✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Alondra Arpero Carreón

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SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posterior

Documento contable posterior: al registrar asientos usuario puede ser interrumpido o no tener datos necesarios para grabar documento. Puede grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización en Libro mayor Retener Documentos y Documentos Preliminares

Retener Documentos: permite grabar temporalmente datos ingresados para continuar posteriormente entrada datos, guardar en estado borrador

Características:

  • Documentos retenidos no actualizan saldos en mayores contables
  • No se visualizan en reportes
  • Sistema no le asigna ningún número de documentos
  • Sistema solicitará denominación para su posterior identificación
  • Pueden tratarse posteriormente contabilizando o borrando
  • No realiza ningún tipo de validación

Apartar documento = Retener documento

Retomar documento retenido abrir panel "Modelos de Trabajo", encontraremos lista documentos retenidos pendientes esta solo se visualizarán en el usuario que creó documento retenido

Transacciones clásicas F-02: Menú > Documento > Retener. Continuar carga datos: Menú > Documento > Traer Documento Apartado

Documentos Preliminares:

En la entrada preliminar puede grabar documentos inconclusos en sistema, aun cuando haya validación o datos pendientes

Características:

  • Sistema asigna un número documento de acuerdo a la clase de documento seleccionado
  • Documentos no actualizan saldo de mayores contables
  • Pueden visualizarse en reportes (cos status que identifica como documento preliminar)
  • Podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también pueden borrarse
  • No realiza ningún tipo de validación

Transacción Enjoy FV50, icono "Registrar forma Preliminar" permite guardar documento en estado previo a contabilización

Cuando documento se graba forma preliminar genera Número Documento, corresponde según la clase documento, cuando se contabiliza conserva el mismo número de documento

Tratamiento Posterior Documentos Preliminares:

Registro preliminar de documentos puede introducir y grabar documentos incompletos sin necesidad de verificar todas las entradas, también puede verificar si documentos ya está completo

Utilidad: realizar procesos más eficientes con doble control, un usuario registra documento preliminar y otro usuario controla y contabiliza definiendo responsabilidades diferentes

Modificaciones documentos preliminares: Puede modificar datos posición como cabecera, excepto moneda y clase de documento. Puede modificar las veces necesarias (fechas, imputaciones, importes son datos susceptibles a modificar)

Transacción FBV2: Finanzas - Gestión financiera - Libro mayor - Documento - Documento preliminar - Modificar

Pueden tratarse de manera individual o masivamente en lista de selección, la transacción para modificar permite seleccionar un documento o ícono Lista Documentos permite filtrar por criterios

Grabar: guardar cambios realizados sin que el sistema verifique si documento está completo o no.

Grabar Completamente: verifica que documento contenga todos datos obligatorios completos, sistema realiza verificaciones como si fuera a contabilizarse. Documento queda en estado listo para contabilizarse a menos de detectar un error

Contabilización documentos preliminares: pueden contabilizarse o borrarse

  • Si se contabiliza los saldos contables se actualizan e impacta en contabilidad
  • Si se borra, queda número documento con datos de cabecera y con status de borrado, posiciones se borran

Transacción FBV0: Finanzas - Gestión financiera - Libro mayor - Documento - Documentos preliminares - Contabilizar/Borrar

Borrar documentos preliminares: desde la misma transacción FBV0 se puede borrar documento si es que no corresponde su contabilización. Menú > Documento > Borrar documento

Los documentos preliminares borrados se pueden consultar ya que los números de documento no se eliminan, su consulta muestra datos de cabecera del documento original con status Anulado y sin posiciones

Visualización en reportes:

Reporte de partidas individuales, en pantalla de selección del reporte debe seleccionar tilde de visualizar partidas preliminares, mostrara los mismos datos para documento real y uno preliminar, diferenciados por status.

Triángulo amarillo identifica partidas preliminares

Entrada preliminar más eficiente que retención, empresas la utilizan para control de más de dos personas (una ingresa y otra verifica y contabiliza) asignando responsabilidades.

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Alondra Itzel Arpero Carreón, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.

