✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Gloria González Flores

LECCION 5 COBRO/PAGO AUTOMATICO

PROGRAMA DE PAGOS AUTOMATICOS

Permite:

Emitir Pagos masivos

Tener cuentas a pagar más eficientes

Se necesita un mantenimiento previo

REQUISITOS Y DATOS RELEVANTES

DATOS GENERALES-CONTROL

CLIENTE/ACREEDOR

Si es deudor y al mismo tiempo acreedor, se pueden compensar Pas mediante este programa

Las Pas de la cuenta asignada se pueden ver en el reporte de visualización de partidas individuales.

DATOS GENERALES-PAGOS

TRANSFERENCIAS MASIVAS para hacerlas el sistema toma datos de las cuentas bancarias.

SE NDEBE INTROIDUCIR

PAGADOR/RECEPTOR ALTERNATIVO

A nivel mandante y a nivel sociedad (Este es de mayor prioridad)

FUNCIONES DE ESTE DATO MAESTRO

Tilde “Especificaciones individuales” permite ingresar los datos del receptor del pago al ingresar facturas, con esta opción No necesita ser dato maestro

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el Número de cuenta deudor/acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

Este dato se puede elegir utilizando el matchcode al introducir la factura.

PAGADOR ALTERNATIVO- Pagará importe para compensar PAs de la compañía que hayan vencido.

RECEPTOR PAGO ALTERNATIVO.- Recibe importe que la empresa debe pagar para compensar PAs que hayan vencido

DATOS SOCIEDAD-GESTION DE CUENTA

En algunas empresas se realizan órdenes de compra localmente (mediante sus subsidiarias) pero sus facturas de forma centralizada (a través de la central) existiendo diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Se contabilizan en cuentas de la central y en cuentas de las subsidiarias pero lo de la subsidiaria se transfiere automáticamente a la central.

El CAMPO GESTION DESCENTRASLIZADA del registro maestro de la central, el programa utiliza cuentas de las subsidiarias

Las cuentas de la subsidiaria no tienen movimientos ni saldos.

DATOS SOCIEDAD PAGOS

Clave bloqueo

Se bloquea partida abierta.

Surte efectos si se almacena un registro maestro o se ha registrado el documento.

Tiempo previsto hasta el cobro del cheque

No. de días anteriores al día que el banco efectuó el débito por el pago con cheque

En los PAGOS AUTOMATICOS La fecha valor se calcula

Fecha contabilización tiempo hasta el cobro del cheque

La FECHA VALOR sirve como información de tesorería sobre salida de fondos que se espera

Se almacena en la posición del documento.

VIAS DE PAGO

Determina lista de vías de pago para pagos automáticos con el acreedor, siempre que no haya indicado otra vía de pago en la partida a pagar.

Si en la partida a pagar se determina expliscítamente una vía de pago, esta tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

PAGAR PARTIDAS INDIVIDUALMENTE.-A través de este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor. NO SE AGRUPAN para un pago las PAs

BANCO PROPIO.- Desde donde se pagará

PARTIDAS ABIERTAS

FB02 VISUALIZAR Y MODIFICAR PAs

FBL1N MODIFICACIONES MASIVAS

Se pueden analizar Datos correspondientes a pagos y Modificarlos.

PROGRAMA DE PAGOS AUTOMATICOS

Ayuda para gestión de pago a proveedores

FUNCIONES AUTOMATICAS

SELECCIÓN Facturas pendientes

CONTABILIZAR Documentos de pago

IMPRESIÓN Medios de pago, crear soportes para pago electrónico

PASOS DEL PROCESO DE PAGO

1. Actualizar parámetros.- Fijar que se va a pagar, vía de pago, cúando

2. Iniciar ejecución de propuesta.- Propuesta pago creada

2A. Tratar propuesta.- Propuesta de pago tratada

3. Iniciar ejecución del pago.- Crear documentos de pago y actualizar cuentas de mayor

4. Imprimir medios de pago.- Programas de impresión

PARAMETROS PROGRAMAS DE PAGO

Campos que identifican programa de pago

FECHA DE EJECUCION Se recomienda que sea fecha real

IDENTIFICACION.- Diferencía las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

