UNIDAD 2 : LECCION 5 GL – Documento Contable Posterior
Para grabar temporalmente un asiento, por falta de informacion o para revision por otro usuario hay 2 posibilidades:
1.- Retener documento.
2.- Documento preliminar.
Documentos retenidos
Funcionalidad que permite grabar temporalmente, con el fin de continuar posteriomente la entrada de datos.
no actualizan saldos - no se visualizan en reportes - no se les asigna un no. de documento - se asigna una denominación para consulta posterior - pueden tratarse para sucontabilización o borrarlos –
Al grabar aparecerá la frase "Apartar documento". La forma de grabar un documento como retenido es:
· Para las transacciones clásicas, barra de Menú / Documento /Retener
· Para las transacciones enjoy, también 1) Menú / Documento / Retener o utilizar el ícono 2) "Retener" o 3) F50
Ruta de acceso para utilizar un documento retenido:
1. Transacciones clásicas: 1)Icono "Documento apartado 2) Menú / Documento / Traer documento apartado
2. Transacciones simples: Ícono "Modelos trabajo de" / Modelos de trabajo / Documento apartado
Para contabilizar documentos retenidos, se puede desde la misma transacción en uso, tanto clásicas como en transacciones simples, con la ruta de acceso 1) Menú / documento / contabilizar, o 2) Ctrl S, o 3) acceder a la transacción FB11
NOTA: solo estarán visibles los documentos propios y no los creados por otro usuario. Para traer todos los documentos, en opción "Lista de Documentos" se debe marcar con * en el campo nombre del usuario.
Documentos preliminares:
Funcionalidad que permite grabar documentos inconclusos, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. no actualizan saldos - se visualizan en reportes (status que identifica como dctos preliminares) - se les asigna un no. de documento (número correspondiente al final, no existe un consecutivo propio para dctos preliminares) - pueden tratarse para su contabilización o borrarlos, incluso por otro usuario.
· Como control, los documentos preliminares permiten tener responsabilidades diferenciadas, donde un usuario registra y otro revisa y contabiliza.
· Al tratarse un documento preliminar, se pueden modificar datos de posición y de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento, estas modificaciones no tienen restricción en cantidad, se permite las modificaciones que sean necesarias.
· Pueden tratarse de forma individual o masivamente a través del ícono LISTA DE DOCUMENTOS, a través de la transacción FBV2.
· Al grabar un documento como preliminar, se tienen las opciones grabar y grabar completamente.
· La opción grabar, permite guardar cambios sin verificaciones del sistema.
· La opción grabar completamente, valida que no hayan errores, si los hay no se puede grabar, una vez corregidos graba y queda en un estado para su contabilización.
· La contabilización de documentos preliminares se realiza con la transacción FBV0 (Si se contabilizan, actualizarán los saldos contables, si se borran, quedará el número de dcto con solo los datos de cabecera y un estatus de borrado, las posiciones se borrarán.
· Desde la transacción FBV0, la ruta para borrar es Menú / Documento / Borrar documento preliminar.
· Para visualizar documentos preliminares, se puede acceder al sistema mediante la transacciónFBL3N, en este reporte se presenten documentos reales y documentos preliminares, estos últimos se identifican con un triángulo amarillo.
· Para visualizar documentos a partir del número asignado, utilizar la transacción FB03
Retener documentos
Esta opcion permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente a su registracion.
- No actualizan saldos contables de las ctas. de mayor.
- No se visualizan en reportes.
- No se le asigna ningun nro. de documento.
- Se le debe cargar una denominacion cuando se guardan.
- Se pueden contabilizar o borrar.
Para contabilizar el documento retenido -> Modelos de trabajo
Solo pueden ser visualizados por el usuario que los creo.
Al buscar los doc. retenidos se podran ver los documentos de otros usuarios poniendo en el filtro en usuarios *
Grabar - > Documento>Retener
Buscar doc. retenido -> Documento> Traer Documento Apartado
Documentos Preliminares
Se podran grabar documentos inconclusos aunque hayan validaciones o datos obligatorios que se deban ingresar.
- Se le asignar un nro. de documento
- Los documentos no actualizan saldos contables de ctas. de mayor
- Se podran visualizar en reportes
- Los documentos podran completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente
No se crea un rango en particular para los documentos preliminares, se utiliza el de la clase de documento que se utilizo.
Tratamiento posterior de documentos preliminares (Trx: FBV2)
Se emplean por lo gral. para hacer un doble control donde un usuario lo registra y otro lo controla.
Modificacion de documentos preliminares(Trx: FBV2)
Se podran modificar datos de cabecera y de posiciones excepto Moneda y Clase de doc.
Los doc. preliminares podran tratarse individualmente o masivamente (Lista de Documentos).
Grabar. Se guardan los cambios sin que el sistema verifique si el documento esta o no completo.
