AR y AP – Procesos de Cobro y Pagos
Introducción a cuentas a cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)
1. Introducción
Veremos una introducción a los submodulos de cuenta a pagar (AP) y cuentas a cobrar (AR), en las siguientes lecciones veremos los procesos de manera indistinta, no obstante, mencionaremos las diferencias en caso de que las hubiere.
En las primeras unidades hemos visto que las cuentas contables pueden tener una característica que las distingue como cuentas asociadas. Las cuentas asociadas hacen de nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.
Las cuentas asociadas son cuentas de mayor que se asignan a los registros maestros de los interlocutores comerciales necesarios para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.
Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas, por lo tanto, el libro mayor siempre esta actualizado en tiempo real.
Debemos recalcar que no se pueden contabilizar importes directamente en las cuentas asociadas, estas cuentas solo reciben imputaciones a través de deudores o acreedores.
Nota: Podemos llegar a encontrar el concepto de cuenta asociadas baja la denominación de cuenta de reconciliación.
2. Cuentas a Pagar – Submodulo AP (Accounts Payable)
Este administra en el sistema las relaciones con los acreedores, desde el alta, baja y modificación de datos maestros, registración de facturas, pagos y cualquier otra operación vinculada con el proceso del circuito de acreedores.
Las contabilizaciones efectuadas en la contabilidad de acreedores se registran simultáneamente en el libro mayor, donde las distintas cuentas de mayor se actualizan según el movimiento realizado. El sistema contiene la previsión de vencimientos y otros informes estándar que puede utilizarse como ayuda en el análisis de partidas abiertas.
En la contabilidad de acreedores podemos encontrar listas de saldos, diarios, historiales de cuenta y otras evaluaciones internas para documentar las operaciones.
Cuentas a pagar también una parte relacionada del proceso de compras que se inicia en el módulo MM.
SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a pagar y acreedores con la letra “K”
3. Cuentas a Cobrar – Submodulo AR (Accounts Receivable)
El proceso de cuentas a cobrar administra en SAP las relaciones con los clientes, desde el ata y baja y modificaciones de datos maestros, registración y emisión de facturas, cobranzas y cualquier otra operación vinculada con este proceso.
Todas las contabilizaciones efectuadas en la contabilidad de deudores se registran directamente en el libro mayor. Las diferentes cuentas de mayor se actualizarán dependiendo de las operaciones efectuadas el sistema contiene un abanico de herramientas que pueden ser utilizadas para analizar partidas abiertas, por ejemplo, análisis de cuentas, informes de avisos, lista de vencimientos y un programa de reclamaciones flexible.
La contabilidad de deudores no es únicamente una contabilidad auxiliar de finanzas También proporciona los datos necesarios para una gestión de créditos eficaz, (como consecuencia de su estrecha integración en el componente comercial) y brinda información relevante para la optimización de la planificación de liquidez a través de su enlace con el componente caja.
SAP identifica todo lo relacionado a cuentas a cobrar y deudores con la letra “D”
Crear datos maestros de deudores y Acreedores
1. Introducción a los datos maestros
Al igual que las cuentas de mayor los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que consta de tres segmentos.
· Datos Generales: La información que comprende este segmento corresponde a los datos propios del deudor o acreedor. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.
· Datos de Sociedad: Se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades. Los datos que se almacenan en este segmento hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad. En los datos dependientes de sociedad encontraremos la cuenta asociada donde se registrarán las contabilizaciones, los datos de tesorería, Tipos de retenciones que realiza la sociedad entre otros.
· Datos Comerciales: En el caso de clientes el segmento se denomina Área de Ventas, y corresponde a los datos propios de facturación y expedición que maneja el módulo de SD, como las condiciones de venta acordada en cada área. En el caso de proveedores. El segmento se denomina, organización de compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compra y recepciones de mercadería que maneja el módulo de MM.
Para poder generar contabilizaciones en el módulo de finanzas solo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos, general y sociedad.
2. Creacion de Datos maestros
En este punto de la lección veremos un tema que es común en la pantalla de inicio de creación de un dato maestro de deudor y acreedor.
En cualquier de los dos casos nos encontraremos con los siguientes datos:
· Numero de Deudor/Acreedor: de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, se deberá completar con el código de deudor/acreedor en caso que se posea numeración externa. Si la numeración es interna se debe dejar el campo vacio para que el sistema determine el numero.
