✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Rodrigo Alvarado Juarez

Cobro / Pago automatico

El proframa de pagos automaticos permite emitir pagos masivos. Para funcionar correctamente necesita ciertos datos:

Datos maestros de acreedores y deudores Solapa datos generales - Control

Cliente / acreedor

Si un deudor es tambien acreedor, o viceversa, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Estas partidas se pueden ver en el reporte de visualizacion de partidas individuales y de seleccion de partidas abiertas

Solapa datos generales - pagos

Cuentas bancarias

Si realizamos transferencias masivas el sistema tomara los datos de esta solapa

Pagador / Receptor alternativo

Se puede introducir a nivel mandante o nivel sociedad; el segmento sociedad tiene mayor prioridad. Si se marca la tilde "especificaciones individuales" se pueden ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, asi no es necesario que el receptor este como dato maestro. Si el receptor/pagador alternativo es uno ya existente, se puede introducir en el registro maestro como receptor/pagador permitido. Si se introduce un pagador / receptor alternativo, este pagara / recibira el importe para compensar las partidas abeirtas vencidas.

Solapa datos sociedad - Gestion de cuenta

Central y Subsidiaria

En algunas industrias los clientes realizan ordenes de compra a traves de sus subsidiarias pero pagan sus facturas a traves de la central o matriz. Esto genera una diferencia en el flujo de mercancias y pagos. En SAP las cuentas central y subsidiarias se tratan como datos maestros distintos. Todas las partidas de la cuenta subsidiaria se transfieren a la cuenta de la central cuando la gestion es centralizada. Si se selecciona "gestion descentralizada" el programa de pagos utiliza la cuenta subsidiaria

Solapa datos de sociedad - Pagos

Clave de bloqueo

Mediante esta se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. Esta clave se puede utiizar en los pagos automaticos y surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o si se registra en el documento

Tiempo previsto hasta cobro del cheque

Son los dias que transcurren antes e que el banco efectue el debito del pago por cheque. La fecha valor se calcula Fecha valor = Fecha de contabilizacion del pago + tiempo hasta cobro del cheque. Sirve como informacion para la tesoreria sobre salida de fondos prevista

Vias de pago

Determina vias de pago utilizables en pagos automaticos con el acreedor (Si no se ha indicado ninguna en la partida a pagar).

Pagar todas las partidas individualmente

Determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor

Banco propio

Dertermina los datos del banco con los que se pagara

Partidas abiertas

Desde las transacciones FB02 y FBL1N podemos analizar los datos de pagos y modificarlos

Programa de pagos automaticos

Permite:

• Seleccionar facturas pendientes de pago
• Contabilizar documentos de pago
• Imprimir medios de pago e intercambio de datos electronicos

El proceso consiste en 4 pasos:

1. Fija parametros:
   1. Que se tiene que pagar?
   2. Que vias de pago se usaran?
   3. Cuando se pagara?
   4. Que sociedades se tendran en cuenta?
   5. Como se les va a pagar?
2. Generar una propuesta: El sistema ejecuta una propuesta con los parametros ingresados. Se genera una lista de interlocutores comerciales (deudores y acreedores) y las facturas vencidas. Podemos bloquear o desbloquear facturas
3. Planficar la ejecucion: Verificada la lista de pagos, se planea la ejecucion creando documentos de pago y actualizando libro mayor
4. Imprimir los medios de pago: Luego de contabilizar, se planifican los programas de impresion

>Finanzas >Gestion financiera >Acreedores >Operaciones periodicas >Pagos (Transaccion f110)

Parametros:

La ejecucion del programa se identifica por:

• Fecha de ejecucion: Idealmente la fecha real de ejecucion del programa. Sirve como identificacion de la ejecucion del programa
• DIdentificacion: Se utiliza para diferencias las ejecuciones de los programas con la misma fecha

