Unidad 3 AR Y AP - Registraciones contables: Crear datos maestros de deudores y acreedores (lección 2°)
1. INTRODUCCIÓN A LOS DATOS MAESTROS
- Poseen una estructura que consta de tres segmentos:
° Datos generales ~~ datos propios del deudor o acreedor que son válidos para todas las sociedades FI. Por ejemplo: razón social o nombre, datos impositivos, cuentas bancarias, etc.
° Datos de sociedad ~~ hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad FI, por lo tanto se crea un segmento sociedad para cada interlocutor dado de alta en diferentes sociedades. Por ejemplo: la cuenta asociada donde se registrarán las contabilizaciones, datos de tesorería, tipos de retenciones que realiza la sociedad, etc.
*** NOTA = Para poder generar contabilizaciones en el módulo FI solo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos, "General" y "Sociedad".
° Datos comerciales ~~ tanto el módulo de MM como el de SD tienen sus respectivas estructuras organizativas:
+ CLIENTES - "Área de Ventas" ~~ datos propios de facturación y expedición que maneja el módulo de SD. Por ejemplo las condiciones de venta acordadas en cada área.
*** NOTA = Existen las "Organizaciones de Ventas" en SD que se ocupan de la venta de mercaderías y servicios diferenciándose por distintas "áreas de ventas". UN CLIENTE DEBE CREARSE EN CADA ORGANIZACIÓN DE VENTAS PARA PODER SER UTILIZADO EN EL MÓDULO DE SD.
+ PROVEEDORES - "Organización de Compras" ~~ datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo de MM.
*** NOTA = Una "Organización de Compras" subdivide a una empresa en función a las necesidades de gestión de compras, éstas se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia las condiciones de compra con los proveedores y es responsable de tales operaciones. UN ACREEDOR DEBE SER CREADO EN CADA ORGANIZACIÓN DE COMPRAS EN LA CUAL SE VAYA A UTILIZAR EN EL MÓDULO DE MM.
2. CREACIÓN DE DATOS MAESTROS - "PANTALLA DE INICIO"
En la pantalla de inicio la creación del Deudor y Acreedor tienen los siguientes datos:
2.1 Número de deudor / acreedor ~~ depende de la configuración:
+ numeración externa = de acuerdo al grupo de cuentas se completa con el código de deudor o acreedor.
+ numeración interna = se deja vacío para que el sistema lo determine.
2.2 Grupo de cuentas ~~ clasifica a los distintos grupos de deudores y acreedores. Por ejemplo Acreedores Nacionales, Acreedores del Exterior, etc.). Este campo determina:
a) Rango de numeración = si es "externa" (asigna el usuario, puede ser alfanumérica) o si es "interna" (determinado por el sistema).
b) Acreedor / Deudor Única Vez (CPD - Cuentas Pro Diversas) = para relaciones comerciales esporádicas. Estas cuentas "CPD" no contienen datos específicos de un acreedor o deudor sino que son genéricos. Por ejemplo: "Proveedores Varios" que es muy común utilizarlo en la registración de comprobantes de fondos fijos.
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ACLARACIÓN DE LA INSTRUCTORA
Los beneficios de este tipo de proveedores es no tener una cuenta corriente por cada proveedor sino poder verlo todo junto, el mejor ejemplo son los fondos fijos donde es necesario ver todos los comprobantes juntos para hacer la reposición del mismo. Otro caso que se utiliza mucho son en facturas menores, esporádicas y de contado, donde el comprobante se ingresa y se cancela y no es necesaria una cuenta corriente ni un dato maestro específico. Si queres probar como funciona, podes ingresar una factura por "FB60" con el proveedor "10010".
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c) Status Campo = determina los campos obligatorios, opcionales u ocultos.
*** NOTA = la configuración de estos campos es competencia de un consultor funcional.
3. CREACIÓN DE "ACREEDORES"
a) Se accede a la transacción "FK01" o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Dato Maestro/Crear.
b) Se ingresan los datos en la pantalla de inicio: Número (depende de la configuración), Sociedad, Grupo de Cuentas. Se presiona el ícono "Confirmar" (check verde) o "Enter".
c) Se completan los datos de las distintas solapas:
c.1 DATOS GENERALES - DIRECCIÓN
° Nombre ~~ razón social o nombre del acreedor.
