✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Rodrigo Oviedo
SAP FI El documento contable posterior
Lección 5 – El documento contable posterior
1. Introducción
- Si el usuario es interrumpido o le faltan datos, no hace falta borrar todo lo cargado: hay dos formas de guardar el asiento de manera temporal sin que impacte en el Libro Mayor: retener documentos y documentos preliminares.
2. Retener documentos
- Guarda temporalmente los datos para seguir cargándolos después (queda como borrador).
- Características:
- No actualiza los saldos de los mayores.
- No se ve en reportes.
- El sistema no asigna número de documento.
- Al retener, se pide un nombre para identificarlo. (“Apartar documento” es sinónimo de “retener”.)
- Se puede luego contabilizar o borrar.
- En la transacción Enjoy FB50 está el ícono Retener.
- Para retomarlo: panel Modelos de trabajo, donde está la lista de documentos retenidos pendientes. Esa lista solo la ve el usuario que lo creó. Al contabilizarlo, desaparece de la lista de documentos apartados.
- En transacciones clásicas (ej. F-02): menú Documento > Retener. Para continuar uno ya grabado: menú Documento > Traer documento apartado.
3. Documentos preliminares
- La entrada preliminar permite grabar documentos inconclusos aunque falten validaciones o datos obligatorios.
- Características:
- El sistema sí asigna número de documento, según la clase de documento elegida. No hay un rango especial para preliminares: al contabilizarse conserva el mismo número.
- No actualiza los saldos de los mayores.
- Se ve en reportes, con un status que lo identifica como preliminar.
- Se puede completar, modificar, verificar y contabilizar después, incluso por otro usuario, o borrar.
- En la transacción Enjoy FV50 está el ícono Registrar de forma preliminar.
4. Tratamiento posterior de preliminares
- Se pueden grabar incompletos y también verificar si ya están completos (por ejemplo, que el saldo sea cero y estén los campos obligatorios, como cuenta o centro de costo).
- Su mayor utilidad: un doble control, donde un usuario registra de forma preliminar y otro controla y contabiliza, con responsabilidades diferenciadas.
- Modificar (FBV2): Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Documento > Documentos preliminares > Modificar. Se puede elegir un documento o usar la Lista de documentos para filtrar y tratar muchos. Se pueden cambiar datos de cabecera y de posición excepto la moneda y la clase de documento, todas las veces que haga falta.
- Grabar vs. Grabar completamente:
- Grabar: guarda los cambios sin verificar si el documento está completo.
- Grabar completamente: hace todas las verificaciones como si se fuera a contabilizar; el documento queda listo para contabilizar salvo que haya errores.
- Contabilizar o borrar (FBV0): Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Documento > Documentos preliminares > Contabilizar/Borrar.
- Al contabilizar, actualiza los saldos e impacta en la contabilidad.
- Al borrar (menú Documento > Borrar documento preliminar), queda el número de documento con los datos de cabecera y status de borrado/anulado, y se borran las posiciones. Esos documentos se pueden consultar.
- La lección tiene un video para crear y contabilizar preliminares.
5. Visualización en reportes
- En el reporte de partidas individuales hay que marcar el tilde visualizar partidas preliminares. Muestra los mismos datos que un documento real, pero se distingue por el status: un triángulo amarillo identifica las partidas preliminares.
- Conclusión de la lección: la entrada preliminar es más eficiente que la retención, porque muchas empresas la usan para un control de dos o más personas (una carga, otra verifica y contabiliza).
Cuadro comparativo (armado a partir de la lección)
- Número de documento: Retener: No; Preliminar: Sí.
- Actualiza saldos: Retener: No; Preliminar: No.
- Se ve en reportes: Retener: No; Preliminar: Sí (con status).
- Quién lo ve/trata: Retener: Solo quien lo creó; Preliminar: Cualquier usuario autorizado.
- Transacción de ejemplo: Retener: FB50 (ícono Retener); Preliminar: FV50 (ícono Registrar de forma preliminar).
Preguntas de repaso
- ¿Qué dos formas hay de grabar un asiento sin contabilizarlo?
- ¿Un documento retenido tiene número de documento? ¿Y uno preliminar?
- ¿Quién puede ver un documento retenido?
- ¿Qué datos de un documento preliminar no se pueden modificar?
- ¿Qué diferencia hay entre Grabar y Grabar completamente?
- ¿Qué transacciones se usan para modificar y para contabilizar/borrar preliminares?
- ¿Qué queda en el sistema cuando se borra un documento preliminar?
- ¿Cómo se identifican los preliminares en un reporte de partidas individuales?
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Sobre el autor
Publicación académica de Rodrigo Agustin Oviedo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Junior
Rodrigo Agustin Oviedo
Profesión: Administrativo - Argentina - Legajo: NV80L
✒️Autor de: 20 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy rodrigo oviedo. estudio administración, tengo 25 años y vivo en florencio varela. me estoy capacitando para establecerme en el rubro administrativo y llegar a puestos jerarquicos.
Certificación Académica de Rodrigo Oviedo