· Grupo de cuentas: el grupo de cuentas se utiliza para clasificar a los distintos grupos de deudores/acreedores (Ejm. Acreedores Nacionales, Acreedores del exterior, etc. ) esta clave de grupo determina además lo siguiente:
o Rango de Numeracion: determina si la numeración es externa (puede ser alfanumerica) o si es interna.
o Acreedor/ Deudor única vez (CPD): cuando una sociedad tiene relaciones comerciales esporádicas con un interlocutor puede crear un dato maestro especial en el cual registrar dichas operaciones. Los datos de una cuenta CPD no contienen los datos específicos de un acreedor o deudor sino que son datos maestros genéricos.
o Status Campo: determina que campos son obligatorios, opcionales u deben ser ocultos.
3. Datos Maestros de Acreedores (FK01)
Datos de pantalla de Inicio, numero acreedor (si es interno), sociedad y grupo de cuentas.
· Solapa Datos Generales – Dirección campos mas relevantes:
o Nombre Corresponde al nombre o razón social de la empresa
o Concepto de búsqueda: este campo esta presente en los matchcode de búsqueda generalmente se completa con el nombre fantasía de la sociedad o con una descripción distinta del nombre del acreedor pero que es mas familiar o fácil de recordar para el usuario.
o Direccion: se ccompleta con el domicilio del acreedor, estos estarán presentes en informes, reportes y correspondencia.
o Comunicación: contiene campos con los distintos medios de comunicación con el acreedor como teléfono, fax, celular, mail.
· Solapa Datos Generales – Control esta contiene datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor en caso de que el mismo este dado de alto también como cliente.
o Cliente: si es acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente. En este se vinculara ambos datos maestros.
o No. Identificacion fiscal: se utiliza para guardar el número de identificación fiscal
o Tipo NIF: indica una clasificación del NIF 1
o Clase de impuesto: indica la clasificación fiscal del acreedor (Inscripto, exento, consumidor final, etc.)
· Solapa Datos Generales Cuenta Bancaria: esta contiene datos bancarios que serán necesarios en caso de realizar pagos con transferencias bancarias.
o Pais: indica el país en el cual radica la cuenta bancaria.
o Clave anco: identifica el código de banco otorgando por cada banco central a cada uno de los bancos del país.
o Cuenta Bancaria: Guarda el número de cuenta bancaria que posee el proveedor en el banco identificado.
· Solapa datos de sociedad – Gestión de cuenta
o Cuenta Asociada : Determina la cuenta en la cual se imputaran en el libro mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor. El dato maestro solo puede tener una cuenta asociada.
o Grupo de tesorería: código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
· Solapa Datos de Sociedad – Pagos
o Condición de Pago: la condición de pago que se especifica en este campo será propuesta al momento de registrar un documento con el acreedor. La condición de pago indica los días acordados para cancelar una factura.
o Verif. Factura doble: este tilde verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre mas de una vez, para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el numero de comprobante (campo de referencia no estén ya ingresados con ese acreedor)
o Vías de pago: la via de pago determina el tipo de pago con el cual se le van a realizar los pagos al acreedor en los pagos automáticos. Estos datos son propuestos y pueden ser modificados.
o Banco propio determina con que banco de la sociedad se le pagara al acreedor. Es un dato propuesta y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posterior.
4. Datos Maestros de Deudores (FD01)
La pantalla de inicio nos pide los mismos datos grupo de cuentas, código de deudor y la sociedad.
o Solapa datos Generales – Direccion : en esta transacción cada vista se encuenta en distintas solapas.
o Solapa Datos Generales – Datos de Control: aquí se ingresa los datos fiscales del deudor y si este deudor también es acreedor.
o Solapa Datos Generales – Datos Bancarios: Esta corresponde a las cuentas bancarias del deudor. Los datos almacenados servirán para realizar pagos en caso de ser necesario.
o Pagador Alternativo: tanto en acreedores como en deudores tenemos la opcion de utilizar un pagador alternativo. En este campo se podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizara cuando sea necesario realizarle el pago a alguien distinto del aquel con quien se contrajo la deuda.
o Solapa Datos de Dociedad para acceder a estos debemos presionar el icono Datos de Sociedad.
o Solapa Datos de Sociedad – Gestión de Cuenta : el dato mas importante aquí es la cuenta asociada en la cual se imputaran todas las operaciones que se realicen con el deudor. Cuando utilicemos el matchcode para buscar la cuenta solo se listarán las cuentas de mayor que estén creadas como asociadas a deudores.
o Solapa datos de Sociedad – Pagos: los datos correspondientes a pagos son valores de propuesta que se almacenan en el dato maestro y estarán presentes en las operaciones que se registren en el deudor.
Información Adicional
Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedor creados en una sociedad fuente a una sociedad destino.
Desde la pantalla de SAP Easy Access, acceder a la barra de Menu> Sistema> Servicios> Reporting. Completar con alguno de los siguientes programas y ejecutar.
RFBIDE10: Clientes
RFBIKR10: Proveedores