✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Rodrigo Alvarado Juarez

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SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posteriorDocumento contable posterior

Cuando no se cuentan con todos los datos necesarios para grabar un documento, el usuario puede grabar temporalmente el asiento sin generar contabilizacion en el libro mayor a traves de estas dos opciones:

  • Retener documentos
  • Documentos preliminares
Retener documentos

Permite grabar termporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente la entrada de datos

  • No actulizacn los saldos de los mayores contables
  • No se visualizan en reportes
  • No se le asigna ningun numero de documento
  • El sistema solicita una denominacion para identificar este documento
  • Puede tratarse posteriormente contabilizandolo o borrandolo

Usualmente se logra a traves del icono "retener" que nos habilitara una ventana donde se debe ingresar un nombre para identificarlo (apartar documento = retener documento). En transacciones clasicas lo retenemos a traves de >Menu >Documento >Retener

Para retomar el documento retenido debemos abrir el panel "modelos de trabajo en" y se desplegara la lista de documentos apartados. Una vez contabilizado el documento retenido, este desaparece de la lista. En una transaccion clasica se retoma a traves de >Menu >Documento >Traer documento apartado

Documentos preliminares

Permite grabar documentos inconclusos aunque no tengan validaciones o datos obligatorios

  • El sistema asigna un numero de documento segun la clase
  • No actualiza saldos de los mayores contables
  • Se pueden visualizar en reportes con un status que los identifica
  • Pueden completarse, modificarse, verificarse y contabilziarse posteriormente incluso por otros usuarios

En una transaccion enjoy podemos encontrar el icono "Registrar de forma pereliminar"

Tratamiento posterior de documentos preliminares

Es posible introducir y grabar documentos incompletos sin verificar todas las entradas; tambien es posible verificar si este ya esta completo. De este modo su utilidad radica en realizar procesos con doble control donde un usuario registra y otro controla y contabiliza.

Modificaciones de documentos preliminares

Pueden modificarse datos de posicion como de cabecera excepto la moneda y la clase.

Se pueden modificar de forma individual o masiva a traves de una lista de seleccion >Finanzas >Gestion financiera >Libro mayor >Documento >Documentos preliminares >Modificar (transaccion FBV2). Esta transaccion permite seleccionar un documento, o a traves del icono "lista de documentos" se abre una pantalla de seleccion. Una vez seleccionado el documento puede modificarse y volver a grabarse de forma preliminar.

  • Grabar: implica guardar modificaciones sin verificar que este completo o no
  • Grabar completamente: verifica que el documento este completo como si fuera a contabilizarse realmente. El documento queda listo para ser contabilizado a menos que se detecte un error
Contabilizacion de documentos preliminares

Si se contabiliza se actulziaran los saldos contables

Si se borra quedara el numero de documento con datos de cabecera y con un status de borrado. las posiciones se borran

>Finanzas >Gestion financiera >Libro mayor >Documento >Documentos preliminares >Contabilizar/borrar (Transaccion FBV0). Similar a la pantalla de modificacion de documentos, se selecionan los documentos preliminares, se modifican y finalmente se contabilizan como reales a traves del icono "contabilizar"

Borrar documentos preliminares

Desde la misma transaccion FBV0 se puede borrar el documento. Para esto >Menu >Documento >Borrar documento preliminar (Ctrl + SHift + F10). Los documentos prelimianres borrados se pueden consultar ya que su numero de documento no se elimina. La consulta muestra los datos de cabecera con el status de anulado y sin posiciones

Visualizacion en reportes

En la pantalla de seleccion de reporte debemos tildar "visualizar partidas preliminares". Se nos muestra los mismos datos de un documento real y uno preliminar solo diferenciados por el status de triangulo amarillo

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Sobre el autor

Publicación académica de Rodrigo Sebastian Alvarado Juarez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.