Datos relevantes para crear una propuesta

• La fecha de contabilziacion es la fecha en la que se actualizaran las contabilizaciones del libro mayor. (Es la fecha de ejecucion de la pantalla anterior)
• Todos los documentos ingresados hasta la fecha de "Documentos creados hasta" se incluyen.
• Se ingresan las sociedades a las que se emitiran pagos. Si son varias, se separan con una coma. Si se habla de un rango de sociedad se deben introducir la primera y ultima entre parentesis
• Se especifican la o las vias de pago
• El campo "Siguiente fecha de contabilizacion" es la proxima vez que se ejecutara de nuevo el pago.
• Se seleccionaran los acreedores y clientes a los que se realizan los pagos.

Otras solapas:

• Seleccion libre: Filtra documentos a cancelar por algun criterio de seleccion adicional
• Log Adicional: Nos permite seleccionar la informacion que deseamos ver en el log
• Impresion y Soporte datos

Propuesta:

Una vez ingresador los parametros, se planea la propuesta.

En la ejecucion de la propuesta, el programa selecciona cuentas con pendientes de pago. Para ello se utilizan los criterios especificados. Si el programa no encuentra datos bancarios o vias de pago, se añade a la lista de excepciones. Finalizada la propuesta se generan dos informes: Lista de propuestas de pago y lista de excepciones.

En la pantalla de tratamiento de propuesta vemos un resumen de los pagos propuestos. Esta lista muestra los interlocutores comerciales y los importes. En el layout podemos ver los numeros de documento y descuentos aplicables. Haciendo doble click a un pago podemos ver una lista de todas las partidas que deben pagarse junto con su pago. Aqui podemos modificar el bloqueo de pago y el descuento

En "Log adicional" podemos ver el motivo de la lista de excepciones. La lista se puede desglosar para ver y modificar los detalles de las posiciones.

Tambien es posible asignar la partida a un pago distinto o crear un nuevo pago, todo a traves del icono "reasignar".

Ejecucion

Una vez tratada y grabada la propuesta, la ejecucion del pago contabiliza los pagos reales.

Los documento incluidos en esta ejecucion de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilizacion, o sea para evitar su pago manual o su pago en una ejecucion distina.

En este paso se crean los documentos de pago, compensan partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

Finalizada la ejecucion de pagos podemos ver la lista de pagos realizados.

Cuentas transitorias

SAP recomienda usar cuentas transitorias bancarias en la contabiliazcion de entradas y salidas de pagos. Estas permiten conciliar el saldo de la cuent abancaria con la cuenta mayor correspondiente. Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se acreditan o debitan en la cuenta bancaria. Las contabilizaciones en la cuenta banco real (la principal) se introducen mediante el extracto bancario manual o electronico

Impresion y soporte de datos

La ejecucion de impresion realiza:

• Transferir los medios de pago, avisos de pago y la lista adjunta a la gestion de impresion
• Genera archivos EDI (Intercambio de datos electronicos)

Para poder ejecutar el programa de impresion debe existir almenos una variante por cada programa de impresion de las vias de pago utilizadas. O sea a cada via de pago se le asigna un programa de impresion (o soporte de datos electronicos). Por ejemplo a la via CHEQUE se le asigna un programa de impresion de cheques, y a una transferencia que se puede requerir en archivo txt (u otro formato) se le asigna un programa de generacion de archivo.

Si a un programa se le asignan diversas variantes, el programa se ejecuta solo una vez por variante. Por ejemplo, si realizamos un pago automatico desde tres bancos distintos por la via de cheques, cada banco cuenta con su remesa de cheques (la cual es un dato necesario para el programa de impresion), debemos entonces crear una variante para cada banco. Para cada orden de impresion se genera una orden de spool a la cual podemos acceder desde la transaccion SP01

Las variantes son una serie de criterios de seleccion para separar datos en el registro de impresion

El programa de impresion de cheques realiza:

• Asigna los numeros de cheque a los documentos de pago
• Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la informacion de cheques
• Imprime cheques y documentos adjuntos