✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Adriana Rodríguez
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Nivel 2.
Lección 2. Introducción al concepto de documento contable.
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir:
- Registra mínimo un documento por operación.
- Cada documento recibe un número único gracias a los siguientes campos: Número de documento, sociedad y ejercicio.
- El sistema puede asignar la numeración de manera automática (asignación de números internos) o puede asignarlo el usuario (asignación de números externos).
Nota: La asignación de números externos se utiliza cuando se registran operaciones contables de documentos generados por otro tipo de sistema que no es SAP y sirve para conciliar la información.
Los documentos se dividen en 2 partes:
1. Datos de cabecera:
Cuenta con un dato de control denominado clase de documento, la clase de documento controla la cabecera del documento y se usa para diferenciar las operaciones contables que se registran (pagos, facturas de compra/ ventas, étc). Son validas para todas las sociedades FI y definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable; en otras palabras, determina el número de rangos permitidos.
Los datos de cabecera son:
- Fecha de documento: fecha del documento físico.
- Fecha de contabilización: fecha de registro
- Sociedad: entidad legalmente constituida en la que se realiza el registro.
- Moneda: Moneda del documento, puede ser local o extranjera (Nota).
- Fecha de conversión: se usa en los casos en donde se registre una operación de conversión con un tipo de cambio diferente al de la fecha del documento.
- Tipo de cambio: cuando al registrar una operación con moneda extranjera se desea utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: Campo de entrada libre donde habitualmente se almacena número de documento legal.
- Texto de cabecera: texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: representa la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas con SAP.
Nota (moneda): Los tipos de cambio se guardan en una tabla (transacción OB08), en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos, el tipo de cambio se tomará de la tabla mencionada.
La ruta para acceder a la tabla de cambios es: Finanzas >> Gestión financiera >> Libro mayor >> Entorno >> S_BCE_68000174 - Introducir tipos de cambio. Esta transacción te lleva a la misma tabla que la transacción OB08.
La tabla se llena de forma manual pero además hay servicios que permiten que se conecten directamente al banco. Para estos casos de carga automática se ejecuta la transacción TBD4.
2.Datos de posición:
Cuentan con un dato de control denominado clave de contabilización, vienen creadas por defecto pero si se llegase a necesitar una nueva, se puede configurar. Esta clave determina sí la imputación va al debe o haber y el tipo de cuenta a imputar (cuentas de mayor permitidas para contabilizar).
Para SAP los tipos de cuentas son los siguientes:
S: cuentas de mayor
D: cuentas de deudores o clientes
K: acreedores o proveedores
M: cuentas de materiales
A: cuentas de activos fijos
Los datos de posiciones necesarios para generar un documento contable son:
- Posición: Este campo es automático y lo determina SAP.
- Cuenta: Dependiendo de la clave de contabilización usada, la cuenta será un dato maestro del plan de cuentas (cuenta de mayor).
- Indicador CME: indica que, en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- Importe: corresponde al importe en la moneda del documento (moneda que se ingreso en los datos de cabecera).
- Centro de costos: esta imputación se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
- Texto de posición: texto libre que puede visualizarse en los reportes
- Asignación: Campo de entrada libre. Cuando se contabilice un movimiento se puede ingresar el valor que desee. Sin embargo, también puedes hacer que se complete de manera automática con algún dato del documento o concatenación de datos, para hacer que se complete de manera automática, en el dato maestro de la cuenta de mayor, en el campo Clave de clasificación se debe elegir con qué dato se quiere completar.
Por ejemplo, si una cuenta de mayor tiene en el campo Clave de clasificación el valor 055 -Ejercicio Fiscal / Periodo, el campo asignación se completará de manera automática en cada contabilización, con la concatenación de estos dos campos.
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Sobre el autor
Publicación académica de Adriana Rodríguez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Adriana Rodríguez
Profesión: Contador Público - Panama - Legajo: JH46M
✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Amplia experiencia en el área contable y administrativa, integra, comprometida y profesional; me gusta crecer y hacer crecer a través de mis conocimientos de manera organizada.
Certificación Académica de Adriana Rodríguez
