UNIDAD 3 - CREAR DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES:
Los datos maestros de deudores y acredores poseen una estructura que consta de tres segmentos:
1. Datos generales: Datos propios de deudor o acreedor, como: Razón social, nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, entre otros. Los datos generales de un dato maestro son validos para todas las sociedades FI.
2. Datos sociedad: Se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades, los datos de este segmento hacen referencia a la relación del intelocutor comercial con cada sociedad como: cuenta asociada donde se registraran las contabilizaciones, datos de tesoreria, tipos de retenciones, entre otros.
3. Datos comerciales:
- Areá de ventas para clientes/deudores: corresponde a los datos de facturación y expedición que maneja el modulo de SD, como las condiciones de venta acordadas en cada área.
- Areá de Organización de compras para proveedores/acreedores: corresponde a los datos propios de las condiciones de compra y recepción de mercadería que maneja el modulo de MM.
NOTA: Para poder generar contabilizaciones en módulo de FI solo es necesario que se creen datos maestros en los primeros segmentos, general y sociedad
EL modulo de MM tiene en su estructura la organización de compras (subdivide una empresa en función de las necesidades de gestión de compras) encargada del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia las condiciones de compra y es responsable de tales operaciones. Un proveedor debe crearse en cada organización de compras en la que se vaya a utilizar según sea el caso.
El módulo de SD tiene igual su estructura con la organización de ventas, es responsable de las ventas de mercaderías y servicios, diferenciandosé por las distintas áreas de ventas.. Un cliente debe crearse en cada organización de ventas del módulo de SD.
1. CREACIÓN DE DATOS MAESTROS:
- Externa (proveedor/cliente es extranjero)
- Interna (proveedor/cliente es nacional)
Siempre estará presente, los datos generales son necesarios y obligados para un registro de proveedor/cliente. Tanto para acreedores como para proveedores es común que al inicial la creación de un dato maestro encontremos:
- Número de deudor/acreedor: de acuerdo con la configuración del grupo de cuentas, en caso de poseer numeración externa, si es interna se deja el campo vacío para que el sistema determine el número.
- Grupo de cuentas: se utiliza para clasificar a los distintos grupos de acreedores/deudores (nacionales o del exterior). Determina además:
- Rango de numeración: si es externa la asigna el usuario y puede ser alfanumérica, si es interna la determina el sistema.
- Acreedor / Deudor única vez (CPD): cuando son relaciones comerciales esporádicas se registra en esta sección, no contiene datos especificos de un Acreedor / Deudor solo datos genéricos.
- Status campo: determina que campos son obligatorios, opcionales y deben estar ocultos.
1. DATOS MAESTROS: DE ACREEDORES (Puede ser cargados desde MM - área de compras) - TRANSACCIÓN FK01:
Se muestra la pantalla de datos generales del punto anterior
Solapa datos generales - dirección:
- Nombre: Razón social
- Concepto de búsqueda: nombre de referencia o fantasía, que sea más familiar de recordar por el usuario
- Dirección: domicilio del acreedor para reportes, informes y correspondencia
- Comunicación: medios de comunicación como teléfono, fax, correo electrónico y celular.
Solapa datos de general - control: Datos impositivos y su vinculación con el dato maestro de deudor si este se vincula también como clieinte
- Cliente: si un proveedor/acredor es también cliente/deudor, se vinculan los campos para poder visualizar estados de cuenta consolidados
- Nro. de Identificación fiscal: NIF O RUC (NACIONAL)
- Nro. de Identificación fiscal 2: NIF O RUC (PROVINCIAL/EXTRANJERO)
- Tipo de NIF: Indica la clasificación de NIF 1 (CUIT, documento de identidad, ´pasaporte)
- Clase de impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor (Inscrito, exento, consumido final, entro otros)
Solapa datos de general - cuenta bancaria: necesarios para pagos en transferencias o consulta para depósitos
- País
- Clave de banco código otorgado por cada banco central a cada uno de los países.
- Cuenta bancaria
Solapa datos de Sociedad - gestión de cuenta:
- Cuenta asociada: cuenta en la cual se imputará en el libro mayor las operaciones del acredor, solo puede tener una cuenta asociada
- Grupo de tesorería: agrupación de acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
- Nro. de cuenta anterior: en caso que posea un código en otro sistema de donde se haya migrado la información
Solapa datos de Sociedad - pagos:
- Condición de pago, será expuesta al momento de registrar un documento con el acreedor, considerando los días acordados para cancelar las facturas,
- Verificación de factura doble: verifica que un mismo comprobante no se registre dos veces (Verificando nro. de comprobante y tipo de comprobante)
- Vías de pago: cheque, efectivo, transferencia, pueden ser modificados más adelante
- Banco propio:determina con que banco de la sociedad se le pagará, puede ser modificado más adelante.
2. DATOS MAESTROS: DE DEUDORES (Puede ser cargados desde SD - área de ventas) - TRANSACCIÓN FD01:
Solapa datos generales - dirección:
- Nombre: Razón social
- Concepto de búsqueda: nombre de referencia o fantasía, que sea más familiar de recordar por el usuario
- Dirección: domicilio del acreedor para reportes, informes y correspondencia
- Comunicación: medios de comunicación como teléfono, fax, correo electrónico y celular.
Solapa datos de general - control: Datos impositivos y su vinculación con el dato maestro
- Deudor: si un clienter es también proveedor, se vinculan los campos para poder visualizar estados de cuenta consolidados
- Nro. de Identificación fiscal: NIF O RUC (NACIONAL)
- Nro. de Identificación fiscal 2: NIF O RUC (PROVINCIAL/EXTRANJERO)
- Tipo de NIF: Indica la clasificación de NIF 1 (CUIT, documento de identidad, pasaporte)
- Clase de impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor (Inscrito, exento, consumido final, entro otros)
Solapa datos de general - Datos bancarios: necesarios en caso de requerir emitir un pago.
- País
- Clave de banco código otorgado por cada banco central a cada uno de los países.
- Cuenta bancaria
- Pagador alternativo: tanto de acreedores como de deudores tenemos la opción de utilizar un proveedor alternativo. En este campo se podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizar cuando sea necesario realizarle el pago a alguien distinto de con quien se contrajo la deuda.
Para acceder a datos de sociedad debemos hacer clic en el botón indicado con dicho nombre.
Solapa datos de Sociedad - gestión de cuenta:
- Cuenta asociada: en esta sección se imputan todas las operaciones realizadas con un cliente/deudor. Utilizando el matchcode podremos buscar la lista de las cuentas de mayor asociadas a deudores.
Solapa datos de Sociedad - pagos: Los datos que corresponden a pagos son valores de propuesta que se almacenan en el dato maestro. Todos los datos son modificables al momento de generar o ingresar un documento.
- Condición de pago, será expuesta al momento de registrar un documento de cliente, considerando los días acordados para cobrar.
- Vías de pago: cheque, efectivo, transferencia, pueden ser modificados más adelante
NOTA: PARA PROBAR COMO FUNCIONA LA SECCIÓN DE ACREEDORES EVENTUALES O ESPORÁDICOS PROBAR TRANSACCIÓN FB60
INFORMACIÓN ADICIONAL:
se pueden transferir de manera masiva datos maestros de proveedor a cliente en una sociedad fuente a una sociedad destino.
desde SAP Easy Access, en menú/sistema/servicios/reporting
- Transacción RFBIDE10: PARA CLIENTE
- Transacción RFBIKR10: PARA PROVEEDORES