SAP Master

Alondra Itzel Arpero Carreón

Mexico - Legajo: HC12V

✒️Autor de: 109 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Alondra Arpero

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "El documento contable posterior" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Junior

Lección 5 – El documento contable posterior 1. Introducción Si el usuario es interrumpido o le faltan datos, no hace falta borrar todo lo cargado: hay dos formas de guardar el asiento de manera temporal sin que impacte en el Libro Mayor: retener documentos y documentos preliminares. 2. Retener documentos Guarda temporalmente los datos para seguir cargándolos después (queda como borrador). Características: No actualiza los saldos de los mayores. No se ve en reportes. El sistema no asigna número de documento. Al retener, se pide un nombre para identificarlo. (“Apartar documento” es sinónimo de “retener”.) Se...

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Creado y Compartido por: Rodrigo Agustin Oviedo / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Junior

Grabar TEMPORALMENTE un asiento incompleto (por interrupcion o falta de datos) sin contabilizarlo en el Libro Mayor, para terminarlo despues. Dos opciones: RETENER DOCUMENTO (borrador personal) DOCUMENTO PRELIMINAR (borrador formal, con numero y doble control) ------------------------------------------------------ RETENER DOCUMENTO: Guardar un borrador para continuar la carga mas tarde. - NO actualiza saldos del mayor. - NO se ve en reportes. - NO tiene numero de documento - Solo lo ve el USUARIO que lo creo. - Luego se puede contabilizar o borrar. - Al contabilizarlo, desaparece de la lista de documentos apartados. FB50 (Enjoy): icono "Retener". Para retomarlo: panel "Modelos de...

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Creado y Compartido por: Diego Emmanuel Naranjo / Disponibilidad Laboral: FullTime

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SAP Training

EL DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR 1. INTRO... el usuario puede guardar un documento TIPO DRAFT -> esto es grabar temporalmente y no contabilizar en el LIBRO MAYOR **se tienen 2 opciones: Retener documentos Documentos Preliminares 1. RETENER DOCUMENTO * graba temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente * con este docto NO se actualizan los saldos de los mayores contables * estos NO se visualizan en los Reportes * el sistema NO asigna ningún # de docto * pide una denominación para identificar posteriormente * se pueden tratar posteriormente contabilizándolos o borrándolos ** DESPUÉS... para retomar el tratamiento: Panel > MODELOS DE TRABAJO > DOCTO APARTADO...

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Creado y Compartido por: Julieta Negrete

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SAP Master

Documento contable posterior: al registrar asientos usuario puede ser interrumpido o no tener datos necesarios para grabar documento. Puede grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización en Libro mayor Retener Documentos y Documentos Preliminares Retener Documentos: permite grabar temporalmente datos ingresados para continuar posteriormente entrada datos, guardar en estado borrador Características: Documentos retenidos no actualizan saldos en mayores contables No se visualizan en reportes Sistema no le asigna ningún número de documentos Sistema solicitará denominación para su posterior identificación Pueden tratarse posteriormente contabilizando o borrando...

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Creado y Compartido por: Alondra Itzel Arpero Carreón

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SAP Master

El documento contable posterior Cuando se registran asientos contables, en caso de no poder completar el documento . Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos. -Retener Documentos : permite grabar temporalmente * Los documentos retenidos no actualizan saldos de los mayores contables *Los documentos retenidos retenidos no se visualizan en reportes *No se asigna ningún número de documento *Sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido. *Los docuemntos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos. ENJOY FB50 > RETENER = APARTAR Retomar Modelos de trabajos En Listas...

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Creado y Compartido por: Daniela Milagros Gonzalez Moronta / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Senior

Documento contable posterior Cuando no se cuentan con todos los datos necesarios para grabar un documento, el usuario puede grabar temporalmente el asiento sin generar contabilizacion en el libro mayor a traves de estas dos opciones: Retener documentos Documentos preliminares Retener documentos Permite grabar termporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente la entrada de datos No actulizacn los saldos de los mayores contables No se visualizan en reportes No se le asigna ningun numero de documento El sistema solicita una denominacion para identificar este documento Puede tratarse posteriormente contabilizandolo o borrandolo Usualmente se logra a traves del icono "retener" que...

