Documento contable posterior
Cuando no se cuentan con todos los datos necesarios para grabar un documento, el usuario puede grabar temporalmente el asiento sin generar contabilizacion en el libro mayor a traves de estas dos opciones:
- Retener documentos
- Documentos preliminares
Retener documentos
Permite grabar termporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente la entrada de datos
- No actulizacn los saldos de los mayores contables
- No se visualizan en reportes
- No se le asigna ningun numero de documento
- El sistema solicita una denominacion para identificar este documento
- Puede tratarse posteriormente contabilizandolo o borrandolo
Usualmente se logra a traves del icono "retener" que nos habilitara una ventana donde se debe ingresar un nombre para identificarlo (apartar documento = retener documento). En transacciones clasicas lo retenemos a traves de >Menu >Documento >Retener
Para retomar el documento retenido debemos abrir el panel "modelos de trabajo en" y se desplegara la lista de documentos apartados. Una vez contabilizado el documento retenido, este desaparece de la lista. En una transaccion clasica se retoma a traves de >Menu >Documento >Traer documento apartado
Documentos preliminares
Permite grabar documentos inconclusos aunque no tengan validaciones o datos obligatorios
- El sistema asigna un numero de documento segun la clase
- No actualiza saldos de los mayores contables
- Se pueden visualizar en reportes con un status que los identifica
- Pueden completarse, modificarse, verificarse y contabilziarse posteriormente incluso por otros usuarios
En una transaccion enjoy podemos encontrar el icono "Registrar de forma pereliminar"
Tratamiento posterior de documentos preliminares
Es posible introducir y grabar documentos incompletos sin verificar todas las entradas; tambien es posible verificar si este ya esta completo. De este modo su utilidad radica en realizar procesos con doble control donde un usuario registra y otro controla y contabiliza.
Modificaciones de documentos preliminares
Pueden modificarse datos de posicion como de cabecera excepto la moneda y la clase.
Se pueden modificar de forma individual o masiva a traves de una lista de seleccion >Finanzas >Gestion financiera >Libro mayor >Documento >Documentos preliminares >Modificar (transaccion FBV2). Esta transaccion permite seleccionar un documento, o a traves del icono "lista de documentos" se abre una pantalla de seleccion. Una vez seleccionado el documento puede modificarse y volver a grabarse de forma preliminar.
- Grabar: implica guardar modificaciones sin verificar que este completo o no
- Grabar completamente: verifica que el documento este completo como si fuera a contabilizarse realmente. El documento queda listo para ser contabilizado a menos que se detecte un error
Contabilizacion de documentos preliminares
Si se contabiliza se actulziaran los saldos contables
Si se borra quedara el numero de documento con datos de cabecera y con un status de borrado. las posiciones se borran
>Finanzas >Gestion financiera >Libro mayor >Documento >Documentos preliminares >Contabilizar/borrar (Transaccion FBV0). Similar a la pantalla de modificacion de documentos, se selecionan los documentos preliminares, se modifican y finalmente se contabilizan como reales a traves del icono "contabilizar"
Borrar documentos preliminares
Desde la misma transaccion FBV0 se puede borrar el documento. Para esto >Menu >Documento >Borrar documento preliminar (Ctrl + SHift + F10). Los documentos prelimianres borrados se pueden consultar ya que su numero de documento no se elimina. La consulta muestra los datos de cabecera con el status de anulado y sin posiciones
Visualizacion en reportes
En la pantalla de seleccion de reporte debemos tildar "visualizar partidas preliminares". Se nos muestra los mismos datos de un documento real y uno preliminar solo diferenciados por el status de triangulo amarillo
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