✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Angie Hernandez Gonzalez
SAP FI El documento contable posterior
Cuando se registra un asiento contable el usuario puede no tener los datos completos para grabar un documento, en esta situación no es necesario borrar o cancelar la información, ya que existe dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización.
Retener documentos: Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Las características de estos son:
- No actualiza saldos en los saldos de los mayores
- No se visualizan en reportes
- No asignan numero de documento
- El sistema solicita una denominación para identificar después el documento retenido
- Puede tratarse posteriormente contabilizando o borrando el documento
En una transacción Enjoy se encuentra el icono de retener que guarda el documento como borrador, se abrirá una ventana emergente que habilitara un nombre que identifique el documento retenido. Cuando se desea retomar un documento se abre el panel de modelo de trabajo en donde estará el documento retenido.
Cuando se contabiliza dicho documento desaparece de la lista.
Nota: Solamente serán visibles para los usuarios que haya creado documento retenido, si se desea visualizar los demás documentos retenidos por otros usuarios, se debe buscar en la lista y colocar un * en usuario.
En una transacción clásica se puede visualizar desde el Menú - Documento - Retener y para volver a retomar el documento retenido es desde Menú - Documento - Traer documento apartado.
3. Documentos preliminares: Se puede grabar documentos inconclusos aun cuando hayan validaciones o datos obligatorios pendientes.
Las características de estos son:
- Asigna numero de documento
- No actualiza los saldos de los mayores contables
- Se visualizan en reportes
- Los documentos pueden completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse por otro usuario, también, puede ser borrados.
Cuando se graba genera un numero de documento, el numero es correlativo que corresponde a la clase de documento y cuando se contabiliza conserva el numero de documento.
4. Tratamiento posterior de los documentos preliminares: Es posible introducir y grabar documentos incompletos. También es posible verificar si ya esta completo. Su mayor utilidad es un doble control donde un usuario lo registra y otro controla y contabiliza.
Modificación de documentos preliminares: Se pueden modificar datos de cabecera y posición a excepción de moneda y clase de documento y esos datos se pueden modificar las veces necesarias.
Transacción FBV2
Esta transacción permite buscar por documento o por lista de los que están creados, cuando se quieren modificar tiene dos opciones para guardar, esta el grabar que permite guardar cambios sin validar datos y esta grabar completamente el cual valida todos los datos y deja el documento listo para contabilizar.
Contabilizar el documento preliminar:
Transacción FBV0
Una vez seleccionado el documento se puede contabilizar y aquí también permite el borrado del documento desde el Menú - Documento - Borrar (Los documentos borrados no desaparecen, por lo cual pueden ser consultados)
5. Visualización de reportes_
En los reportes si genera el icono de un triangulo amarillo significa que es un documento preliminar.
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Sobre el autor
Publicación académica de Angie Xiomara Hernandez Gonzalez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Angie Xiomara Hernandez Gonzalez
Profesión: Administrador en Salud - Colombia - Legajo: PD47J
✒️Autor de: 23 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime 
