✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Viviana La Sala
SAP FI El documento contable posterior
UNIDAD 2 : LECCION 5 GL – Documento Contable Posterior
Para grabar temporalmente un asiento, por falta de informacion o para revision por otro usuario hay 2 posibilidades:
1.- Retener documento.
2.- Documento preliminar.
Documentos retenidos
Funcionalidad que permite grabar temporalmente, con el fin de continuar posteriomente la entrada de datos.
no actualizan saldos - no se visualizan en reportes - no se les asigna un no. de documento - se asigna una denominación para consulta posterior - pueden tratarse para sucontabilización o borrarlos –
Al grabar aparecerá la frase "Apartar documento". La forma de grabar un documento como retenido es:
· Para las transacciones clásicas, barra de Menú / Documento /Retener
· Para las transacciones enjoy, también 1) Menú / Documento / Retener o utilizar el ícono 2) "Retener" o 3) F50
Ruta de acceso para utilizar un documento retenido:
1. Transacciones clásicas: 1)Icono "Documento apartado 2) Menú / Documento / Traer documento apartado
2. Transacciones simples: Ícono "Modelos trabajo de" / Modelos de trabajo / Documento apartado
Para contabilizar documentos retenidos, se puede desde la misma transacción en uso, tanto clásicas como en transacciones simples, con la ruta de acceso 1) Menú / documento / contabilizar, o 2) Ctrl S, o 3) acceder a la transacción FB11
NOTA: solo estarán visibles los documentos propios y no los creados por otro usuario. Para traer todos los documentos, en opción "Lista de Documentos" se debe marcar con * en el campo nombre del usuario.
Documentos preliminares:
Funcionalidad que permite grabar documentos inconclusos, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. no actualizan saldos - se visualizan en reportes (status que identifica como dctos preliminares) - se les asigna un no. de documento (número correspondiente al final, no existe un consecutivo propio para dctos preliminares) - pueden tratarse para su contabilización o borrarlos, incluso por otro usuario.
· Como control, los documentos preliminares permiten tener responsabilidades diferenciadas, donde un usuario registra y otro revisa y contabiliza.
· Al tratarse un documento preliminar, se pueden modificar datos de posición y de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento, estas modificaciones no tienen restricción en cantidad, se permite las modificaciones que sean necesarias.
· Pueden tratarse de forma individual o masivamente a través del ícono LISTA DE DOCUMENTOS, a través de la transacción FBV2.
· Al grabar un documento como preliminar, se tienen las opciones grabar y grabar completamente.
· La opción grabar, permite guardar cambios sin verificaciones del sistema.
· La opción grabar completamente, valida que no hayan errores, si los hay no se puede grabar, una vez corregidos graba y queda en un estado para su contabilización.
· La contabilización de documentos preliminares se realiza con la transacción FBV0 (Si se contabilizan, actualizarán los saldos contables, si se borran, quedará el número de dcto con solo los datos de cabecera y un estatus de borrado, las posiciones se borrarán.
· Desde la transacción FBV0, la ruta para borrar es Menú / Documento / Borrar documento preliminar.
· Para visualizar documentos preliminares, se puede acceder al sistema mediante la transacciónFBL3N, en este reporte se presenten documentos reales y documentos preliminares, estos últimos se identifican con un triángulo amarillo.
· Para visualizar documentos a partir del número asignado, utilizar la transacción FB03
Retener documentos
Esta opcion permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente a su registracion.
- No actualizan saldos contables de las ctas. de mayor.
- No se visualizan en reportes.
- No se le asigna ningun nro. de documento.
- Se le debe cargar una denominacion cuando se guardan.
- Se pueden contabilizar o borrar.
Para contabilizar el documento retenido -> Modelos de trabajo
Solo pueden ser visualizados por el usuario que los creo.
Al buscar los doc. retenidos se podran ver los documentos de otros usuarios poniendo en el filtro en usuarios *
Grabar - > Documento>Retener
Buscar doc. retenido -> Documento> Traer Documento Apartado
Documentos Preliminares
Se podran grabar documentos inconclusos aunque hayan validaciones o datos obligatorios que se deban ingresar.
- Se le asignar un nro. de documento
- Los documentos no actualizan saldos contables de ctas. de mayor
- Se podran visualizar en reportes
- Los documentos podran completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente
No se crea un rango en particular para los documentos preliminares, se utiliza el de la clase de documento que se utilizo.
Tratamiento posterior de documentos preliminares (Trx: FBV2)
Se emplean por lo gral. para hacer un doble control donde un usuario lo registra y otro lo controla.
Modificacion de documentos preliminares(Trx: FBV2)
Se podran modificar datos de cabecera y de posiciones excepto Moneda y Clase de doc.
Los doc. preliminares podran tratarse individualmente o masivamente (Lista de Documentos).
Grabar. Se guardan los cambios sin que el sistema verifique si el documento esta o no completo.
Grabar Completamente. Se verifica que el documento este completo y tenga los datos obligatorios.
Contabilizacion documentos preliminares (Trx: FBV0)
Se pueden contabilizar o borrar.
Si se contabiliza modificara los saldos de las cuentas contables.
Si se borrar el nro de documento seguira estando en el sistema con los datos de cabecera y un status de borrado. Las posiciones no se visualizaran porque se borran.
*** Workflow permite generar procesos de autorizaciones. Se establece quien, como y cuando realiza una determinada operacion en els sistema.
Borrar documentos prelimares (Trx: FBV0)
Documento > Borrar Documento Preliminar
Si se borran los mismos aun asi podran consultarse porque no se eliminan los documentos. Solo se podra visualizar la cabecera con el status de borrado.
Visualizacion en reportes
El triangulo amarillo indica que son partidas preliminares.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE COMPAÑEROS A LA INSTRUCTORA
Respuesta Instructor:
Hola Samely,
Te refieres al menú o transacción para acceder al reporte que se muestra en el punto 5? Esta transacción la veremos en mayor detalle en la lección 8. Igualmente te paso el detalle para acceder:
> Finanzas
> Gestión Financiera
> Libro Mayor
> Cuenta
> Visualizar/Modificar partidas (Transacción FBL3N)
Saludos!
Nancy
Consulta Alumno:
Hola Profe, una consulta. ¿Existirá alguna consulta Enjoy para que de se desplegue la pantalla de Visualización de los Reportes?. Yo me imagino se debe acceder por el Menú, de acuerdo a la transacción con la que se esté trabajando. Es que ruta no la indican en el texto.
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Respuesta Instructor:
Hola Patricio,
Te envío un print de pantalla para que puedas ver donde se encuentra la opción de Retener documentos en las transacciones clásicas.
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Sobre el autor
Publicación académica de Viviana La Sala, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Expert
Viviana La Sala
Profesión: Contadora Pública - Argentina - Legajo: JH54E
✒️Autor de: 178 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP CO Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime 