° Concepto de búsqueda ~~ nombre de fantasía de la sociedad o una descripción distinta del nombre que resulte más familiar o fácil de recordar. Es importante este campo porque está presente en los matchcode de búsquedas.
° Dirección ~~ domicilio del acreedor. Estos datos están presentes en informes y correspondencias.
° Comunicación ~~ medios de comunicación con el acreedor (teléfono, fax, celular, mail).
c.2 DATOS GENERALES - CONTROL
- Contiene los datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor, en caso de que el mismo esté dado de alta también como cliente.
° Cliente ~~ si el acreedor es al mismo tiempo un deudor en este campo se vinculan ambos datos maestros para poder visualizar "estados de cuenta consolidados". Un proveedor puede ser también cliente para la misma sociedad, si se está creando un "acreedor" se puede vincular con el DM de "clientes" o viceversa, sólo es necesario hacerlo una vez ya que se actualiza ambos datos maestros al mismo tiempo.
° Nro. Identificación fiscal 1 (NIF 1) ~~ número de identificación fiscal (Nacional).
° Nro. Identificación fiscal 2 (NIF 2) ~~ número de identificación fiscal (Provincial).
° Tipo NIF ~~ clase de documento ingresado en el NIF 1 (CUIT, documento de identidad, pasaporte).
° Clase de impuesto ~~ clasificación fiscal del acreedor frente al fisco (Inscripto, Exento, Consumidor final, etc.).
c.3 DATOS GENERALES - CUENTA BANCARIA
Contiene los datos bancarios del acreedor necesarios para realizar pagos con transferencias bancarias.
° País ~~ donde está radicada la cuenta bancaria.
° Clave Banco ~~ código otorgado por el Banco Central a cada uno de los bancos del país.
° Cuenta bancaria ~~ número de cuenta bancaria en el banco "clave banco".
c.4 DATOS DE SOCIEDAD - GESTIÓN DE CUENTA
° Cuenta Asociada ~~ cuenta en la cual se imputarán en el Libro Mayor las operaciones con el acreedor. EL DATO MAESTRO SOLO PUEDE TENER UNA CUENTA ASOCIADA.
° Grupo de Tesorería ~~ agrupa a los acreedores a fin de visualizar su saldos en los reportes de previsión de liquidez.
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ACLARACIÓN DE LA INSTRUCTORA
El grupo de tesorería es simplemente una clasificación del acreedor. Esto se utiliza en una transacción de tesorería (FF7A) que muestra un cash flow. Ese reporte va desde lo general a lo particular, por ejemplo, lo primero que dice es cuanto debes por moneda. Luego haces un segundo desglose y te dice cuanto debes por grupos de tesorería (por ejemplo acreedores locales, acreedores de servicios, acreedores del exterior) si elegís una de estas clasificaciones luego podes saber que acreedores y qué facturas forman el importe del grupo de tesorería seleccionado.
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° Nro. Cta. Anterior ~~ código del proveedor en otro sistema. Esto permite mantener una relación entre dos datos maestros en distintos sistemas.
c.5 DATOS DE SOCIEDAD - PAGOS
° Condición de Pago ~~ días acordados para cancelar una factura. Este dato será propuesto al momento de registrar un documento con el acreedor.
° Verificación Factura Doble (tilde) ~~ verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. Para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante (Campo Número de Referencia) no estén ya ingresados para ese acreedor.
° Vías de Pago ~~ tipos de pago con los cuales se realizarán pagos al acreedor en los pagos automáticos (cheque, efectivo, transferencia). Se puede marcar más de una vía, es un dato propuesto y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posterior al ingreso de un comprobante.
° Banco Propio ~~ banco de la sociedad con el cual se le pagará al acreedor. Es un dato propuesto y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posterior al ingreso de un comprobante.
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ACLARACIÓN DE LA INSTRUCTORA
Cada uno de los bancos con los que opere una empresa se lleva en SAP como "banco propio". Cuando se asigna en el maestro de acreedor es para utilizarlo en los pagos automáticos. El programa de pagos automáticos busca el banco con el cual pagar, primero en las facturas, si no lo encuentra lo busca en el maestro, si no lo encuentra utiliza una jerarquía de bancos o simplemente queda como excepción a la espera de que se le asigne un banco con el cual pagar. RESUMIENDO, el banco que asignas al acreedor, es el banco con el que preferentemente le pagarás, pero no necesariamente será ese. EN LA CONFIGURACIÓN, el banco propio tiene asignada la cuenta de mayor en la cual imputará el pago.