Grabar Completamente. Se verifica que el documento este completo y tenga los datos obligatorios.
Contabilizacion documentos preliminares (Trx: FBV0)
Se pueden contabilizar o borrar.
Si se contabiliza modificara los saldos de las cuentas contables.
Si se borrar el nro de documento seguira estando en el sistema con los datos de cabecera y un status de borrado. Las posiciones no se visualizaran porque se borran.
*** Workflow permite generar procesos de autorizaciones. Se establece quien, como y cuando realiza una determinada operacion en els sistema.
Borrar documentos prelimares (Trx: FBV0)
Documento > Borrar Documento Preliminar
Si se borran los mismos aun asi podran consultarse porque no se eliminan los documentos. Solo se podra visualizar la cabecera con el status de borrado.
Visualizacion en reportes
El triangulo amarillo indica que son partidas preliminares.
Documentos Preliminares: mediante la entrada preliminar podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Entrada preliminar características:
El sistema le asigna un nro. de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado
Los documentos no actualizan saldos de mayores contables
Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como preliminares)
Los documentos pueden completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también si corresponde, los documentos podrán ser borrados.
En la transacción Enjoy FV50, podemos ver el ícono Registrar de forma Preliminar que permite guardar el documento en estado previo a la contabilización. Cuando se graba el documento de forma preliminar se genera un número de documento. Ese número correlativo corresponde según la clase de documento. No hay rango especial para preliminares, cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número del documento.
4- Tratamiento posterior de documentos preliminares al registrar un documento preliminar es posible introducir y grabar documentos incompletos y verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar si el saldo es cero o si se han ingresado los campos obligatorios con número de cuenta, centro de costos, etc.
El tratamiento posterior radica en realizar procesos con doble control, un usuario registra un documento preliminar y otro controla y contabiliza; hay responsabilidades diferenciadas. WORKFLOWS funcionalidad en SAP que permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocios en varios módulos de SAP como MM, SD Y FI entre otros. En un proceso de WORKFLOW se establece quién, qué, cómo y cuándo realiza una determinada tarea en el sistema. En estos procesos de WORKFLOW también participan documentos preliminares donde después de registrarse se envían por mails a usuarios liberadores que continúan con la operación.
* Modificaciones de documentos preliminares: se puede modificar tantas veces como sea necesario los datos de posición y cabecera, fechas, imputaciones e importes pero NO moneda y clase de documento
Los documentos preliminares pueden tratarse a través de una lista de selección de forma individual o masiva
La transacción FBV2 -Finanzas - Gestión Financiera- Libro Mayor- Documento - Documentos preliminares- Modificar
seleccionamos un documento o presionando el ícono Lista de documentos se abre la pantalla que permite filtrar por criterios
GRABAR: guarda cambios sin que implique que el documento esté completo o no
GRABAR COMPLETAMENTE: verifica que el documento tenga todos los datos obligatorios completos, y el sistema verifica como si fuera a contabilizarse realmente. El documento queda listo para contabilizarse.
Contabilización de documentos preliminares: los documentos preliminares se contabilizan o se borran
a- si se contabilizan actualizan los saldos contables e impactará en la contabilidad.
b- si se borran, quedará el nro. de documento con los datos de cabecera y status borrado. Las posiciones se borrarán
Transacción FBV0. -FINANZAS- GESTIÓN FINANCIERA- LIBRO MAYOR -DOCUMENTO- DOCUMENTOS PRELIMINARES - CONTABILIZAR / BORRAR
Borrar documentos preliminares: la misma transacción FBV0, un documento preliminar se puede borrar. Se procede accediendo a la barra Menú- Documento- Borrar documento preliminar
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, los números de documentos generados no se eliminan aparecen con status de Anulado y sin posiciones.
5- Visualizaciones en reportes: diferencia entre documentos preliminares y documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individualeses tá en el status, el triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares
PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE COMPAÑEROS A LA INSTRUCTORA
Respuesta Instructor:
Hola Samely,
Te refieres al menú o transacción para acceder al reporte que se muestra en el punto 5? Esta transacción la veremos en mayor detalle en la lección 8. Igualmente te paso el detalle para acceder:
> Finanzas
> Gestión Financiera
> Libro Mayor
> Cuenta
> Visualizar/Modificar partidas (Transacción FBL3N)
Saludos!
Nancy
Consulta Alumno:
Hola Profe, una consulta. ¿Existirá alguna consulta Enjoy para que de se desplegue la pantalla de Visualización de los Reportes?. Yo me imagino se debe acceder por el Menú, de acuerdo a la transacción con la que se esté trabajando. Es que ruta no la indican en el texto.
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Respuesta Instructor:
Hola Patricio,
Te envío un print de pantalla para que puedas ver donde se encuentra la opción de Retener documentos en las transacciones clásicas.