✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Enrique Torres Morales
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Introducción al concepto de documento contable.
1 – Estructura de documentos
SAP funciona bajo el principio de registro por documentos, por cada contabilización se genera un documento.
Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documentos.
- Sociedad.
- Ejercicio.
Todo documento en SAP se divide en dos partes.
Una Cabecera (información válida para todo documento).
Múltiples posiciones (entre 1 y 999 posiciones).
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El sistema puede asignar los documentos (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documento (asignación de números externos).
1 – Datos de cabecera
Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de dos caracteres de control muy importante denominado Clase de Documentos, se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza, además es el dato que determina el rango de numeración de estos. Por ej. KR Facturas de proveedores, KG Notas de créditos acreedor, SA Documentos.
La clase de documentos controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran.
Las clases de documentos son validas para toda las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignan a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
AUDIO TIPS.
Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, los rangos de numeración externa son habitualmente utilizados para registros por interfases ej: si existe un sistema externo que emite las facturas de los deudores y en SAP solo se registran los documentos contables, la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo, de esta manera se puede facilitar la verificación y conciliación de los documentos que han pasado por interfaces.
Otras características relevantes de los datos de cabecera.
- -Fecha Documento: Refleja en el sistema la fecha del documento físico que se registra.
- -Fecha Contabilización: Es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio se registrara el asiento.
- -Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- -Moneda: Se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
- -Fecha de conversión: Se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- -Tipo de Cambio: Se utiliza para los casos en que se registra una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio especifico.
- -Referencia: Es un campo de entrada libre.
- -Texto de Cabecera: Es un texto vibre visualizable en diferentes reportes.
- -Tienda: Se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de la emisión de facturas por SAP.
NOTA: Moneda Extranjera: Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputarse en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el tipo de cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción S_BCE_68000174
2 – Datos de Posición
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización.
La clave de contabilización determina varias cosas a saber:
a) Si la imputación es al Debe o al Haber.
b) El tipo de cuenta que se esta imputando y en SAP pueden ser de los siguientes tipos:
- S: Cuentas de Mayor.
- D: Cuentas de Deudores o de Clientes.
- K: Cuentas de Acreedores o de Proveedores.
- M: Cuentas de Materiales.
- A: Cuentas de Activos Fijos.
Otras características relevantes de los datos de posición.
Campos necesarios para generar un documento contable:
- - Posición: Número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP.
- - Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será de un dato maestro de Cuenta Mayor, Cuenta Deudor, Cuenta Acreedor, o Cuenta de Activo Fijo.
- - Indicador CME: Nos indica que, en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- - Importe: es el importe en la moneda del documento (moneda en la que se ingresó en los datos de la cabecera).
- - Centro de Costo: Objeto de imputación del módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
- - Texto de posición: texto libre que se visualizar en los reportes.
- - Asignación: Entrada libre que puede completarse de manera automática con datos de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en eel dato maestro que se esta imputando.
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Sobre el autor
Publicación académica de Enrique Torres Morales, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Enrique Torres Morales
Profesión: Economista, Administrador Finanzas - Colombia - Legajo: CP98G
✒️Autor de: 72 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Economista con especialización en docencia universitaria, experiencia laboral en la dirección, planeación, coordinación y control de actividades de diferentes áreas administrativas y financiera.
Certificación Académica de Enrique Torres
