✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Clider Scott
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Unidad 2: GL-Registraciones contables
Lección 2: Introducción al concepto de documento contable.
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir para cada contabilización se genera un documentoel documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo. Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los Documentos se dividen en dos partes:
- Datos de Cabecera: información válida para todo el documento.
- Múltiples Posiciones: entre 2 y 999 posiciones
2- Datos de cabecera
- Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento.
- La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
- Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades Fi y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable
NOTA DE VOZ : Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración. Por ejemplo todos los documentos como facturas , notas de créditos o de débitos pueden generarse con el mismo rango de números. Los de numeración externa son habitualmente utilizados para registraciones por interfaces ( ej se factura en forma externa , y se vuelca a SAP esa numeración)
Otra característica relevante de los datos de cabecera:
- Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando. Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.
- Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en qué periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
- Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.
- Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
MONEDA EXTRANJERA:
Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada . Transacción S_bce_68000174
3. Datos de Posición
Cuentan con un dato de control denominado Clave de Contabilización (si es cuenta de mayor S, acreedor K, Deudor D, activos fijos A, materiales M).
La clave de contabilización determina si la imputación va al Debe (debito) o Haber (crédito) y el tipo de cuenta
Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:
- 01 - Deudor al Debe
- 11 - Deudor al Haber
- 21 - Acreedor al Debe
- 31 - Acreedor al Haber
- 40 - Cuentas de Mayor al Debe
- 50 - Cuentas de Mayor al Haber
Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:
- 09 - Deudor con CME al Debe
- 19 - Deudor con CME al Haber
- 29 - Acreedor con CME al Debe
- 39 - Acreedor con CME al Haber
Para SAP, el tipo de cuenta que se está imputando puede ser:
- S cuentas de mayor
- D Cuentas de deudores o clientes
- K cuentas de acreedores o proveedores
- M cuentas de materiales
- A cuentas de activos fijo
Otras características relevantes de los datos de posición
Los datos de posición tienen una gran cantidad de campos necesarios:
- Posición (renglón dentro del asiento contable)
- Cuenta (depende de la clave de contabilización utilizada cuenta de mayor, acreedor, deudor, activo fijo, etc)
- Indicador CME (en caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada en el dato maestro)
- Importe
- Centro de costos (se utiliza en caso de estar registrando en una cuenta de resultado)
- Texto de Posición (texto que puede verse en los reportes)
- Asignación
NOTA DE VOZ : Muchos documentos contables se registran en forma automática, incluso provenientes de otros módulos. Ej recepción de mercadería : veremos como imputación adicional, material ingresado, cantidad y centro logístico donde se realizó la recepción,
Datos de cabecera y Posición SAP
Datos de cabecera son lo que son válidos para todo el documento y los datos de Posición SAP comienza a almacenar cada registro que vamos a hacer sobre ese documento.
Los datos de posición comienzan completándose en la primera pantalla ingresando clave de contabilización y cuenta de mayor. Luego se pasa a la siguiente pantalla donde se completará información adicional.
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Sobre el autor
Publicación académica de Clider Scott, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Clider Scott
Profesión: Lic en Turismo - Argentina - Legajo: ED17L
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
