✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Alejandra Jaramillo

IV. Cobro/Pago automático.

1. Datos maestros de Acreedores y Deudores.

Solapa Datos Generales - Control.

Cliente / Acreedor.

Si un deudor es al mimo tiempo un acreedor, o viceversa, se puede compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuenta asignada, también se pueden visualizar en el reporte de visualización.

Solapa Datos Generales - Pagos.

Cuentas bancarias:

Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor. si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnético que entregará en el banco.

Pagador / Receptor Alternativo.

Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel de mandante y a nivel de sociedad. La entrada en el segmento de Sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Se puede utilizar esta función de diferentes maneras, se si marca el tilde Especificaciones Individuales, se podrán ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas. Si el receptor pago/ Pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el numero de estos podrá introducirse en el registro maestro como receptor del pago.

Si se introduce el pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido. Si se introduce un receptor del pago alternativo, éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas que hayan vencido.

Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta.

Central y Subsidiaria.

En algunas industrias los clientes realizan los órdenes de compra localmente (mediante sus subsidiarias). Pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe, así, una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Esto se puede reflejar en SAP mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente.) Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria, se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. en la cuenta subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada.

Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

Solapa Datos de Sociedad.

Clave de bloqueo.

Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. el bloqueo hace efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta cobro del cheque.

Se refiere a la cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento.

La fecha se calcula Fecha valor: Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque.

(La fecha de valor sirve como información para la información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de pago.

Determina las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que nos e haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar.

Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

Pagar todas las partidas individuales.

A través de este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedorlas partidas abiertas no se agruparán para un pago.

Banco Propio.

Con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

2. Repaso - Partidas Abiertas. Transacción FB02. visualizar y modificar partidas

FBL1N modificaciones masivas.

3. Programa de pagos Automáticos.

Ayuda a el usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores.

Permite realizar automáticamente lo siguiente:

Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.

Contabilizar documentos de pago.

Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El procesos de pago consistente en cuatro pasos:

1. Fijar parámetros. se plantean y se responden estas preguntas.

Qué se tiene que pagar?.

Qué vías de pago se utilizarán?.

Cuándo se llevará a cabo el pago?.

Cómo se les va a pagar?.

2. Generar una propuesta: El sistema inicia las ejecución de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parámetros. Se generará una lista de los interlocutores comerciales (Deudores y Acreedores). y las facturas pendientes que han vencido para e pago.Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.

3. Planificar ejecución de pago: Cuando se verifique la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecución de pago. se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro Mayor.

4. Imprimir los medios de pago: Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

**Transacción F110 ** Gestión financiera - Acreedores - Operaciones periódicas - Pagos.

Parámetros

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos.

*Fecha de ejecución del programa

*Identificación: Identificar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para crear una propuesta.

* Fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en que el libro Mayor.

*Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.

* Se ingresa las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. si se introducen varias sociedades deberemos separar con un coma, si deseas especificar varias sociedades las deberemos escribir en paréntesis, desde la primera a la ultima.

* Seleccionamos las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual.

*El campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la proximá fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago.

*Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos.

Propuesta:

Cuando hallamos ingresado los parámetros en la pantalla principal del programa de pagos, se deberá planificar la propuesta de pago que se debe crear.

En la ejecución de la propuesta, selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. para esto utiliza los criterios de búsqueda que se especificaron cuando introdujeron los parámetros. el sistema agrupa estas posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizarán.

Cuando finalizamos la ejecución, el sistema genera dos informes.

* (Cuadro verde). la lista de las propuestas de pago

* (Bolita roja). Lista de las excepciones: si el sistema no encuentra una vía de pago válida o datos bancarios válidos, o si esta bloqueada para el pago, lo añade a esta lista de excepciones.

La lista de propuestas muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir. En Layout o disposiciones que utilicemos, se pueden visualizar los números de documento y los descuentos por pronto pago.

Si hacemos doble clic en un pago, podremos visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse junto con el pago en cuestión. se pueden modificar el bloqueo de pago y el descuento por pronto pago de esas partidas abiertas.

Las facturas que coinciden con los parámetros de pago especificados pero que, por algún motivo, no se pueden pagar, aparecen en la lista de excepciones.

También podemos asignar la partida a un pago distinto (a una vía de pago o cuenta bancaria). o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y el banco propio. presionamos el icono reasignar.

Ejecución.

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, esta ejecución de pago utiliza modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

En este punto, una factura pendiente contenida en la ejecución de pago actual se bloquea para evitar su pago manual o su pago o en una ejecución de pago distinta.

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el Libro Mayor.

FBRA. anular compensaciones.

FCH8. anular cuando ya se imprimio el cheque y se ejecuto.

Cuentas transitorias.

SAP recomienda utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos. (Cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.).

Existen muchas ventajas derivadas del uso de cuentas transitorias. permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente. Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se han acreditado de la cuenta bancaria. las contabilizaciones en la cuenta principal normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

Impresión y soporte de datos.

El último pago dependerá de vías de pagos que hayamos elegido y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

La ejecución de impresión inicia el programa de impresión, hace las siguientes tareas.

Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.

Generar los archivos EDI (intercambio de datos electrónicos.)

Para que el sistema pueda ejecutar el programa de impresión, deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.

El sistema solo ejecutará el programa única vez por variante.

Estas variantes comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión. por cada variante que se haya llamado a impresión de soporte de datos, se genera órdenes de impresión separadas en la gestión de impresión. podemos acceder por medio de SP01.

El programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos.

asigna los números de cheque a los documentos de pago.

Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.

Imprime cheques y documentos adjuntos.