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Creado y Compartido por: Rodrigo Sebastian Alvarado Juarez / Disponibilidad Laboral: FullTime

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SAP Expert


ASIENTO CONTABLES : ES LA INSCRIOCION QUE SE REALIZA EN UN LIBRO DE CONTABILIDAD Y QUE PERMITE ANOTAR UN MOVIMIENTO QUE REFLEJA UN HECHO CONTABLE O ECONOMICO. SAP: ES UN DOCUMENTO CONTABLE QUE REFLEJA SU SALDO EN LA CONTABILLIDAD GENERAL. EL USUARIO PUEDE SER INTERRUMPIDO O NO CONTAR CON TODOS LOS DATOS NECESARIOS PARA GRABAR UN DOCUMENTO CREADO POR EL SAP QUE TIENE COMO RESULTADO ACTIVIDADES EN FI Y OTROS MODULOS. DOCUMENTOS CONTABLES: SE REALIZAN POR PROCESOS MANUALES O AUTOMATICOS PROVENIENTES DE FI, SD, MM, HR ENTRE OTROS. COMO IMPACTAN LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA, ESTA SITUACION NO NECESARIAMENTE SE OBLIGA AL USUARIO A BORRAR O CANCELAR TODOS LOS DATOS INTRODUCIDOS, SI NO QUE CUENTA CON DOS OPCIONES DE GRABAR TEMPORALMENTE EL ASIENTO...

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Creado y Compartido por: Lady Paola Quintero Moreno / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP SemiSenior

Cuando se registra un asiento contable el usuario puede no tener los datos completos para grabar un documento, en esta situación no es necesario borrar o cancelar la información, ya que existe dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización. Retener documentos: Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. Las características de estos son: No actualiza saldos en los saldos de los mayores No se visualizan en reportes No asignan numero de documento El sistema solicita una denominación para identificar después el documento retenido Puede tratarse posteriormente contabilizando o...

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Creado y Compartido por: Angie Xiomara Hernandez Gonzalez

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SAP Junior

Documento Contable posterior : Breve Resumen El asiento contable se puede grabar temporalmente de la siguiente manera: * 1-Retener Documentos: Permite grabar temporalmente con el fin de continuar posteriormente Caracteristicas: *No actualiza los saldos de los mayores contables *No se visualizan en los reportes *No se le asigna un numero de documento *Pueden contabilizarse o borrarse *Se guarda con un nombre especifico para ser identificado. *2-Documentos Preliminares: Podemos grabar documentos en el sistema aun cuando le falten datos obligatorios. 3-Tratamiento Posterior de Documentos Preliminares: Su mayor utilidad radica en realizar procesos mas eficientes con un doble control donde un usuario registra y otro revisa y contabiliza y se...

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Creado y Compartido por: Yesicca Villalobos Mujica / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Senior

ES RECOMENDABLE QUE USUARIOS FI TENGAN PERMISOS DE ROLES Y TRANSACCIONES QUE LES PERMITAN BORRAR LOS DOCUMENTOS RETENIDOS Y DOCUMENTOS PRELIMINARES, YA QUE NO ES CORRECTO QUE PERSISTAN EN LA BASE DE DATOS DE SAP. QUE UN USUARIO FI FUNCIONAL, EMITA UN REPORTE O LISTADO DE TODOS LOS DOCUMENTOS PRELIMINARES QUE NO SE HAN CONTABILIZADOS O BORRADOS, NO SOLAMENTE EN EL EJERCICIO SINO DE EJERCICIOS ANTERIORES. HAY QUE CONSIDERAR QUE EMPRESAS COMO EN LA QUE ESTOY QUE SON LAS AAA QUE USAMOS SAP, MUCHOS USUARIOS REGISTRAN DOCUMENTOS PRELIMINARES, Y CON EL PASO DEL TIEMPO, SE CAMBIAN DE ÁREA, SE SEPARAN DE LA EMPRESA Y NO DEPURAN ESOS DOCUMENTOS PRELIMINARES. POR LO QUE ES NECESARIO ESTABLECER CONTROLES PARA ESTAS OPERACIONES EN SAP.

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Creado y Compartido por: Ruben Nolasea Macias / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

 

 

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