Lección 5 | El cobro / pago automático
El programa de pagos automáticos permite emitir pagos masivos, lo que hace mucho más eficiente la tarea de cuentas a pagar/cobrar. Para que funcione correctamente requiere un mantenimiento previo de datos maestros.
1 | Repaso – Datos Maestros
• Cuentas bancarias: se pueden almacenar los datos bancarios del acreedor/deudor; el sistema los toma al generar el soporte magnético para transferencias masivas.
• Pagador / Receptor Alternativo: permite introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante o a nivel de sociedad (la entrada a nivel Sociedad tiene mayor prioridad). Con "Especificaciones Individuales" se puede ingresar el receptor directamente al cargar la factura, sin necesidad de que esté creado como dato maestro.
• Pagar todas las partidas individualmente: determina que cada partida abierta del acreedor se pague por separado (no se agrupan en un solo pago).
• Banco Propio: con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.
• Cliente / Acreedor: si un deudor es también acreedor (o viceversa), el programa de pagos puede compensar las partidas abiertas entre ambas cuentas.
• Sociedad asociada (gestión centralizada/descentralizada): si la gestión es centralizada, todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una sociedad subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la sociedad central (la subsidiaria no lleva saldo). Si está marcada Gestión Descentralizada en el maestro de la central, el programa de pagos usa la cuenta de la subsidiaria.
El programa de pagos
De forma automática permite: seleccionar facturas pendientes que deban pagarse, contabilizar los documentos de pago, e imprimir medios de pago o generar soportes para intercambio electrónico de datos (EDI).
Solapas del programa de pagos
• Parámetro: Fecha de ejecución (idealmente la fecha real de la corrida) e Identificación (para diferenciar corridas con la misma fecha).
• Selección libre: permite filtrar documentos a cancelar por criterios adicionales (hasta 3 filtros), p. ej. Fecha de Contabilización.
• Log adicional: define qué información se quiere ver en el log de la propuesta de pagos.
• Impresión y Soporte datos: define los programas/variantes para imprimir los medios de pago y/o generar los archivos EDI.
Propuesta
Una vez ingresados y grabados los parámetros, el sistema permite planificar y crear la propuesta de pago. Las facturas que coinciden con los parámetros pero que, por algún motivo, no se pueden pagar aparecen en la lista de excepciones; con el log adicional activado se puede ver por qué no se pagó cada factura.
Ejecución
Tratada y grabada la propuesta, la ejecución del pago contabiliza los pagos reales: se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se registra en el Libro Mayor. Mientras una ejecución está en curso, los documentos incluidos quedan bloqueados para evitar un pago manual o doble.
Impresión y soporte de datos
El último paso transfiere los medios de pago, avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión, y/o genera los archivos EDI para intercambio electrónico con el banco.