DATOS PARA CREAR PROPUESTA

1. Fecha de contabilización Corresponde a cuando se actualizan contabilizaciones en el libro mayor.

2. Documentos creados hasta Se incluyen en la ejecución de pago

3. Sociedades Sobre las que se emitirán pagos

4. Vías de pago Se puede seleccionar una o varias

5. Siguiente fecha de contabilización Para nuevo pago

FORMA DE SELECCIONAR LAS PARTIDAS QUE ESTEN POR VENCER

Se eligen entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago

6. SELECCIÓN DE ACREEDORES Y CLIENTES A LOS QUE SE REALIZARAN PAGOS

Por rangos

Por el ícono “Opciones de selección múltiple”

SOLAPAS

Selección libre. Para elegir facturas a cancelar por criterios adicionales (hasta 3) por ej. Fecha contabilización

Log adicional Información que se muestra en el log de propuesta de pagos, indica el detalle de porque no se pueden pagar las facturas que están en excepciones

Impresión y Soporte de datos.

EJECUCION DE PROPUESTA DE PAGO

El programa selecciona documentos y cuentas con pendientes de pago.

Utiliza criterios de búsqueda especificados en los parámetros.

Agrupa por posiciones de pago

Asigna vías de pago a los datos bancarios a utilizar

EXCEPCIONES Si encuentra “peros” añadirá estas posiciones a la lista de excepciones

Motivos de excepción

Vía de pago valida no encontrada

Datos bancarios validos no encontrados

Posición bloqueada para pago

TRATAMIENTO DE PROPUESTA

Primera pantalla- Muestra resumen de pagos propuestos por el programa

LISTA DE PROPUESTA muestra:

Interlocutores comerciales

Importes por pagar o recibir

Nos. De documento (Se ve por layout)

Descuentos por pronto pago asociados (Se ve por layout)

SE DA DOBLE CLIC SOBRE EL PAGO

Muestra lista de PAs que deben pagarse junto con el pago en cuestión

Se puede:

Modificar bloqueo de pago

Descuento por pronto pago de las PAs

FACRTURAS QUE NO SE PUEDEN PAGAR AUN CUMPLIENDO CON PARAMETROS DE PAGO

Van a la lista de excepciones

LOG ADICIONAL

Muestra porque no se pudo pagar la factura

Se puede desglosar varias veces para visualizar y para modificar detalles de la posición de pago

A las partidas se les puede asignar: Un pago distinto (Otra vía u otra cuenta), un nuevo pago mediante el ícono reasignar (seleccionando vía de pago y banco propio)

Guardar propuesta de pago

EJECUCION DE PAGO

Utiliza modificaciones como base para contabilizar pagos reales.

Los documentos incluidos en la ejecución de pago se BLOQUEAN para cualquier otra contabilización.

EJEMPLO

Factura pendiente contenida en la ejecución, aparece bloqueada para evitar su pago manual o en una ejecución de pago distinta.

CARACTERISTICAS

- Se crean documentos de pago

- Se compensan PAs

- Se realizan contabilizaciones enh libro mayor

CUENTAS TRANSITORIAS

Se usan en La contabilización de entradas y salidas por ejemplo:

- Cuentas Para cheques emitidos

- Transferencias.

VENTAJAS

- Permiten Conciliar el saldo de la cuenta bancaria y la cuenta de mayor en cualquier momento

- Contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria.

- Las contabilizaciones en la cuenta del banco real (principal) se introducen mediante extracto bancario - manual o electrónico.

IMPRESIÓN Y SOPORTE DE DATOS

Depende de: Vías de pago elegidas, necesidad de soporte de pago en la empresa

EJECUCION DE IMPRESIÓN Inicia programa de impresión, requiere una variante por programa de vías de pago permitidas.

Si se asignan diversas variantes, el sistema ejecutará el programa una única vez por variante.

VARIANTES Comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión.

TAREAS DEL PROGRAMA DE IMPRESIÓN Y SOPORTE DE DATOS

A) Transferir medios de pago, avisos y lista de impresión

B) Generar archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

Programa de impresión de cheques

· Asigna números de cheques a los documentos de pago

· Actualiza documentos de pago y facturas originales

· Imprime cheques y documentos adjuntos

Es un programa muy sencillo pero es muy importante conocer todos los pasos a fin de poder concluir exitosamente con las contabilizaciones.

Para conseguir una propuesta que contenga lo que necesitamos, depende de los parámetros introducidos