SAP Senior

Rodrigo Sebastian Alvarado Juarez

Profesión: Lic. Administracion Financiera - Mexico - Legajo: SN36G

✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Rodrigo Alvarado

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "El documento contable posterior" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Master

Documento contable posterior: al registrar asientos usuario puede ser interrumpido o no tener datos necesarios para grabar documento. Puede grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización en Libro mayor Retener Documentos y Documentos Preliminares Retener Documentos: permite grabar temporalmente datos ingresados para continuar posteriormente entrada datos, guardar en estado borrador Características: Documentos retenidos no actualizan saldos en mayores contables No se visualizan en reportes Sistema no le asigna ningún número de documentos Sistema solicitará denominación para su posterior identificación Pueden tratarse posteriormente contabilizando o borrando...

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Creado y Compartido por: Alondra Itzel Arpero Carreón

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SAP Master

El documento contable posterior Cuando se registran asientos contables, en caso de no poder completar el documento . Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos. -Retener Documentos : permite grabar temporalmente * Los documentos retenidos no actualizan saldos de los mayores contables *Los documentos retenidos retenidos no se visualizan en reportes *No se asigna ningún número de documento *Sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido. *Los docuemntos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos. ENJOY FB50 > RETENER = APARTAR Retomar Modelos de trabajos En Listas...

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Creado y Compartido por: Daniela Milagros Gonzalez Moronta / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Senior

Documento contable posterior Cuando no se cuentan con todos los datos necesarios para grabar un documento, el usuario puede grabar temporalmente el asiento sin generar contabilizacion en el libro mayor a traves de estas dos opciones: Retener documentos Documentos preliminares Retener documentos Permite grabar termporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente la entrada de datos No actulizacn los saldos de los mayores contables No se visualizan en reportes No se le asigna ningun numero de documento El sistema solicita una denominacion para identificar este documento Puede tratarse posteriormente contabilizandolo o borrandolo Usualmente se logra a traves del icono "retener" que...

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Creado y Compartido por: Rodrigo Sebastian Alvarado Juarez / Disponibilidad Laboral: FullTime

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SAP Expert


ASIENTO CONTABLES : ES LA INSCRIOCION QUE SE REALIZA EN UN LIBRO DE CONTABILIDAD Y QUE PERMITE ANOTAR UN MOVIMIENTO QUE REFLEJA UN HECHO CONTABLE O ECONOMICO. SAP: ES UN DOCUMENTO CONTABLE QUE REFLEJA SU SALDO EN LA CONTABILLIDAD GENERAL. EL USUARIO PUEDE SER INTERRUMPIDO O NO CONTAR CON TODOS LOS DATOS NECESARIOS PARA GRABAR UN DOCUMENTO CREADO POR EL SAP QUE TIENE COMO RESULTADO ACTIVIDADES EN FI Y OTROS MODULOS. DOCUMENTOS CONTABLES: SE REALIZAN POR PROCESOS MANUALES O AUTOMATICOS PROVENIENTES DE FI, SD, MM, HR ENTRE OTROS. COMO IMPACTAN LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA, ESTA SITUACION NO NECESARIAMENTE SE OBLIGA AL USUARIO A BORRAR O CANCELAR TODOS LOS DATOS INTRODUCIDOS, SI NO QUE CUENTA CON DOS OPCIONES DE GRABAR TEMPORALMENTE EL ASIENTO...

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Creado y Compartido por: Lady Paola Quintero Moreno / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP SemiSenior

Cuando se registra un asiento contable el usuario puede no tener los datos completos para grabar un documento, en esta situación no es necesario borrar o cancelar la información, ya que existe dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización. Retener documentos: Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. Las características de estos son: No actualiza saldos en los saldos de los mayores No se visualizan en reportes No asignan numero de documento El sistema solicita una denominación para identificar después el documento retenido Puede tratarse posteriormente contabilizando o...

