✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Yolanda Garcia
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
2. INTRODUCCION AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
1. Estructura de documentos
En SAP para cada contabilización se genera un documento que permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de manera única mediante las siguientes características:
- Número de Documento
- Sociedad FI
- Ejercicio Fiscal
Partes del documento
- Cabecera
- Múltiples posiciones (de 2 al 999)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación, cada documento tiene un número de documento único, ya sea asignado por el sistema (interna), o asignado por el usuario (externa: numérico o alfanumerico).
2. Datos de cabecera
Cuentan con un dato clave de control denominado "clase de documento" que controla la cabecera del documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, ejm. Pago proveedores, factura acreedores.
Las clases de documento son válidas para todas las sociedades FI, definen el rango de números que se asignarán a los documentos y la imputación que se podrá registrar en el asiento contable (no se podrá registrar un asiento contable diferente a la clase de documento en la que se encuentra).
“Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, por ejm. Los documentos de proveedores, ND, NC, pueden generarse con el mismo número de rangos. Los rangos de numeración externa son utilizados para registros por interfaces, documentos que se generan en otro módulo diferente de FI o documentos externos que tienen su numeración propia y que se quiere registrarlos para mantener su control”.
Otras características relevantes de los datos de cabecera.
- Fecha de documentos
- Fecha de contabilización (período de ejercicio fiscal en el que se registra)
- Sociedad
- Moneda
- Fecha de conversión (para caso de operaciones en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento).
- Tipo de cambio (para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico)
- Referencia, campo de entrada libre que en números que representan facturas se almacena el número de documento legal.
- Texto de cabecera
- Tienda, punto de venta (facturas de SAP)
Moneda extranjera: Los tipos de cambio se guardan en una tabla, mediante la transacción OB08 se accederá a la tabla que se tomarán en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados.
3. Datos de posición.
Clave de contabilización, determina varias cosas:
- Si la imputación va al debe o al haber
- El tipo de cuenta que será imputado - para SAP los tipos de cuenta son:
D: Cuentas de deudores o clientes (Debe 01 al 09 / Haber 11 al 19)
K: Cuentas de acreedores o proveedores (Debe 21 al 29 / Haber 31 al 39)
S: Cuentas de Mayor (Debe 40 / haber 50) contabilizaciones de ctas. De materiales (Debe 80, 81, 83-86 / Haber 90, 91, 93-96)
M: Cuentas de materiales (Debe 89 / Haber 99)
A: Cuentas de Activos Fijos (Debe 70 / Haber 75)
Otras características relevantes de los datos de posición
Necesarios para generar un documento contable:
- Posición. identifica el número de renglón dentro de un asiento contable, es automático determinado en SAP.
- Cuenta. la cuenta se determina dependiendo de la clave de contabilización utilizada (D, K, S, M, A).
- Indicador CME (Cuenta de mayor especial): sirve para contabilizar un acreedor o deudor en una cuenta distinta a la cuenta asociada que tiene almacenada el dato maestro.
- Importe: moneda del documento, ingresada en los datos de cabecera.
- Centro de costo: se utiliza en caso de registrar una cuenta de resultado que tendrá implicación en el Módulo CO (costos).
- Texto de posición, texto libre que identifica lo que estamos ingresando.
- Asignación:. entrada libre, puede completarse automáticamente de acuerdo a como se complete la Clave de clasificación” en el dato maestro.
“Existen muchos campos para el ingreso de una posición contable en SAP, sin embargo muchos registros son automáticos inclusive si vienen con información de otros módulos, ejm. Materiales, cantidad, centro de recepción”.
Nota: Las cuentas de mayor en su dato maestro, tienen el grupo de “Status Campo”, que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.
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Sobre el autor
Publicación académica de Yolanda Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Yolanda Garcia
Profesión: Ingeniera Comercial - Ecuador - Legajo: AW76U
✒️Autor de: 9 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Accounting for SAP S/4HANA FINANCE
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Las experiencias enriquecedoras de mi vida profesional, han formado mi perfil como una persona responsable, emprendedora, innovadora y luchadora en la consecución de las metas y objetivos propuestos.
Certificación Académica de Yolanda Garcia
