Se utiliza cuando se registra la operación en moneda extranjera y se desea utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: Campo de entrada libre, generalmente el número de documento legal.
- Texto de Cabecera: Texto libre.
- Tienda: Representa tienda o punto de venta al emitir una factura por SAP.
3.- Datos de Posición
- Clave de contabilización: Determina lo siguiente:
a) Si la imputación va al Debe o Haber.
b) El tipo de cuenta que se está imputando (S: Cuenta de Mayor, D: Deudor o Cliente, K: Acreedor o Proveedor, M: Materiales, A – Activo Fijo)
OTRAS CARACTERISTICAS DE LOS DATOS DE POSICION
- Posición: Número de renglón dentro de un asiento contable.
- Cuenta: Dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo Fijo.
- Indicador CME: Indica que, en caso de ser un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta a la asociada al dato maestro.
- Importe: Importe en moneda del documento.
- Centro de Costos: Objeto de imputación del módulo de CO.
- Texto de posición: Texto libre, permite identificar la operación.
- Asignación: Campo de entrada libre, puede ingresarse automáticamente de acuerdo al campo “Clave de Clasificación” en el dato maestro que se está imputando.
RESUMEN:
Por cada Contabilización se genera un documento en SAP.
Este se identifica por:
- El n° de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los documentos en SAP se dividen en 2 partes:
- Datos de cabecera: Importante identificar la clase de documento ya que indica que vamos a registrar ej. Factura, Nota de credito, etc)
- Datos de posición: Importante la clave de contabilización, ya que indica que estamos asignando al Debe y al Haber
Los documentos SAP tienen dos partes: cabecera y posición (entre 2 y 999).
Cada documento recibe un número, el mismo puede ser automático o asignarse manualmente en el ingreso del documento
*** fin ***
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Maritza Andrea Puentes Fernandez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Maritza Andrea Puentes Fernandez
Profesión: Ingeniero Civil en Informática - Chile - Legajo: UK56O
✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Maritza Puentes
Disponibilidad Laboral: FullTime 