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Creado y Compartido por: Angie Xiomara Hernandez Gonzalez

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SAP Junior

Documento Contable posterior : Breve Resumen El asiento contable se puede grabar temporalmente de la siguiente manera: * 1-Retener Documentos: Permite grabar temporalmente con el fin de continuar posteriormente Caracteristicas: *No actualiza los saldos de los mayores contables *No se visualizan en los reportes *No se le asigna un numero de documento *Pueden contabilizarse o borrarse *Se guarda con un nombre especifico para ser identificado. *2-Documentos Preliminares: Podemos grabar documentos en el sistema aun cuando le falten datos obligatorios. 3-Tratamiento Posterior de Documentos Preliminares: Su mayor utilidad radica en realizar procesos mas eficientes con un doble control donde un usuario registra y otro revisa y contabiliza y se...

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Creado y Compartido por: Yesicca Villalobos Mujica / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Senior

ES RECOMENDABLE QUE USUARIOS FI TENGAN PERMISOS DE ROLES Y TRANSACCIONES QUE LES PERMITAN BORRAR LOS DOCUMENTOS RETENIDOS Y DOCUMENTOS PRELIMINARES, YA QUE NO ES CORRECTO QUE PERSISTAN EN LA BASE DE DATOS DE SAP. QUE UN USUARIO FI FUNCIONAL, EMITA UN REPORTE O LISTADO DE TODOS LOS DOCUMENTOS PRELIMINARES QUE NO SE HAN CONTABILIZADOS O BORRADOS, NO SOLAMENTE EN EL EJERCICIO SINO DE EJERCICIOS ANTERIORES. HAY QUE CONSIDERAR QUE EMPRESAS COMO EN LA QUE ESTOY QUE SON LAS AAA QUE USAMOS SAP, MUCHOS USUARIOS REGISTRAN DOCUMENTOS PRELIMINARES, Y CON EL PASO DEL TIEMPO, SE CAMBIAN DE ÁREA, SE SEPARAN DE LA EMPRESA Y NO DEPURAN ESOS DOCUMENTOS PRELIMINARES. POR LO QUE ES NECESARIO ESTABLECER CONTROLES PARA ESTAS OPERACIONES EN SAP.

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Creado y Compartido por: Ruben Nolasea Macias / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP SemiSenior

1. Introducción: Cuando registramos un asiento contable y no tenemos todos lo datos necesarios para grabar el documento, contamos con 2 opciones para poder grabar un borrador: retener documentos y documentos preliminares. 2. Retener documento: Es como un borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior. No se le asigna número de documento y no se visualiza en reportes. Solo es manejado por el usuario que los creó. 3. Documentos preliminares: sirve para grabar documentos inconclusos. El sistema le asigna un número de documento y se puede visualizar en los reportes. Cualquier usuario puede tratarlos. Transacción FV50: Registrar documento preliminar en cuenta de mayor. Transacción...

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Creado y Compartido por: Pedro Valle

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SAP Junior

Documento Contable Posteior Retener Documentos Documento Preliminar Retener Documentos En FB50 Transacción enjoy icono "Retener" (FB01) Se guarda documento con un nombre Para recuperar: Modelos de trabajo en F-02 Menu, Documento, Retener (Para guardar) en F-02 Menu, Documento, Traer documento apartado (Para modificar) Documento Preliminar FV50 Enjoy para cargar FBV2 - Modificar FBV0 - Contabilizar/Borrar Contabilizar con botón Borrar: En el Menu ir a Documento - Borrar Documento Creado OK - Iniciar Edición

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Creado y Compartido por: Ilsa Esther Duarte Caceres

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SAP Master


Durante la carga de documentos puede haber diferentes factores que impidan capturar todo los datos o interrumpan el mismo, por lo que se tienen 2 opciones para grabar temporalmente si una contabilización: RETENER DOCUMENTOS Permite grabar temporalmente los datos y continuar posteriormente. No actualizan saldos de los mayores contables. No se visualizan en reportes. No asigna ningún numero de documento. Se ingresa una Denominación por medio de una Pop Up para identificar el documento retenido. Pueden tratarse posteriormente contabilizando o borrando. ENJOY: Para "Retener" el documento se usa el Icono que aparece en la parte superior. Para ingresar al listado de Documentos Apartados...

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Creado y Compartido por: Jaime Alexis Palacios Oliva

 

 

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