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*** NOTA = Los datos maestros se pueden crear de manera descentralizada, es decir que se pueden crear los segmentos en diferentes momentos.
Un segmento que SIEMPRE estará presente en cualquier dato maestro es el "SEGMENTO GENERAL", se puede completar éste y luego ampliar los datos de "sociedad" o la "parte comercial", también se podría crear el segmento "general" y el "área de ventas" o de "compras", de esta manera se podría utilizar para realizar operaciones básicas en los módulos de MM y SD como pedidos de compra o de ventas PERO MIENTRAS QUE NO TENGA CREADO EL SEGMENTO DE SOCIEDAD NO SE PODRÁ CONTABILIZAR NADA CON ESOS DATOS MAESTROS.
En muchas empresas cada segmento está a cargo de diferentes áreas, por ejemplo el área de compras crea el dato maestro con los datos básicos para poder operar y luego el área contable finaliza la creación del dato maestro con los datos de sociedad.
d) Se presiona el ícono "Grabar" (diskette).
4. CREACIÓN DE "DEUDORES"
a) Se accede a la transacción "FD01" o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Dato Maestro/Crear. En esta transacción cada vista se encuentra en distintas solapas.
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ACLARACIÓN DE LA INSTRUCTORA
Se ha visto que los datos maestros tienen distintos segmentos. Con la transacción "XD01" se crean los tres segmentos: el General, el de Sociedad y el Área de Ventas. Con la transacción "FD01" se crean solo los primeros 2 segmentos, General y Sociedad. Con estos dos segmentos podemos operar con el deudor en el módulo FI. El segmento Área de Ventas únicamente es necesario para el módulo SD. También se pueden crear de manera descentralizada, primero se crea un segmento con una transacción y luego se añade el segmento faltante con otra transacción. En cualquiera de los casos vamos a estar trabajando con el mismo deudor.
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b) Se ingresan los datos en la pantalla de inicio: Número (depende de la configuración), Sociedad, Grupo de Cuentas. Se presiona el ícono "Confirmar" (check verde) o "Enter".
c) Se completan los datos de las distintas solapas:
c.1 DATOS GENERALES - DIRECCIÓN
Los datos son similares a los mencionados en la creación del dato maestro de acreedores.
c.2 DATOS GENERALES - DATOS DE CONTROL
Los campos más importantes que se ingresan son los datos fiscales del deudor y el número de acreedor si éste deudor también es acreedor, de esta manera se genera el vínculo entre ambos.
c.3 DATOS GENERALES - DATOS BANCARIOS
Se ingresan las cuentas bancarias del deudor, estos datos almacenados servirán para realizar pagos en caso de ser necesario.
° Pagador alternativo ~~ tanto en acreedores como en deudores en este campo se podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizará cuando sea necesario realizarle el pago a alguien distinto de aquel con quien se contrajo la deuda.
c.4 DATOS DE SOCIEDAD - GESTIÓN DE CUENTA
- Para acceder a las solapas del segmento "Sociedad" se presiona el ícono "Datos de Sociedad" en la barra de herramientas de la transacción.
- El dato más importante es la "Cuenta Asociada" en la cual se imputarán todas las operaciones que se realicen con el deudor. Cuando se utiliza el matchcode para buscar la cuenta solo se listan las cuentas de mayor que estén creadas como asociadas a deudores.
c.5 DATOS DE SOCIEDAD - PAGOS
- Los datos ingresados son valores de propuesta que se almacenan en el dato maestro y estarán presente en las operaciones que se registren en el deudor. Todos estos datos son modificables al momento de ingresar un documento.
d) Se presiona el ícono "Grabar" (diskette).
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INFORMACIÓN ADICIONAL
Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedor creados en una sociedad fuente a una sociedad destino.
Desde la pantalla de SAP Easy Access, se accede a la barra de Menú / Sistema / Servicios / Reporting.
Se visualiza la pantalla "ABAP: Ejecución de programa", se completa con alguno de los siguientes programas y se ejecuta:
RFBIDE10 : para Clientes.
RFBIKR10 : para Proveedores.
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