✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Claudia Perez Villazon

Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.

Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.

Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.

Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.

Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.

Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al período de tiempo por el cual se exponen la información en los estados contables.

Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones

Existen diferentes tipos de ejercicios:

• Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.
• Los que comienzan en un periodo diferente.
• Los ejercicios dependiente de año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.
• Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

El ejercicio se define por medio de una Variante de Ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

Los documentos de SAP se dividen en 2 partes:

• Una cabecera (informacion valida para todo el documento)
• Multiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)

SAP registra como minimo un documento por cada operacion. Cada documento recibe un numero de documento unico. El sistema puede asignar los numeros de documento (asignacion de numeros interna) o el usuario puede asignar el numero en el ingreso de documentos (asignacion de numeros externa).

2. Datos de Cabecera

Los datos de cabecera cuenta con un dato clave de control muy importante denominada clase de documento.

La clase de documento controla la cabecera de documento y se usa para diferenciar las operaciones contables que se registran por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc. Las clases de documento son validas para todas las sociedades FI y a su vez definene el rango de numeros que se asignara a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputacion que se puede registrar en el asiento contable.

TIP: Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeracion por ejemplo, todos los documentos de acreedores como facturas, notas de debito o de credito, pueden generarse con el mismo rango de numeros. Los rangos de numeracion externa habitaulmente usados para registraciones por interfases, por ejemplo si extiste un sistema externo que emite la factura a los deudores y en SAP, solo se registran los documentos contables, la numeracion que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo, de esta manera se puede facilitar la verificacion y conciliacion de los documentos que han pasado por interfase

Otras caracteristicas relevantes de los datos de cabecera:

• Fecha de documento: se usa para reflejar en el sistema la fecha del documento fisico que se esta registrando. Ejemplo: fecha de la factura del acreedor.
• Fecha contabilizacion: es la fecha contable y se usa para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrara el asiento.
• Sociedad: Identifica la sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
• Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
• Fecha de conversion: se usa para los casos en que se registre una operacion en moneda extranjera y se desee usar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
• Tipo de cambio: se usa para los casos en que se registre una operacion en moneda extrajera y desee usar un tipo de cambio especifico.
• Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el numero de documento legal.
• Texto de cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
• Tienda: se usa para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP

Moneda extranjera: Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el tipo de cambio se tomara de la tabla mencionada. Transaccion S_BCE_68000174

3. Datos de posicion

Los datos de posicion cuentan con un dato clave de control muy importante denominado clave de contabilizacion.

La clave de contabilizacion determina varias cosas:

• Si la imputacion va al Debe o Haber
• El tipo de cuenta que se esta imputando, para SAP los tipos de cuenta son los sgtes:

S: Cuentas de mayor

D: Cuentas de deudores o clientes

K: Cuentas de acreedores o proveedores

M: Cuentas de materiales

A cuentas de activos fijos

Otras caracteristicas relevantes de los datos de posicion:

Los datos de posicion estan conformados por una gran cantidad de campos, en esta leccion, enumeraremos los necesarios para generar un documento contable:

• Posicion: numero que identifica el numero de renglon dentro de un asiento contable. Este campo es automatico y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
• Cuenta: dependiendo de la clave de contabilizacion usada, la cuenta sera un dato maestro de cuenta de mayor, cuenta de deudor, cuenta de acreedor o cuenta de activo fijo.
• Indicador CME: indica que en el caso de usar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
• Importe: corresponde al importe en la moneda del documento (moneda que se ingreso en los datos de cabecera)
• Centro de costo: objeto de imputacion del modulo CO, esta imputacion adicional se usa en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
• Texto de posicion: texto libre que puede visualizarse en los reportes
• Asignacion: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automatica con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo clave de calsificacion en el dato maestro que se este imputando.

Datos de cabecera y posicion en SAP

Las imagenes que se encuentran a continaucion corresponden de las pantallas de SAP de ingreso de documentos, aqui veremos como se diferencian los datos de cabecera y posicion

Los datos de posicion comienzan completandose en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilizacion y la cuenta de mayor.

Una vez seleccionados estos datos se pasa a la sgte. pantalla donde el sistema solicitara informacion adicional respecto a esta posicion. Recordemos que las cuentas de mayor, en su dato maestro, tienen el grupo de status campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.

Aqui vemos la pantalla con los datos adicionales que el sistema solicita para la cuenta seleccionada en la pantalla anterior.

Tambien podremos observar que el sistema nos solicita que ingresemos la clave de contabiilzacion y cuenta de la proxima posicion. Luego de confirmar pasaremos a una pantalla similar a esta pero con los campos correspondientes a datos adicionales de acuerdo al grupod e status campos que posea la cuenta que hayamos elegido.

En esta leccion hemos aprendido como se conforma la esructura de un documento contable. Hay algunos conceptos que son mas dificiles de afianzar, com por ejemmplo las claves de cotnabilizacion. En la siguiente leccion encontraras un video que te permitira ve en el sistema lo que hemos visto aquie de manera teorica.